Acompanhando seu projeto sem gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são uma ferramenta fantástica e muito útil para rastrear e coordenar todos os pequenos passos que entram em um grande projeto, mas eles podem rapidamente se tornar esmagadores e confusos, especialmente para pessoas que não sabem como lê-los. Tente usar um gráfico de Gantt para explicar seu progresso a um cliente ou a um colega de outro departamento, e você pode ter um grande desafio em suas mãos.

Este não é o único desafio que os gráficos de Gantt apresentam. Os dados em um gráfico de Gantt normalmente exigem um software especial para visualização e edição, e imprimi-los é quase sempre um desafio. Além disso, às vezes você só quer se concentrar em uma pequena parte de um projeto sem ser sobrecarregado por todas as informações adicionais.

Embora os gráficos de Gantt sejam uma ótima solução, eles não são os únicos. Quando você precisa examinar uma amostra menor das informações, ou precisa apresentar uma versão simplificada ou parte das informações em uma situação em que um gráfico de Gantt não seria prático, aqui estão cinco alternativas que você poderia usar.

Listas de Tarefas

Todos na comunidade empresarial devem estar familiarizados e confortáveis ​​com uma lista básica de tarefas. Na verdade, ser organizado é uma das principais habilidades de um gerente de projetos.

Uma lista de tarefas leva a lista de tarefas para o próximo nível. Com uma lista de tarefas, você pode adicionar colunas adicionais para mostrar quem estará concluindo cada tarefa, o status da tarefa, as datas de início e término e a probabilidade de a tarefa ser concluída no prazo. Você pode até adicionar caixas de seleção para os membros de sua equipe verificarem como os itens são concluídos.

Planilhas

Um gráfico simplificado em uma planilha eletrônica é outra alternativa. Você ainda pode listar tarefas ao longo do lado esquerdo e ainda pode sombrear barras para mostrar seu nível de progresso e as datas de início e término estimadas para as tarefas.

As planilhas podem ser demoradas para serem feitas e demoradas para serem atualizadas, portanto, você não desejará usá-las como sua solução total de gerenciamento de projetos. Para um relatório único simples para um cliente ou gerente, no entanto, uma planilha simplificada pode projetar visualmente o projeto de uma forma que seja

fácil de explicar e entender. Também é uma boa opção para acompanhar o progresso do projeto.

Diagramas de Fluxo

Diagramas de fluxo ou diagramas de rede mostram as tarefas do projeto na ordem em que precisam ser concluídas. Os diagramas de fluxo podem ser tão simples ou complexos quanto você desejar. Por exemplo, você pode ou não querer listar informações como a data inicial e final de cada etapa, o número de identificação da tarefa ou

a localização. Tenha em mente que adicionar muita informação pode dificultar a leitura desses gráficos.

Embora muitas pessoas achem que os diagramas de fluxo são mais fáceis de ler e entender do que os gráficos de Gantt, torná-los um incômodo. Além disso, muitas vezes são inadequados para problemas grandes e complexos. Fluxogramas são os melhores para apresentar projetos simples com tarefas que progridem naturalmente de um para

o próximo, mas não deve ser usado como uma ferramenta de longo prazo ou para projetos excessivamente complexos.

Placas Kanban

Seu projeto tem um grande número de etapas que não precisam necessariamente ser feitas em ordem seqüencial? Você tem várias pessoas trabalhando no mesmo projeto ou as tarefas são atualizadas com frequência? Se assim for, o Kanban pode oferecer a solução ideal para você. (Saiba mais sobre como Kanban trabalha no gerenciamento de projetos.)

Com um quadro Kanban, cada tarefa do projeto é gravada em uma nota adesiva e colocada na coluna apropriada, como "fazer", "em andamento" ou "concluída". À medida que cada tarefa é concluída, a nota adesiva correspondente é movida pelo quadro até que todas as notas estejam na coluna "concluído".

Esse sistema organizacional é muito fácil de entender e modificar rapidamente, mas não é muito portátil, e você precisa ter cuidado para que nenhuma das notas caia e seja perdida.

Relatórios de status

Os gráficos de Gantt são excelentes ferramentas para rastrear seus projetos, não necessariamente para comunicá-los. Se tudo que você precisa fazer é comunicar seu progresso com um cliente, seu patrocinador do projeto ou outros membros da equipe, um relatório de status pode ser sua melhor opção. Além disso, muitos programas de software de gerenciamento de projetos criarão relatórios de status simplificados e fáceis de entender com apenas alguns cliques do mouse, economizando tempo e energia valiosos.

Os gráficos de Gantt são altamente práticos para rastrear todas as tarefas que entram em um grande projeto, mas nem sempre são os melhores para comunicar essas informações com outras pessoas, especialmente com aquelas que não estão acostumadas a lê-las.

Você tem várias outras alternativas. Experimente uma dessas cinco alternativas de gráficos de Gantt. Você pode ser agradavelmente surpreendido por quanto tempo você pode economizar.