10 coisas para lembrar da implementação do seu projeto

Você passou todo esse tempo trabalhando com sua equipe e entregando um produto fantástico. Agora é hora de colocar isso em prática e fazer com que os usuários se apropriem do resultado final. Você está pronto? Você será depois de ler isso.

1. Implementação do projeto começa com um plano

Seja o que for que você esteja implementando, você precisa de um plano para fazer a transição do projeto de 'projeto' para 'negócios como de costume'. Espero que isso já esteja documentado ou pelo menos esboçado. É a parte do projeto que fica entre a entrega do projeto e o encerramento do projeto no ciclo de vida do projeto.

Se você não tiver um plano detalhado, agora é a hora de descobrir exatamente como essa parte do projeto vai acabar. O restante deste artigo irá ajudá-lo.

2. Envolva a equipe de operações

Se você não tiver a empresa como de costume ou as equipes operacionais totalmente envolvidas, inicie esse compromisso agora. Eles vão possuir a saída daqui para frente. Se você construiu um escritório, eles vão trabalhar nele. Se você criou um aplicativo para smartphone, ele vai vendê-lo e lidar com reclamações de clientes.

Eles precisam estar prontos para receber o que seu projeto lhes der.

Dica de bônus: Construa a confiança com as pessoas certas no início do projeto e ele vai pagar de volta neste momento.

3. Prepare seus materiais de treinamento

Seria ótimo se o seu projeto oferecesse algo tão intuitivo que ninguém precisaria de treinamento para usá-lo, mas isso raramente acontece nos projetos complexos em que trabalhamos hoje.

Se for um pequeno aprimoramento para um sistema existente, você poderá receber um breve e-mail para os usuários e uma captura de tela do que parecerá diferente quando fizer login amanhã.

Qualquer coisa além disso e você precisará reunir material de treinamento sério para ajudá-los a lidar com isso.

Dica de bônus: Certifique-se de ter pessoas em fila para ministrar o treinamento. Se você está seguindo o caminho do treinamento "ao vivo" (ou até mesmo o treinamento individualizado online - você ainda precisa de alguém para registrar os materiais), você deve verificar a disponibilidade deles. O ideal é que você não forneça treinamento sozinho como gerente de projeto.

4. Programe tempo suficiente para treinar

Treinar, isso é uma tarde, certo? Podemos preparar treinamento em saúde e segurança para a nova equipe em um horário de almoço, OK?

Não! Converse com algumas pessoas em suas equipes de RH e descubra quanto tempo leva para entregar um treinamento de qualidade. Acrescente a isso o fato de que você pode ter que executar cursos presenciais várias vezes para permitir que as pessoas estejam em turnos diferentes ou fora do trabalho ou envolvidas em algo tão importante que não possam comparecer ao treinamento naquele dia, e você pode Veja com que rapidez o tempo de treinamento se expande.

Você precisa o tempo que precisar. Economize nos treinamentos e você não receberá o retorno do investimento resultante do uso no seu resultado final. Simples.

5. Comunique-se, comunique-se, comunique-se

Todo mundo sabe o que vai acontecer no dia do show? Se necessário, prepare um plano de contagem regressiva que documente quem está fazendo o que para cada hora. Usamos isso com sucesso em grandes implementações de software, onde há várias etapas e equipes envolvidas na implementação da nova tecnologia. Por exemplo, a equipe de infraestrutura precisa garantir que o hardware esteja pronto e tenha passado pelas verificações finais. Em seguida, a equipe da plataforma prepara o ambiente e faz os backups necessários.

Uma equipe de aplicativos faz a instalação e, em seguida, há a migração de dados que precisa de aprovação do usuário. Você pode ver como tantas peças móveis podem causar problemas se não houver uma abordagem passo a passo para a execução do grande dia.

6. Organize sua documentação

Os documentos do seu projeto formarão a base do que as pessoas estão olhando no futuro para descobrir o que precisam saber sobre o que aconteceu.

Certifique-se de arquivar e organizar qualquer documentação relacionada ao projeto, incluindo os registros do projeto e quaisquer relatórios do projeto que mostrem o histórico e as principais decisões. As pessoas podem precisar se referir a estas no futuro.

7. Faça o Gerenciamento de Mudanças

Ou trabalhe com alguém que o faça, se você tiver líderes de departamento qualificados ou um gerente de mudança de negócios na equipe.

Gerenciar a mudança nos projetos é um fator-chave para garantir que você obtenha os benefícios comerciais esperados. Pode ajudar a incorporar os novos processos ou produtos e impedir que as pessoas voltem às antigas formas de trabalhar.

8. Verifique a transferência de conhecimento

OK, então você não estará fazendo a Central de Serviços de TI fazer um exame em seu projeto ou algo assim, mas reserve um tempo e esforço para verificar se eles realmente levaram em consideração o conhecimento que você transferiu para eles.

Você pode fazer isso permanecendo na primeira semana de ativação ou envolvendo-os em projetos, ou até mesmo permitindo que eles executem toda a implementação.

Esteja lá se eles precisarem de você e converse com o gerenciamento dessas equipes para verificar se todos estão confiantes antes de você se mudar.

9. Não esqueça os dados

Se você está implementando algo novo ou atualizando algo, haverá dados organizacionais envolvidos de alguma forma. Se você precisar mover dados de um lugar ou sistema para outro, planeje isso (e como você verificará se tudo está correto). Se você estiver criando novas fontes de dados, seja um novo local de escritório ou um produto de software, certifique-se de que ele possa alimentar os dados de volta aos principais sistemas da empresa, conforme o planejado.

Em muitos casos, o teste final está no ambiente ao vivo. Mantenha a equipe técnica e os analistas de dados em modo de espera, caso as coisas não funcionem como você esperava.

10. Planeje sua saída

Você não quer fazer parte deste projeto para sempre, então você precisa saber que você pode sair com graça. A ideia é tornar seu dispensável para que você possa facilmente fazer a transição para um novo projeto. Uma vez que a equipe do business as usual possa se manter sozinha, você não deve mais ser necessário. Planeje para que isso aconteça o mais rápido possível!