Etapas que você deve incluir no seu plano de projeto

01 Objetivos do Projeto

As metas do projeto são definidas em um termo de abertura do projeto, mas também devem ser incluídas no plano do projeto. Existem várias maneiras de fazer isso. O plano do projeto poderia explicar mais detalhadamente os objetivos do projeto, ou poderia incluir a carta como um apêndice. Não importa como um gerente de projeto opte por incorporar as metas ao plano do projeto, o importante é manter um vínculo claro entre o termo de abertura do projeto - o primeiro documento chave do projeto - e o segundo documento chave do projeto, o plano do projeto.

02 Escopo do Projeto

Como os objetivos do projeto, o escopo é definido no regulamento. No entanto, um gerente de projeto deve refinar ainda mais o escopo no plano do projeto. Por exemplo, um projeto para automatizar um processo manual precisaria definir o escopo definindo onde esse processo começa e termina.

Ao definir o escopo, o gerente de projeto pode começar a mostrar como será a meta ou o produto final do projeto no final. Se o escopo não for definido, ele pode ser expandido ao longo do projeto e levar a excessos de custo e prazos perdidos.

Por exemplo, se você está liderando uma equipe de marketing para criar um folheto para a linha de produtos de uma empresa, quantas páginas serão? Quais são alguns exemplos de como o produto final pode parecer? Para alguns membros da equipe, um folheto pode significar duas páginas, enquanto para outros, pode significar dez páginas. Definir o escopo pode colocar toda a equipe na mesma página no início.

03 Marcos e Principais Entregas

As principais conquistas de um projeto são chamadas de marcos. Os principais produtos de trabalho são chamados de principais entregas. Eles representam os grandes componentes do trabalho em um projeto. Um plano de projeto deve identificar esses itens, defini-los e definir prazos para sua conclusão.

Se uma organização empreende um projeto para desenvolver um novo software, os principais entregáveis ​​podem ser a lista final de requisitos de negócios e como implementá-los. Depois disso, o projeto poderia ter marcos para a conclusão do projeto, o teste do sistema, o teste de aceitação do usuário e a data de lançamento do software. Esses marcos têm produtos de trabalho associados a eles, mas são mais sobre os processos do que os próprios produtos.

Marco e prazos finais importantes não precisam ser datas exatas, mas quanto mais preciso, melhor. Datas precisas ajudam os gerentes de projetos a detalhar as estruturas de trabalho com mais precisão.

Neste estágio do plano, você estará criando marcos para que você possa obter resultados grandes ou de alto nível e dividi-los em pequenas entregas, que podem ser descritas na próxima etapa.

04 Estrutura Analítica do Trabalho

Uma estrutura analítica do projeto, ou EAP, desconstrói os marcos e as principais entregas de um projeto em partes menores, para que uma pessoa possa ser designada responsável por cada parte. Ao desenvolver a estrutura analítica do projeto, o gerente de projeto considera vários fatores, como os pontos fortes e fracos dos membros da equipe do projeto, as interdependências entre as tarefas, os recursos disponíveis e o prazo geral do projeto.

Os gerentes de projeto são responsáveis ​​pelo sucesso do projeto, mas não podem fazer o trabalho sozinhos. A EAP é uma ferramenta que o gerente de projeto usa para garantir a responsabilidade no projeto porque informa ao patrocinador do projeto, aos membros da equipe do projeto e aos interessados ​​que são responsáveis ​​por quê. Se o gerente de projeto está preocupado com uma tarefa, ela sabe exatamente quem encontrar com relação a essa preocupação.

05 Orçamento

O orçamento de um projeto mostra quanto dinheiro é alocado para concluir o projeto. O gerente de projeto é responsável por dispersar esses recursos adequadamente. Para um projeto que tenha fornecedores, o gerente de projeto garante que as entregas sejam concluídas de acordo com os termos do contrato, dando atenção especial à qualidade. Alguns orçamentos de projetos estão vinculados ao plano de recursos humanos.

É importante estabelecer o custo de cada etapa e entrega, analisando quanto tempo e custo de mão de obra estarão envolvidos para concluir as tarefas. O custo do projeto será vinculado a quanto tempo o projeto leva, o que remonta ao escopo do projeto. O escopo, os marcos, as tarefas e o orçamento precisam ser alinhados e realistas.

06 Plano de Recursos Humanos

O plano de recursos humanos mostra como o projeto será composto por pessoal. Às vezes é conhecido como o plano de pessoal. Este plano define quem estará na equipe do projeto e quanto de compromisso de tempo cada pessoa deve fazer. Ao desenvolver este plano, o gerente de projeto negocia com os membros da equipe e seus supervisores sobre quanto tempo cada membro da equipe pode dedicar ao projeto. Se uma equipe adicional for necessária para consultar o projeto, mas fizer parte da equipe do projeto, isso também está documentado no plano de pessoal. Novamente, supervisores apropriados são consultados.

07 Plano de Gerenciamento de Risco

Muitas coisas podem dar errado em um projeto. Embora todo desastre ou soluço menor seja imprevisível, muitos podem ser previstos. No plano de gerenciamento de riscos, o gerente de projeto identifica os riscos para o projeto, a probabilidade de esses riscos acontecerem e as estratégias para mitigar esses riscos. O gerente de projeto busca informações do patrocinador do projeto, equipe do projeto, partes interessadas e especialistas internos.

Estratégias de mitigação são postas em prática para riscos que possam ocorrer ou que tenham altos custos associados a eles. Riscos que são improváveis ​​de ocorrer e aqueles que têm custos baixos são anotados no plano; no entanto, eles podem não ter estratégias de mitigação.

08 Plano de Comunicações

Um plano de comunicação descreve como um projeto será comunicado a vários públicos. Assim como a estrutura analítica do projeto, um plano de comunicação atribui a responsabilidade de concluir cada componente a um membro da equipe do projeto.

Nesta etapa, é importante descrever como os problemas serão comunicados e resolvidos dentro da equipe e com que frequência a comunicação será feita com a equipe e as partes interessadas ou com o chefe.

Cada mensagem tem um público-alvo. Um plano de comunicação ajuda os gerentes de projeto a garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas no momento certo.

09 Plano de Gestão de Stakeholders

Um plano de gerenciamento das partes interessadas identifica como as partes interessadas serão usadas no projeto. Às vezes, as partes interessadas só precisam receber informações. Isso pode ser resolvido no plano de comunicações. Se mais for necessário das partes interessadas, um plano de gerenciamento das partes interessadas descreve como ele será obtido.

10 Plano de Gerenciamento de Mudanças

Um plano de gerenciamento de mudanças estabelece uma estrutura para fazer alterações no projeto. Os gerentes de projeto tendem a querer evitar mudanças no projeto, mas às vezes são inevitáveis. O plano de gerenciamento de mudanças fornece protocolos e processos para fazer alterações. É fundamental para a prestação de contas e transparência que os patrocinadores do projeto, os gerentes de projeto e os membros da equipe do projeto sigam o plano de gerenciamento da mudança.