Aprenda como manter os minutos de reunião

As atas de reunião são as notas detalhadas que servem como um registro escrito oficial de uma reunião ou conferência. A pessoa encarregada da reunião geralmente pede a um dos participantes para cuidar dessa tarefa. Um dia, esse alguém poderia ser você! Embora não seja um trabalho extremamente difícil, é importante. Como as atas de reuniões são um registro oficial do que aconteceu, a precisão é necessária. Você terá que fazer anotações detalhadas que as pessoas devem poder consultar posteriormente, se necessário. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a lidar com essa tarefa com sutileza.

Descubra o que fazer antes, durante e depois da reunião.

Antes do encontro

• Escolha sua ferramenta de gravação: A primeira coisa que você deve fazer é decidir como vai tirar suas anotações. Você vai à velha escola e usa uma caneta e papel ou vai usar tecnologia e usar um laptop, tablet ou smartphone? Verifique com seu chefe para ver se ele prefere usar um método específico. É improvável, mas é possível.
• Certifique-se de que sua ferramenta de escolha esteja funcionando e tenha um backup apenas para o caso de seu original falhar. Se você levar um laptop, por exemplo, também terá caneta e papel à mão. Você não quer ter que interromper a reunião enquanto procura algo para escrever se o computador travar.

• Leia a agenda da reunião antes do início da reunião. Ele permitirá que você formule um esboço para seus minutos. Deixe algum espaço abaixo de cada item e escreva suas anotações lá. Isso tornará seu trabalho um pouco mais fácil, contanto que a pessoa que estiver realizando a reunião adira à agenda.

Durante o encontro

• Passe em uma folha de presença e certifique-se de que todos façam login. Você precisará incluir uma lista de todos os participantes nos minutos da reunião oficial.
• Certifique-se de saber quem é todo mundo.Dessa forma, você será capaz de identificar quem está falando e registrar corretamente essas informações.
• Observe a hora em que a reunião começa.
• Não tente escrever todos os comentários. Não há problema em incluir apenas as ideias principais. Tenha muito cuidado para não deixar itens com os quais você discorda. Seus preconceitos não devem influenciar você. Lembre-se que esta é uma conta oficial e não a sua opinião sobre o que aconteceu!

• Anote todas as moções, quem as fez e os resultados das votações, se houver; você não precisa anotar quem apoiou uma moção. Naturalmente, as regras da sua organização podem ser diferentes, portanto, verifique-as primeiro.
• Se as votações em quaisquer moções ou discussões forem postergadas até a próxima reunião, tome nota disso.
• Registre a hora final da reunião.

Depois da reunião

• Digite os minutos o mais rapidamente possível após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco em sua mente. Se você encontrar um erro em suas anotações ou se tiver alguma dúvida, poderá esclarecê-la rapidamente conversando com outros participantes.
• Na cópia final da ata, incluir o nome da organização, título do comitê, tipo de reunião (diária, semanal, mensal, anual ou especial) e sua finalidade.
• Dê as vezes que começou e terminou.
• Forneça a lista de participantes e uma observação sobre quem executou a reunião. Você também pode indicar aqui que você tirou os minutos. Inclua seu nome na lista de participantes e, entre parênteses após o seu nome, diga que você tirou as atas. Como alternativa, no final do documento, você pode assinar escrevendo "Respectivamente enviado por", seguido do seu nome.

• Revise os minutos antes de enviá-los. Peça a outra pessoa que compareceu para examiná-la também. Ele ou ela será capaz de avisá-lo se você acidentalmente deixar algo de fora.
• Envie-os à pessoa que conduziu a reunião, a menos que seja instruído a fazer o contrário.