Funções de recursos humanos comumente terceirizadas

De um modo geral, recursos humanos (RH) lida com tudo e qualquer coisa que tem a ver com pessoas de uma empresa. Infelizmente, essa mentalidade pode fazer com que o departamento de RH gerencie muitas tarefas que tiram tempo e energia das atividades de RH que fornecem o maior valor estratégico para a empresa.

Por exemplo, uma função de RH como o desenvolvimento de talentos é fundamental para uma empresa identificar e preparar seus futuros líderes. No entanto, a folha de pagamento é uma tarefa mais orientada para o processo que pode ser terceirizada de forma eficaz, liberando assim o tempo de RH para as necessidades de RH essenciais da empresa.

É uma questão de identificar em quais tarefas o RH deve se concentrar para promover de maneira mais eficiente a missão da empresa e delegar o restante a prestadores de serviços externos responsáveis.

A terceirização de RH acelerou na última década e continuará a fazê-lo. A terceirização permite que as empresas descarreguem o trabalho que não faz parte do seu core business e também economiza dinheiro, disse ela. Embora algumas empresas possam confiar suas necessidades de RH a uma única empresa externa, é mais comum dividir as funções para uma variedade de provedores externos.

Então, como você decide o que terceirizar e o que manter internamente?

Etapa 1: identifique as principais iniciativas de RH

Primeiro, é importante para o RH abandonar a ideia de que tudo pode ser para todas as pessoas. Defina o papel estratégico do RH em sua empresa. Volte para o básico e escreva algumas boas responsabilidades de trabalho antiquadas para RH.

Concentre-se em como o RH impulsiona a missão geral da empresa. Decida quais tarefas de RH são especiais para sua empresa e importantes para a cultura.

Etapa 2: Considere quais funções podem ser terceirizadas

Quaisquer funções que o RH esteja gerenciando atualmente e que estejam fora do ponto ideal que você identificou devem ser consideradas para a terceirização. Existem boas empresas de terceirização que podem lidar eficientemente com atividades como realocação, pessoal temporário, verificação de antecedentes e triagem de medicamentos. Embora esses processos sejam muito importantes para a operação da empresa, eles não direcionam a missão estratégica da organização.

Mesmo uma função crítica como conformidade regulatória deve ser considerada para terceirização. O cumprimento de RH exige atenção constante para manter-se atualizado sobre os mais recentes regulamentos e decisões legais. A maioria dos departamentos de RH não tem esse tipo de conhecimento na equipe.

A terceirização para um especialista pode fornecer um seguro adicional contra as penalidades financeiras e má publicidade que resultam das falhas de conformidade, como a falha em classificar adequadamente os contratados independentes, por exemplo.

Etapa 3: Crie uma equipe de especialistas internos e externos

Uma empresa que se alista fora de especialistas para complementar o talento da equipe está cultivando uma forte equipe de profissionais de RH. Nesta era de gestão enxuta, a maioria dos departamentos de RH não será capaz de ter um especialista na equipe para gerenciar todos os problemas de RH.

Etapa 4: Encontre um Parceiro ou Parceiro Confiável

Preocupado que comprometerá a qualidade se terceirizar determinadas funções de RH? Você pode manter o controle de importantes funções de RH e ajudar o RH a se tornar um participante mais eficiente e eficaz, mas você precisa encontrar parceiros confiáveis. Faça sua lição de casa.

Compare os benefícios, os custos associados e as abordagens de diferentes empresas. Realize verificações de antecedentes para garantir que a reputação da empresa de terceirização seja sólida. Certifique-se de que o Better Business Bureau credencia a empresa e converse com outras empresas que usaram a empresa. Leia todas as propostas com cuidado. Certifique-se de entender o valor que você receberá ao fazer negócios com um determinado fornecedor.

Etapa 5: Explore uma solução Plug-and-Play

Uma opção de terceirização que funciona para algumas empresas é contratar uma organização de compras em grupo (GPO). Um GPO fornece acesso a contratos negociados prévios e qualificados com empresas de recursos humanos, provedores de serviços gerenciados e outros. Esse acordo pode ser um balcão único conveniente, eficiente e econômico para uma variedade de serviços terceirizados de RH.

As empresas evitam o tempo e o esforço necessários para negociar e gerenciar vários contratos. O GPO examina os melhores fornecedores, alavanca relacionamentos para garantir contratos competitivos e ajuda a empresa a proteger os recursos de que precisa.

A maior parte do mercado de GPO nos Estados Unidos está focada na aquisição de serviços de saúde. As principais GPOs neste espaço estão fazendo compras de mais de US $ 200 bilhões anuais para seus clientes do setor hospitalar e relacionado.

Não há estatísticas confiáveis ​​sobre o tamanho do mercado corporativo de GPOs, que é mais novo, menor e mais fragmentado e, em geral, mais focado em compras do que a terceirização de RH. De acordo com um estudo de 2011 do site de mídia de compras Spend Matters, 15-20% das empresas da Fortune 1000 estão usando agora um GPO, e 85% dessas empresas relataram economias de 10% ou mais.

Etapa 6: Considere uma terceirização completa de RH

Para certas empresas, pode fazer sentido considerar uma organização profissional de empregadores (PEO). Um PEO assume todas as funções de RH de uma empresa, contratando literalmente os funcionários da empresa e tornando-se seu empregador de registro para fins fiscais e de seguros. A prática é conhecida como co-emprego ou emprego conjunto.

Por meio de um PEO, os funcionários de pequenas empresas obtêm acesso a benefícios de funcionários, como planos 401 (k); saúde, odontologia, vida e outros seguros; cuidados dependentes e outros benefícios normalmente fornecidos por grandes empresas. De acordo com a Associação Nacional de Organizações Profissionais de Empregadores (NAPEO), aproximadamente 250.000 empresas usam PEOs.

Terceirizar isso e não que

Não há manual para terceirização de RH. As funções que permanecem internamente e que são terceirizadas para um especialista externo dependem do tipo de empresa, de suas prioridades estratégicas e do papel que o RH desempenha na realização dessas prioridades.

Aqui estão as funções de RH que são mais comumente terceirizadas:

• Recrutamento de alto volume
• Pessoal temporário
• Verificações de antecedentes e triagem de drogas
• Realocação
• Folha de pagamento
• Administração de Benefícios
• Coaching
• Criação / atualização de manuais de funcionários e manuais de políticas
• Desenvolvimento / implementação de programas de compensação
• Escrevendo e atualizando planos de ação afirmativa
• Fornecendo treinamento de assédio sexual
• Conformidade do contratante independente

Essas iniciativas de RH tendem a permanecer internamente:

• Relações entre empregados
• Projeto e entrega de compensação
• Desenvolvimento de talento
• Planejamento de estratégia de capital
• Planejamento de sucessão
• Estratégia de RH
• Gestão de desempenho
• Desenvolvimento da organização
• Recrutamento
• Gestão de departamento de RH

A terceirização de algumas funções de RH, ou mesmo todas, é um conceito comprovado e amplamente praticado entre empresas de todos os portes. A terceirização permite que uma empresa se concentre em atividades de RH com o valor mais estratégico, economizando dinheiro e se beneficiando da experiência especializada de empresas externas.