Usando Marcos no Gerenciamento de Projetos

Uma das características definidoras de um projeto é que ele dura por um período fixo de tempo. Isso pode ser de algumas semanas a vários anos e, em alguns casos, para projetos de construção em grande escala ou obras públicas, décadas.

Para acompanhar o progresso ao longo do caminho e garantir que os principais resultados estejam sendo alcançados de acordo com o cronograma, os gerentes de projeto usam marcos.

Um marco de projeto é uma tarefa com uma duração de zero que significa realização no projeto. Eles são usados ​​como uma maneira de mostrar o progresso e o movimento e mostrar às pessoas o que está acontecendo, mesmo que não tenham conhecimento detalhado das tarefas envolvidas para chegar lá. A esse respeito, eles são muito úteis para a comunicação das partes interessadas e para o estabelecimento de expectativas.

Quando usar os marcos do projeto

Marcos no gerenciamento de projetos são usados ​​para marcar:

• O começo de fases significantes de trabalho
• O fim de fases significativas de trabalho
• Prazos
• Quando uma importante decisão está sendo tomada
• Outros pontos fixos no tempo que precisam ser chamados especificamente

Como freqüentemente colocar marcos no seu plano

Um curso de treinamento pode recomendar colocar marcos em seu plano uma vez por mês.Isso é bom e uma boa regra de ouro, mas você precisa usar seu julgamento profissional. Alguns meses podem ter muita atividade, com reuniões importantes sendo marcadas como marcos, decisões sendo tomadas e o encerramento de uma fase e o início de outra.

Em outros meses, você pode estar focado na execução, com muito pouco, se é que alguma coisa, pode ser um marco.

Para fins de geração de relatórios, é útil criar um motivo para ter um marco pelo menos uma vez em cada ciclo de relatório.

Como os marcos são representados no seu gráfico de Gantt

Marcos são um dos componentes de um gráfico de Gantt e são mostrados no gráfico como um diamante. Eles não são mostrados como uma tarefa normal porque têm uma duração de zero: em outras palavras, eles não ocupam nenhum tempo. Para fins de planejamento em um gráfico de Gantt, eles simplesmente acontecem.

Se você não estiver usando gráficos de Gantt, ainda poderá usar marcos. Aqui estão 5 alternativas para gráficos de Gantt: você ainda pode incorporar marcos em seu plano usando estes.

Se você quiser se manter organizado pessoalmente e o software de gerenciamento de projetos não estiver totalmente integrado ao seu calendário, copie e cole as datas-chave no seu diário. Dependendo de como você gosta de trabalhar, isso pode lembrá-lo do que deve acontecer.

Como nomear milestones

Os marcos devem ter uma descrição clara do cronograma do seu projeto, mas não um que implique que eles são uma tarefa. Então, eles não devem ser chamados de "Conseguir um acordo para entrar na Fase 2", mas sim de "Fase 2". Se você quiser refletir o esforço de conseguir um acordo para passar para a Fase 2, adicione uma tarefa antes do marco para cobri-la.

Os marcos devem descrever o ponto no tempo que eles representam assim:

• Fase de testes completa
• PID aprovado
• Contrato assinado

Muitos gerentes de projetos optam por numerar seus marcos para facilidade de referência também. Se você usar uma estrutura analítica do projeto, poderá usar a numeração a partir disso. Caso contrário, é bom usar M1, M2 e assim por diante para deixar claro o que você está se referindo. Uma estrutura de nomenclatura clara se torna mais importante à medida que o número de marcos aumenta, portanto, pense em como você fará isso se o projeto for executado por vários meses.

Como obter marcos marcados como off

Os marcos fazem parte do cronograma do seu projeto, portanto, quando sua programação é definida, você deve considerar seus marcos como assinados.

Se você precisar alterar as datas de seus marcos, deverá usar o procedimento de controle de alterações padrão para fazer ajustes em seu plano. Isso pode ser tão fácil quanto conversar com seu patrocinador do projeto e deixá-los saber por que as datas precisam mudar, ou tão formal quanto montar um novo cronograma recomendado e levá-lo a um comitê de planejamento para ratificá-lo.

É melhor descobrir qual será o seu processo de conclusão do marco, se houver, antes de precisar usá-lo, para que você não perca tempo quando precisar fazer uma alteração.

Usando Marcos para Comunicação

Os marcos são úteis para comunicação e relatórios porque representam os pontos mínimos de controle no plano. Em outras palavras, se você eliminasse todas as outras tarefas, ainda poderia ver o que estava acontecendo e manter o projeto seguindo em frente usando apenas os marcos.

Você deve ser capaz de extrair os marcos e colocá-los em um painel ou relatório de projeto. Eles devem contar a história do projeto com detalhes suficientes para satisfazer as pessoas a quem você está subordinado, normalmente o patrocinador do projeto ou outro grupo executivo, como o grupo diretor (ou diretoria do projeto). A cada mês ou na frequência de geração de relatórios usada, você pode mostrar quais marcos foram atingidos.

Relatar contra marcos é bastante simples e é frequentemente feito como uma tabela. Você lista a descrição do marco, a data em que foi vencida e, em seguida, a nova data prevista. Quando o marco é alcançado e pode ser marcado como completo, você adiciona essa data também. Espero que seja o mesmo que a data prevista, mas os projetos nem sempre funcionam assim.

Uma tabela como essa torna óbvio o que foi concluído e o que é excelente. Você poderá planejar a resposta para a pergunta "Por que não atingimos esse marco?" Antes de conhecer seu patrocinador ou enviar o relatório.

Quando o seu plano de projeto for muito longo e você tiver muitos marcos, será mais fácil abandonar os marcos completos de cada ciclo de relatórios. Relate somente os marcos que estão próximos ou concluídos naquele mês: no mês que vem, retire tudo o que foi concluído no mês passado. Assim, você não adiciona constantemente ao tamanho do relatório dizendo às pessoas sobre o trabalho que elas já sabem que está concluído.

Marcos são uma ferramenta de gerenciamento de projetos realmente útil para planejamento, programação e relatórios, e são fáceis de usar. Coloque um pouco no seu próximo plano de projeto, acompanhe-o e descobrirá que frequência funciona melhor para você.

Tal como acontece com tudo em gerenciamento de projetos, use-os com flexibilidade para fornecer o resultado desejado, usando essas dicas e diretrizes para informar suas próprias decisões.