Obtenha suporte de liderança executiva em gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto têm um trabalho difícil. Pela natureza de seu papel, eles assumem a responsabilidade de formar uma equipe eficaz para buscar e ter sucesso com novas iniciativas. Como os projetos abrangem todo o trabalho realizado em uma empresa, incluindo iniciativas temporárias e exclusivas, bem como a rotina das operações diárias, cada projeto é uma nova aventura.

Adicione na realidade que os projetos são como nós inovamos; Como executamos a estratégia e como construímos a infraestrutura e os recursos da nossa organização, é evidente que os líderes seniores devem fazer tudo o que estiver ao seu alcance para apoiar os gerentes de projeto da empresa.

Um dos fatores mais importantes que promovem o sucesso do projeto é a presença de um patrocinador executivo eficiente e comprometido. Esta posição tem sido associada ao sucesso do projeto em estudos do setor, mas uma revisão da literatura descrevendo as práticas reais em torno do patrocínio sugere que temos um longo caminho a percorrer para institucionalizar a presença e as práticas do papel do patrocinador em nossas organizações. Um pouco de contexto é apropriado. Primeiro, vamos rever as principais responsabilidades do patrocinador.

Responsabilidades Principais do Patrocinador Executivo de um Projeto

• Assuma a responsabilidade pelo resultado de um projeto. (Esse ponto geralmente é descrito como uma responsabilidade compartilhada com o gerente de projeto.)
• Encarte o projeto e confira a autoridade ao gerente de projeto e aos membros da equipe principal.
• Apoie a equipe do projeto em busca de recursos e visibilidade.
• Garantir a presença e o apoio de valores efetivos da equipe, incluindo responsabilidade e transparência.
• Apoie a equipe diante de dificuldades extraordinárias.
• Treine o gerente de projeto.
• Defenda a equipe do projeto contra interferências organizacionais.

O que acontece quando o patrocinador executivo está fora de cena

Na ausência de um patrocinador executivo de apoio, todas as responsabilidades acima recaem sobre o gerente de projeto já sobrecarregado, que normalmente não tem a largura de banda e peso político para cumprir essas tarefas. A falta de um patrocinador eficaz aumenta o risco de problemas do projeto, incluindo, mas não se limitando a: falha, desempenho abaixo do ideal em relação ao tempo, custo e metas de qualidade e aumento da turbulência da equipe.

Em termos simples, a presença de um patrocinador executivo eficaz é uma forma positiva de diferenciar o trabalho complexo de levar nossas iniciativas temporárias e exclusivas mais importantes a uma conclusão bem-sucedida. Dada a importância óbvia do papel, pode ser razoável supor que a maioria das organizações leva a sério seu trabalho com os patrocinadores executivos. Infelizmente, um pouco de tempo gasto no mundo real sugere o contrário.

Um vislumbre de como nossas organizações tratam o papel do patrocinador executivo

Como formando em gerenciamento de projetos, tenho a sorte de aprender regularmente sobre as práticas de gerenciamento de projetos dos empregadores de meus alunos em uma grande área metropolitana. De empresas da Fortune 100 a pequenas startups empreendedoras e sem fins lucrativos, as organizações representadas são um setor transversal de nossa economia.

Embora seja razoável esperar que, nessa época em que as práticas de gerenciamento de projetos estejam bem estabelecidas, a maioria das empresas mostre práticas maduras em torno do papel do patrocinador executivo, na realidade, a situação é exatamente oposta. Algumas descobertas não científicas da minha pesquisa informal anual de estudantes de MBA sobre o papel do patrocinador executivo em suas empresas:

• Em média, mais de cinquenta por cento dos alunos descrevem sua empresa como não tendo práticas formais em torno do patrocínio executivo.
• Poucas empresas têm qualquer treinamento formalizado ou descrição padronizada para o papel e as responsabilidades do patrocinador.
• Eu ainda não tive um relatório de estudante que sua empresa oferece treinamento para seus patrocinadores executivos.
• Há pouca concordância consistente sobre a responsabilidade do patrocinador pelo sucesso do projeto.
• Quando os alunos entrevistam os gerentes de projetos em suas empresas sobre sua satisfação com o desempenho e o apoio de seus patrocinadores, a maioria dos entrevistados expressou frustração.

Uma revisão de pesquisas mais formalizadas de associações industriais e firmas de consultoria privadas reforça a validade geral da contribuição de meus alunos. E, embora o estado atual da prática de patrocínio executivo possa deixar espaço para melhorias, os gerentes de projetos não têm escolha a não ser continuar avançando em suas iniciativas. No entanto, existem algumas etapas que os gerentes de projeto podem adotar para recrutar o apoio executivo tão necessário.

Como obter suporte executivo para seu projeto

1. Recrute um patrocinador. Se o seu projeto tem implicações estratégicas para a sua empresa, seja diretamente para os clientes ou indiretamente, permitindo atividades internas mais eficientes e eficazes em apoio aos clientes, você deve recrutar um patrocinador. Trabalhe diretamente com seu relatório para o gerente ou com o chefe de seu escritório de gerenciamento de projetos para reforçar a importância do projeto e pedir ajuda. Enfatize o papel e as responsabilidades do patrocinador, conforme identificado acima, e aponte para a pesquisa do setor que correlaciona o sucesso do projeto e o patrocínio efetivo.

1. Treine seu patrocinador. Enfatize o papel como estratégico, não tático ou como uma figura de proa. A maioria dos executivos assume o papel de um patrocinador sem treinamento formal ou mesmo contexto para suas responsabilidades. Enquanto você estiver no papel um tanto desajeitado de treinar um executivo, a maioria desses indivíduos apreciará seu contexto e sua orientação. As questões de prestação de contas, reforço de valores e proteção da equipe devem ser seu foco principal ao se incorporar seu patrocinador executivo.
2. Envolva-se ativamente e envolva seu patrocinador. Os melhores relacionamentos de gerente de projeto / patrocinador executivo são altamente interativos. É importante que as duas partes estabeleçam um protocolo de comunicação claro para atualização das atividades do projeto, bem como sinalizar e responder a emergências. O gerente de projetos deve encorajar o patrocinador executivo a participar de reuniões de status ou de equipe, de tempos em tempos, para mostrar interesse genuíno e para atuar como uma líder de torcida ativa na organização para o sucesso da equipe.

1. Peça apoio técnico do seu patrocinador. É sempre útil ter alguém com mais experiência do que você observando e oferecendo feedback positivo e construtivo sobre seu desempenho. Deixe seu patrocinador saber que você recebe essa entrada em sua campanha para melhorar e, quando ela for recebida, aceite-a com elegância.
2. Alavancar o patrocinador com cuidado para as grandes questões. Tenha cuidado para não ver ou tratar muito seu patrocinador em questões táticas. O maior e melhor uso do seu patrocinador é para ajudar a proteger os recursos; servir como porta-voz da equipe do projeto para o grupo de gerenciamento mais amplo e ajudá-lo a reforçar os valores essenciais da equipe. Existe um ato de equilíbrio que o gerente de projeto deve respeitar ao considerar o desenho do patrocinador em atividades de equipe.

The Bottom Line

O papel do patrocinador executivo é uma das peças importantes do quebra-cabeça para o sucesso das iniciativas do projeto. Gerentes de projetos bem-sucedidos entendem o quão importante é esse papel e trabalham para obter apoio executivo no nível e na intensidade corretos. Se o papel do patrocinador for ausente ou vago, assuma a responsabilidade de recrutar e treinar seus patrocinadores executivos para apoiar você, sua equipe e sua empresa para o sucesso.