Planejar um projeto com ferramentas básicas de gerenciamento de projetos

Nosso mundo de trabalho é cada vez mais um mundo de projetos. Os projetos são como desenvolvemos novos produtos, executamos iniciativas estratégicas e fazemos tudo o que é novo em uma organização.

Por definição, os projetos são iniciativas temporárias e únicas, em contraste com as atividades de operações regulares. Embora muitas empresas dependam de gerentes de projeto treinados e certificados para liderar suas iniciativas, as habilidades de projetos são cada vez mais necessárias para todos os profissionais. Este artigo oferece uma introdução ao planejamento de um projeto para qualquer profissional interessado em adotar as práticas que funcionam tão bem para gerentes de projeto profissionais.

Aproveite o tempo para realmente definir e planejar seu projeto

Os gerentes de projeto entendem que uma boa parte da duração total do projeto é gasta no planejamento. Muitos de nós têm a tendência de se apressar para começar o trabalho, o que no mundo dos projetos é semelhante a ignorar a leitura das instruções sobre o novo móvel que você comprou de um desses varejistas "monte-se". As chances são, a pressa de fazer o trabalho sem ler as instruções irá criar alguns problemas sérios em algum momento do seu esforço.

Em vez de correr diretamente para o trabalho, é importante encontrar alguns pontos críticos:

1. O que exatamente você está criando? Seja o mais específico possível.
2. Quando deve ser completado por?
3. Quais recursos (pessoas, equipamentos e orçamento) você tem acesso para concluir o projeto?

Os três itens acima são os componentes fundamentais de uma declaração de escopo. Todo gerente de projetos trabalha para esclarecer o escopo antes de iniciar o trabalho.

Escopo da Iniciativa Holiday Party da Empresa

Uma amostra de declaração de escopo para a festa natalina da empresa pode ser a seguinte:

Nosso objetivo é planejar e entregar uma festa de fim de ano para 100 funcionários e seus colaboradores significativos antes do final de dezembro, a um custo que não exceda US $ 10.000. Nosso planejamento e coordenação consistirão no comitê de 4 membros com supervisão do CEO.A festa incluirá um bar aberto, refeição caseira, sobremesa e entretenimento.

Apenas dedicar tempo para elaborar essa declaração simples, mas importante, oferece uma orientação poderosa para a equipe envolvida no projeto. Todos entendem a natureza do projeto, o prazo, os recursos e o orçamento.

Quebre o Escopo em Blocos de Trabalho Discretos

Os gerentes de projeto criam algo chamado estrutura de decomposição de trabalho para descrever, em termos claros e acionáveis, todo o trabalho do projeto que deve ser preenchido por alguém em um determinado período de tempo. Na sua situação, o detalhamento do trabalho pode incluir:

• Identifique o local.
• Confirme a disponibilidade do quarto e bloqueie-o com um depósito.
• Selecione opções de comida.
• Confirme a barra e o que a barra inclui.
• Identifique as opções de sobremesa.
• Crie e distribua convites com escolhas alimentares.
• Finalize as escolhas alimentares com base nos convites devolvidos.
• Decida o tipo de entretenimento.
• Analise as opções de entretenimento e selecione.
• Confirme a configuração da sala de jantar.
• Comprar presentes de mesa para os convidados.
• Coordenar e entregar o evento.

Os gerentes de projeto iriam desenvolver esse desdobramento do trabalho do projeto sem considerar recursos ou tempo, mas mais no formato de brainstorming. Uma vez que todo o trabalho necessário para alcançar o escopo do projeto foi identificado, é hora de colocá-lo em ordem, atribuir responsabilidades e pedir estimativas de tempo e custo dos membros de sua equipe.

Criando o plano do projeto a partir da divisão de trabalho

Depois de concluir a análise de trabalho simples identificada na página anterior, você deve agora:

• Confirme que todos os principais itens para atingir o escopo do projeto foram identificados.
• Confirme quem lidará com quais itens de trabalho e crie uma matriz de responsabilidade descrevendo as principais tarefas de trabalho da parte responsável.
• Solicite que cada membro da equipe revise suas tarefas, identifique estimativas de tempo e custo, anote os prazos, faça um resumo das necessidades de recursos e garanta que eles avaliaram completamente o trabalho pelo qual devem prestar contas.

Depois que as etapas acima tiverem sido concluídas, a equipe do projeto deve trabalhar em conjunto para sequenciar os eventos na ordem correta, observando quaisquer conflitos de recursos ou possíveis desafios de agendamento. Um gerente de projeto concluiria essa etapa desenvolvendo um diagrama de rede, calculando o caminho crítico e, em seguida, agendando recursos, geralmente com a ajuda de um software de computador.

Para o seu projeto menor usando métodos informais, uma abordagem simples do tipo post-it de colocar os itens na sequência pode ser tudo o que for necessário. Este processo permitirá que você desenvolva o quadro completo das etapas envolvidas e prazos para planejar e entregar uma grande festa de fim de ano!

Deixe o trabalho começar

Agora que você reservou um tempo para o escopo adequado do projeto, identificar as principais tarefas, sequenciar as tarefas e avaliar os requisitos de tempo e recursos, você está preparado para colocar a equipe para trabalhar em suas responsabilidades atribuídas. Seu papel como gerente de projeto informal é monitorar o trabalho, apoiar os membros da equipe e ajudar a identificar e resolver desafios à medida que eles ocorrem. Um bom gerente de projeto reúne-se regularmente com os membros da equipe para avaliar o progresso e identificar e navegar pelos riscos emergentes.

The Bottom Line

As mesmas abordagens descritas acima podem ser aplicadas a qualquer situação de projeto em seu departamento ou unidade de negócios. Desenvolva um escopo claro, identifique o trabalho, atribua recursos, desenvolva estimativas e um cronograma e monitore e controle o trabalho. Suas práticas serão reconhecidas e apreciadas pelos gerentes de projeto profissionais em seu local de trabalho, e seus resultados serão muito melhores do que simplesmente entrar no trabalho sem pensar nisso.