Dê confiança ao seu chefe com um plano de gerenciamento de risco

Os melhores gerentes de projeto têm total confiança em seu gerente de linha e patrocinador do projeto. Os executivos por trás de seus projetos acreditam neles quando dizem que precisam de financiamento extra, mais recursos ou ajudam a resolver um problema.

Quando você está trabalhando em situações de risco, você precisa do kit certo. Como um andarilho com uma mochila de corda e crampons, você também precisa das ferramentas para lidar com o risco do projeto.

Você pode aumentar a confiança do seu gerente em seu projeto com um plano de gerenciamento de riscos. Um processo simples de 5 etapas pode transformar enormemente o modo como seu chefe vê seu projeto (e você).

O que é gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de riscos no gerenciamento de projetos é o processo de identificar, avaliar e responder aos riscos do projeto.

Os riscos do projeto são coisas que podem afetar o projeto (positiva ou negativamente, mas geralmente as pessoas interpretam o risco como eventos que teriam um impacto negativo no projeto).

Seja seu projeto grande ou pequeno, ele terá riscos associados a ele. Isso pode ser qualquer coisa, desde o risco de o desfile da sua escola cair para o risco de um aumento de preço para um componente crítico da sua nova placa de circuito.

O risco do projeto, se não for gerenciado corretamente, pode dificultar a entrega do projeto com sucesso. Riscos não controlados podem adicionar tempo ao seu horário, trabalhar pelo seu tempo e dinheiro para o seu orçamento. Os gerentes ficam nervosos com esse tipo de coisa. Tudo isso pode ser evitado com um plano de gerenciamento de riscos.

Planejamento de Gerenciamento de Risco

Um plano de gerenciamento de riscos é uma ótima maneira de aumentar sua própria confiança na capacidade de entrega da sua equipe de projeto - e isso transborda para aumentar a confiança de seu gerente também. Você quer que eles acreditem que você pode fazê-lo, e você quer que eles estejam cientes do que pode impedi-lo de entregar o projeto com sucesso. Um plano de gerenciamento de risco é uma ferramenta perfeita para fazer isso.

E adivinha? É muito fácil começar.

O gerenciamento de riscos do projeto é um processo simples de 5 etapas. Não vamos tornar isso mais complicado do que precisa ser. Isso é algo que você pode começar hoje, preparar para discutir isso em sua próxima reunião e finalizá-lo quando alguém estiver digitando os minutos.

Um processo de gerenciamento de riscos em 5 etapas

Assim como em muitas partes do gerenciamento de projetos, o gerenciamento de riscos é um processo. Os 5 passos são:

1. Iniciar
2. Identificar
3. Avaliar
4. Planejar respostas
5. Implemento

Se esses termos não significam muito para você agora, por favor, fique com isso - eu vou explicar tudo.

Etapa 1: iniciar

Primeiro, você deseja definir o contexto para o gerenciamento de riscos em seu ambiente de gerenciamento de projetos.

Provavelmente não há muito trabalho a ser feito porque alguém em sua empresa já preparou uma política de risco corporativo e tudo o que você precisa fazer é rastreá-la. Isso explicará a abordagem de risco da empresa e poderá até mesmo exigir os modelos de que você precisa. Os modelos sempre economizam um trabalho para você, portanto, procure também por eles!

Mesmo que você não tenha uma política de risco corporativo, alguém que gerencia projetos ao seu lado pode ter um plano de gerenciamento de risco do projeto que você pode copiar. Por que reinventar a roda? A reutilização de documentos é essencial se você quiser economizar tempo e fazer mais.

Use o que você descobriu para produzir um plano de gerenciamento de risco para o seu projeto. Isso faz parte do seu plano geral de gerenciamento de projetos e fala sobre como você vai abordar o gerenciamento de riscos em seu projeto.

Se você não sabe o que colocar, continue lendo! Os próximos passos darão uma ideia melhor sobre o que falar em seu plano de gerenciamento de riscos.

Isso melhora a confiança por: Mostrando ao seu gerente que você tem uma abordagem para lidar com a incerteza em seu projeto e que você está ativamente gerenciando riscos.

Etapa 2: identificar

Depois de ter uma abordagem descrita, você pode começar a trabalhar para ela.

Agora você identifica os riscos que afetarão seu projeto. Isso é apenas um instantâneo no tempo, e seu registro de riscos é algo que você desejará voltar várias vezes para garantir que tudo de novo seja colocado lá também.

Você pode identificar riscos usando uma lista de verificação de riscos comuns, entrevistando as partes interessadas no projeto (especialmente as partes interessadas difíceis, pois geralmente têm muito a dizer sobre o que pode dar errado), sessões de brainstorming e usando o bom senso.

Você está procurando por coisas que possam causar problemas se elas acontecerem. (Lembre-se, os riscos ainda não aconteceram. Os problemas do projeto são coisas que já aconteceram.)

Seja como for, você deve definitivamente envolver outras pessoas. Sozinho, você não terá a foto inteira e acabará perdendo as coisas.

Os riscos podem e devem ser identificados por qualquer pessoa. Como gerente de projetos, seu trabalho é incentivar seus colegas a criar riscos com você, de modo que, como equipe, você possa fazer algo a respeito deles.

Todos os riscos identificados devem ser registrados no registro de riscos. Se você tem um coordenador de projeto na equipe ou uma pessoa de apoio ao projeto, então eles podem fazer isso. Caso contrário, faz parte das tarefas administrativas para você fazer.

Isso melhora a confiança por: Demonstrando que você está ciente dos principais riscos que podem afetar seu projeto e que você tem um meio para permanecer continuamente ciente dos novos riscos.

Etapa 3: avaliar

Os riscos são então avaliados quanto à probabilidade e impacto. Este artigo detalhado sobre como avaliar um risco de projeto cobre você para isso. Dê uma boa leitura se você não estiver familiarizado com o processo.

Como medida adicional, você também pode avaliar a proximidade, o que significa quão próximo do tempo é o risco provável de acontecer. Um risco com alta proximidade estaria acontecendo em breve. Um risco com baixa proximidade pode acontecer em algum momento no futuro distante. Isso pode lhe dar outro fator para priorizar seu tempo e energia quando se trata de lidar com os riscos.

Isso melhora a confiança por: Garantir que seu gerente e todos na equipe tenham uma ideia clara do que aconteceria caso algum desses riscos se materializasse.

Etapa 4: planejar respostas

Agora chegamos à parte importante do seu plano de gerenciamento de riscos. Nesta etapa, você trabalha como gerenciar o risco identificando uma resposta apropriada.

Fazemos isso porque até agora tudo o que você tem é uma lista do que pode acontecer para lançar seu projeto fora do curso no futuro e qual seria o tamanho de um negócio. O que seu gerente vai querer saber a seguir é: o que você vai fazer a respeito?

Geralmente, existem 4 coisas que você pode fazer para tratar e gerenciar um risco de projeto. Eles são:

• Evitar
• Transferir
• Mitigar (isto é, reduzir)
• Aceitar.

Estes são abordados em detalhes neste profundo mergulho em estratégias de resposta ao risco para risco negativo.

Alguns de seus riscos podem ter um resultado positivo. Por exemplo: existe o risco de você vender tanto do seu novo produto que você bloqueia as linhas telefônicas. Isso seria um bom problema para ter, mas ainda é um risco que devemos planejar.

Há várias maneiras de se preparar para um risco positivo, incluindo:

• Explorar
• Compartilhar
• Realçar
• Aceitar.

Estes são discutidos em mais detalhes sobre as estratégias de resposta ao risco para o risco positivo.

Você precisa descobrir qual estratégia de resposta é a melhor para cada risco registrado. Por exemplo, você pode decidir que o risco de colapso do telhado da fábrica é algo que você simplesmente aceita, pois é improvável que isso aconteça. No entanto, o risco de que a intoxicação alimentar tire metade da sua força de trabalho é algo que você vai reduzir ativamente treinando toda a sua equipe. Se isso aconteceu antes e é realmente provável, a menos que você faça alguma coisa, você vai querer mitigar o risco.

Uma vez que a resposta seja identificada e acordada, os proprietários de risco podem ser indicados para executar o plano de ação de gerenciamento de risco. Em outras palavras, você precisa que alguém seja responsável por ver as tarefas que você concorda.

Isso melhora a confiança por: Mostre ao seu gerente que você considerou o que fazer com as coisas que podem causar problemas para o seu projeto e que está implementando planos para reduzir a incerteza e o risco no projeto.

Etapa 5: implementar

Seu plano de gerenciamento de risco deve incluir agora quem será responsável por realizar as atividades de mitigação de risco para cada risco. Eles devem agora trabalhar com essas tarefas para que você esteja gerenciando ativamente os riscos abertos.

Isso melhora a confiança por: Demonstrando que você e sua equipe de projeto podem acompanhar o que você disse que faria. Ao relatar o que você alcançou e os riscos que você mitigou, ele mostra à sua equipe de gerenciamento que você leva a sério a entrega e a execução do que é necessário para proteger seu projeto contra problemas no futuro.

Uma vez que um risco passou - quando não é mais relevante porque aconteceu ou não pode mais acontecer - você pode fechá-lo do seu registro de risco.

Colocar este plano de gerenciamento de risco do projeto em prática pode diferenciá-lo de outros gerentes. Seu próprio patrão terá a evidência de que você pode pensar de forma estratégica e criativa sobre o que pode fazer com que seu projeto se solte e - o mais importante - faça algo a respeito. Você será a pessoa que gerencia ativamente os problemas antes que eles aconteçam, eliminando barreiras e preparando-se para qualquer coisa!

Ser visto como bom em gerenciar o risco do projeto é uma maneira infalível de ser visto como um par ou mãos seguras pela administração. Você não precisa de muita experiência ou certificados para começar a gerenciar com sucesso o risco do projeto (embora existam qualificações formais em gerenciamento de riscos). Esse processo fácil de cinco etapas logo significará que o gerenciamento de riscos do projeto está incorporado nos seus planos de projeto.