Como responder a perguntas dos funcionários - Dicas e estratégias para reuniões

As reuniões de negócios podem ser executadas indefinidamente se você abrir a palavra para responder às perguntas dos funcionários, se não definir os parâmetros desde o início e manter o controle do piso. O ditado "há um em cada multidão" aplica-se bem no contexto das reuniões de negócios, pois os funcionários insatisfeitos geralmente estão mais dispostos a falar em grupos. Só é preciso um comentário negativo ou pergunta para conseguir que os outros comecem a concordar. Mas o inverso também pode ser verdade: iniciar uma conversa positiva e convidar outras pessoas a participar e o resultado pode ser um encontro produtivo com todos indo embora sentindo que a reunião valeu a pena.

Uma das maiores reclamações sobre reuniões de negócios é que elas são frequentemente desnecessárias e desperdiçam tempo valioso de trabalho. Certifique-se de indicar claramente o propósito de sua reunião, defina com antecedência a quantidade de tempo que você dedicará à reunião (bem como a qualquer discussão aberta) e depois siga os tópicos da reunião e a duração planejada. Você também pode querer tornar as reuniões mais interessantes com um quebra-gelo de reuniões ou atividade de aquecimento.

Aqui estão as estratégias para lidar com funcionários que fazem perguntas durante reuniões que você não quer responder imediatamente ou que não deseja abordar a qualquer momento durante uma reunião.

Quando agir sobre uma questão imediatamente

Se uma pergunta for oportuna e estiver em andamento e você achar que deve ser respondida, responda imediatamente - mas de forma breve - e, em seguida, responda afirmando que você terá mais perguntas ao final da reunião, se tiver tempo.

Apoie sua declaração de que você está seguindo em frente com a linguagem corporal. Olhe para suas anotações ou vire-se para um quadro branco, etc. Ao romper o contato visual momentaneamente, você mostra que está seguindo em frente. Se você olhar para o público (especialmente com as sobrancelhas levantadas), você pode estar enviando um sinal de que está deixando uma abertura para mais perguntas.

Se o público for negativo ou hostil, reconheça suas preocupações, mas apenas indiretamente. Pare um momento para explicar que você entende e compartilha suas preocupações, mas se você se afastar muito do assunto, nada será realizado. Sugira que as pessoas escrevam suas perguntas para mais tarde, ou que se encontrem com você em particular, onde você poderá discutir suas preocupações com mais detalhes.

Responder a uma única pergunta é útil porque:

• Permite que um detentor de uma reunião fale sobre algo que possa não ter pensado;
• Ele envia uma mensagem de que você está ouvindo sua audiência;
• Ao fazer apenas uma pergunta, você também envia a mensagem de que ainda está no controle da reunião, mas se preocupa com o que os participantes estão pensando.

Como adiar uma pergunta com tato

Se a pergunta que estiver sendo feita for abordada mais adiante, declare: "Essa é uma boa pergunta e uma que abordaremos em breve".

Se a pergunta que estiver sendo feita for fora do assunto e não for abordada na reunião, forneça um conjunto de instruções específicas para a resolução. Se você simplesmente se recusar a responder uma pergunta ou julgar "esse não é o propósito desta reunião", você pode acabar enviando a mensagem errada para seus funcionários: a gerência não se importa.

Outra maneira de adiar perguntas que não serão comentadas na reunião é pedir à pessoa para se encontrar com você (ou outro membro apropriado da administração) em particular para discutir suas preocupações com mais detalhes. Você pode até sugerir (se apropriado) que a questão é importante o suficiente para garantir a consideração de ser abordada em uma reunião separada no futuro.

Adiar uma pergunta é útil porque:

• Em um ambiente de trabalho informal, os funcionários podem se sentir livres para falar o que pensam e assumir o controle de uma reunião;
• A maioria dos funcionários irritados ou insatisfeitos querem ser ouvidos mais do que qualquer outra coisa. Dar-lhes uma caixa de ressonância no tempo e configuração certos pode ajudar a evitar que pequenos problemas se tornem problemas maiores; e
• Os funcionários precisam e respondem a uma boa liderança.Se a gerência mantiver o controle de maneira justa e equilibrada, ele enviará a mensagem aos funcionários que a administração está ouvindo, mas deve estabelecer limites apropriados.