Conteúdo do arquivo I-9 para funcionários

Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade para Emprego é o formulário exigido pelo Departamento de Segurança Interna - Serviços de Imigração e Cidadania dos EUA (USCIS) para documentar a elegibilidade para o emprego nos Estados Unidos. Como empregador, você deve preencher um formulário I-9 para cada funcionário contratado.

Todos os funcionários, cidadãos e não cidadãos, contratados após 6 de novembro de 1986, devem preencher a Seção 1 do Formulário I-9 no momento da contratação. O empregador é responsável por garantir que a Seção 1 do Formulário I-9 seja pontual e devidamente preenchida pelo funcionário.

O empregador deve verificar a verificação de emprego e garantir que as Seções 2 e 3 do Formulário I-9 também sejam preenchidas corretamente. Os empregadores devem preencher a Seção 2 do Formulário I-9 examinando a evidência em primeira mão (somente documentos originais, não vencidos) de identidade e elegibilidade no emprego dentro de três (3) dias úteis a partir da data de início do emprego.

O funcionário deve estar fisicamente presente e seus documentos originais devem ser revisados ​​pessoalmente. O funcionário que revisa os documentos originais deve assinar a seção 2 do I-9.

O formulário verifica se você verificou dois formulários de identificação aprovados que comprovam que o funcionário está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.

Os empregadores ou seus representantes autorizados precisam preencher a seção 3 ao reverificar que um funcionário está qualificado para trabalhar nos EUA. Ao recontratar um funcionário dentro de três anos da data em que o I-9 foi originalmente concluído, os empregadores têm a opção de preencher um novo formulário I-9 ou preencher a seção 3.

Periodicamente, você precisa auditar os formulários I-9 para garantir que você tenha um formulário preenchido para cada funcionário. Você precisa verificar a veracidade e integridade e salvar evidências da auditoria e de qualquer treinamento que os membros da equipe que completaram ou armazenaram os I-9s receberam.

Localização dos Formulários I-9 Concluídos

Você vai querer manter todos os funcionários I-9s e a documentação que o acompanha, em um arquivo pessoal separado por esses motivos.

O governo pode inspecionar esses formulários. Se os funcionários do governo inspecionarem seus formulários I-9, você não deseja permitir o acesso aos arquivos pessoais de seus funcionários e às informações confidenciais que eles contêm.

Portanto, no interesse da confidencialidade dos funcionários e do acesso restrito, você deseja isolar seus funcionários I-9s em uma pasta especificamente dedicada ao armazenamento I-9.

Isso protege a privacidade de seus funcionários e também evita que o empregador tenha que responder a perguntas adicionais levantadas pelo conteúdo do arquivo pessoal do funcionário. Você pode inadvertidamente abrir sua empresa para uma maior investigação por parte dos funcionários do USCIS. Evite isso.

Investigação atual do arquivo I-9

De acordo com o Departamento de Imigração e Alfândega dos EUA (ICE), o governo pode inspecionar seus I-9s: "O processo de inspeção administrativa é iniciado pelo serviço de Notificação de Inspeção (NOI) sobre um empregador forçando a produção dos Formulários I-9.

"Por lei, os empregadores são fornecidos com pelo menos três dias úteis para produzir os Formulários I-9. Muitas vezes, a ICE solicitará ao empregador a documentação de apoio, que pode incluir uma cópia da folha de pagamento, lista de funcionários atuais, Estatutos, e licenças de negócios."

A tendência atual é que a ICE está aumentando seus esforços de fiscalização. Os empregadores têm enfrentado cada vez mais acusações criminais impostas a gerentes, proprietários e funcionários da equipe de RH por não terem preenchido e armazenado corretamente os formulários I-9 para cada funcionário. As empresas receberam cada vez mais multas significativas e foram excluídas.

Os empregadores precisam levar os Formulários I-9 a sério. A sério. Precisa dizer mais?

Veja o Formulário I-9 atual e complete as instruções para sua implementação no Departamento de Segurança Interna - Serviços de Imigração e Cidadania dos EUA (USCIS).

Também conhecido como:arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação