O objetivo e o conteúdo de um arquivo de folha de pagamento do empregado

O arquivo de folha de pagamento do empregado é o repositório de tudo o que tem a ver com o cheque de pagamento de um empregado. O principal motivo para criar um arquivo de folha de pagamento é limitar o acesso ao restante das informações confidenciais localizadas no arquivo pessoal.

O objetivo de um arquivo de folha de pagamento do empregado

O arquivo de folha de pagamento permite que a equipe de contabilidade pague ao funcionário sem acessar as informações confidenciais do funcionário. A equipe de contabilidade pode manter registros da folha de pagamento, onde faz sentido pagar o empregado. Nos casos em que a folha de pagamento e a contabilidade são terceirizadas, essa é uma prática ainda mais recomendada para os registros da folha de pagamento do funcionário.

O arquivo de folha de pagamento limita a acessibilidade a informações confidenciais de funcionários. O arquivo de folha de pagamento do funcionário permite que a equipe de contabilidade e finanças tenha as informações necessárias para pagar o funcionário em um local conveniente. O local deve ser seguro e fora do alcance de qualquer outro funcionário.

Você precisa impressionar o pessoal da contabilidade sobre o fato de que as informações contidas nos arquivos da folha de pagamento são confidenciais e não devem ser compartilhadas sem a permissão e sem autorização da equipe de RH. A equipe de contabilidade também não deve compartilhar informações sobre aumentos, promoções, bônus e qualquer outra informação confidencial sobre funcionários.

Recursos Humanos não precisa monitorar o acesso da contabilidade aos arquivos de folha de pagamento do empregado. Como é recomendado para arquivos de funcionários relacionados, como arquivos pessoais e médicos, você deve limitar o acesso ao arquivo de folha de pagamento. Somente pessoas que precisam ter as informações para realizar seu trabalho devem ver o conteúdo.

Conteúdo de um arquivo de folha de pagamento do funcionário

Esta é uma lista sugerida do que pertence a um arquivo de folha de pagamento do empregado.

• Carta de oferta assinada pelo gerente de contratação, Recursos Humanos e funcionário
• Pagar autorização assinada pelos Recursos Humanos e pelo gerente de contratação quando existir um contrato de empregado
• Forma W-4
• Documentação e autorização relacionada a qualquer benefício do empregado que envolva uma dedução na folha de pagamento
• Formulário de autorização de depósito direto
• Formulários de contabilidade de tempos assalariados
• Folhas horárias semanais
• Registros de relógio, quando usados
• Registros de comparecimento
• Pedidos de reembolso de despesas, incluindo documentação e recibos para viagens e outras despesas autorizadas

• Formulários de reembolso de ensino e recibos de pagamento, livros e assim por diante
• Pagar antecipadamente formulários de solicitação
• Documentos de empréstimo da empresa e cronograma de pagamento
• Ordens e registros de penhora
• Autorização para liberação de informações privadas
• A papelada relativa a cada funcionário aumenta
• Documentação relacionada a bônus, participação nos lucros ou reconhecimento
• Formas W-2
• Autorização para quaisquer outras ações da folha de pagamento que sua empresa permita

Também conhecido comoarquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação

Observação: A Susan Heathfield faz todos os esforços para oferecer aconselhamento preciso, senso comum e gerenciamento de recursos humanos, empregador e local de trabalho neste site, mas ela não é advogada. O conteúdo do site não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. O site tem um público em todo o mundo e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e de país para país, de modo que os artigos não podem ser definitivos em todos eles para o seu local de trabalho. Em caso de dúvida, procure sempre um advogado. As informações no site são fornecidas apenas para orientação.