Conduzindo discussões difíceis no local de trabalho

Conversas desafiadoras são a força vital da melhoria do desempenho e da solução de problemas para gerentes em todos os níveis. Infelizmente, muitos gerentes atrasam a condução dessas conversas por medo de represálias ou porque acreditam que a conversa prejudicará seu relacionamento com a outra parte. É essencial obter controle sobre essas emoções, e a melhor maneira de desenvolver confiança para realizar conversas difíceis é seguir um processo estruturado.

10 dicas para melhorar o seu conforto com conversas difíceis

1. Faça o trabalho de planejamento: Sua observação dos comportamentos em questão e sua capacidade de conectar esses comportamentos ao negócio são essenciais. Saiba para onde você quer que a conversa vá. Os verdadeiros mestres do feedback desenvolvem a disciplina para escrever e praticar o seu planejador de conversação. Planejamento prévio impede desempenho ruim!
2. A oportunidade é essencial: Se você já recebeu uma análise de desempenho anual que incluiu críticas de algo que você supostamente fez ou não fez há alguns meses, você sabe como é inútil um feedback obsoleto. É seu trabalho como gerente garantir que o feedback seja comportamental, voltado para os negócios e oportuno. Meu parceiro de redação para o meu primeiro livro, Lições Práticas em Liderança, sugeriu que o valor do feedback construtivo diminuiu em 50% todos os dias em que você atrasou a entrega.

   Se as emoções são quentes, deixe as coisas esfriarem um pouco. Enquanto acabo de implorar para que você forneça um feedback oportuno - o mais próximo possível do incidente -, se as coisas estão aquecidas, reserve um dia para deixá-las esfriar um pouco. Apenas não deixe que demore por muito tempo.

1. Escolha a configuração: Se o seu tópico difícil for potencialmente embaraçoso ou se você antecipar uma resposta emocional, evite configurações de escritório aberto ou salas de conferência com janelas de vidro. Não erre do outro lado, selecionando uma configuração projetada para intimidar. Um ambiente privado e neutro é melhor para conversas mais difíceis. Se você tem medo de repercussões físicas, consulte seu representante de RH que pode decidir estar presente com você.
2. Prepare sua atitude: É essencial entrar nessas discussões com um sentimento de confiança e um comportamento que mostra que você está calmo e comprometido com um resultado positivo. Seu tom de voz, linguagem corporal e contato visual são todos importantes. Lembre-se, esta conversa é importante para o seu negócio, sua equipe e o indivíduo sentado à sua frente. Gerencie-se para retratar o nível certo de determinação com o nível correto de preocupação com o bem-estar da outra parte.

1. Use a frase de abertura que você preparou na sessão de planejamento: Um bom abridor identifica o comportamento, vincula-o ao impacto da empresa e indica a necessidade de alteração. Não se sinta compelido a elogiá-lo. Enquanto alguns profissionais de feedback apreciam o feedback construtivo “positivo” com positivo, muitos acreditam que isso simplesmente confunde a mensagem. E, claro, você deve dar feedback positivo - quando conquistado - cedo e com frequência.
2. Não perca o controle da conversa: Mais do que alguns gerentes bem-intencionados se viram de cabeça para baixo nessas conversas. Se o participante responder à sua declaração de abertura com algo como "Bem, eu teria feito isso se você fosse um gerente melhor", não fique na defensiva e deixe a conversa se transformar em uma discussão sobre seu desempenho. Uma resposta razoável pode ser: "John, essa conversa é sobre o comportamento que descrevi e o impacto que isso tem sobre nossos negócios, não sobre meu desempenho".

1. Não seja prejudicado pelo sistema hidráulico: Tanto homens quanto mulheres vão chorar de vez em quando e, apesar de desconfortáveis, muitas vezes é a maneira de o indivíduo reagir ao estresse. Esteja preparado com um lenço de papel. Dê tempo para eles comporem. Se necessário, faça uma breve pausa. Você pode ser compreensivo com a situação, apenas não deixe as lágrimas inviabilizarem seu foco em chegar à resolução correta.
2. Promova um diálogo: O melhor feedback e conversas focadas no comportamento são as discussões, não os monólogos. A outra parte lhe dará aberturas para criar uma discussão onde for apropriado. Teste para confirmar a compreensão e peça ideias sobre como fortalecer ou mudar o comportamento em questão. Você sabe que está funcionando quando a parte receptora oferece ideias sobre suas próprias melhorias.

1. Lembre-se de trabalhar em direção à sua direção planejada para a conversa: Se o comportamento é uma habilidade ou conhecimento relacionado, venha preparado com idéias para treinamento. Se estiver treinando para aumentar a confiança ou encorajar o indivíduo a dar o próximo passo, coloque seu chapéu de treinamento. Se o tópico for focado em comportamento inaceitável, reitere o impacto comercial do comportamento e ofereça aconselhamento claro sobre como evitar isso no futuro. Ao lidar com os tópicos mais difíceis de desempenho ou comportamento, deve haver implicações para a não conformidade.

1. Construa um plano de ação juntos: Depois de obter clareza sobre o assunto, trabalhe em conjunto para definir o caminho a seguir. Concorde com um plano de ação e defina uma data clara para acompanhar e discutir o progresso.

The Bottom-Line

A maioria dos gerentes está empenhada em conduzir o que eles percebem como uma conversa difícil. O outro segredo é que a maioria das pessoas quer feedback e quer melhorar. Em sondagens após pesquisas nas minhas oficinas, os indivíduos expressam de forma esmagadora que desejam que seus gerentes lhes dêem mais feedback - tanto construtivo quanto positivo. Em vez de atrasar essas discussões sobre desempenho, carreira e aprimoramento de negócios, planeje o sucesso e use o processo e as dicas acima para ajudá-lo a fortalecer seu desempenho com essa ferramenta de gerenciamento essencial.