Passos fáceis para criar um orçamento do projeto

Os gerentes de projeto experientes e aqueles que trabalham em grandes empresas terão software e contadores para ajudá-los a montar orçamentos de projetos. Mas e se você não fizer isso? Se você está olhando para uma planilha em branco ou um e-mail do seu patrocinador do projeto pedindo-lhe para montar as finanças para o projeto, então este artigo é para você.

Analisaremos as cinco coisas que você precisa fazer para criar um orçamento básico para o projeto.

Use sua lista de tarefas

Primeiro, pegue sua lista de tarefas do projeto. Você também pode ter uma estrutura analítica do projeto e, se tiver uma, é melhor usá-la. Mas uma lista de tarefas funcionará desde que abranja tudo o que você precisa fazer no projeto.

Se você não tiver uma lista de tarefas, é hora de criar uma. Anote tudo o que você tem que fazer e as coisas que você tem que construir, fazer ou completar antes que o projeto possa ser concluído. Não precisa estar em nenhuma ordem específica, mas precisa incluir tudo.

Finalmente, nesta etapa, faça um brainstorming de ideias com a equipe do seu projeto, pois provavelmente haverá algo que você esqueceu. Muitas cabeças são melhores que uma!

Estimar cada componente

Agora percorra sua lista e calcule o preço de cada item. Por exemplo, uma tarefa que diz "configurar reuniões para discutir os requisitos" pode envolver a terceirização e a contratação, as salas de reunião ou a compra de todos os recursos necessários, como um projetor ou canetas com flip chart. Há um custo envolvido com isso, então peça orçamentos para o aluguel de seu quarto e o outro equipamento e anote-o.

Faça isso para tudo na lista de tarefas, para que você tenha um preço em cada item. Algumas tarefas do projeto podem não ter um preço anexado e tudo bem.

Adicionar estimativas juntas

Em seguida, junte todas as suas estimativas. É mais fácil fazer isso se você fizer uma lista de itens em uma planilha, adicionar os custos na próxima coluna e depois totalizar a coluna na parte inferior. Deixe a planilha fazer as contas para você! Torna-se sua planilha de orçamento.

É uma boa ideia agrupar seus custos em categorias, para que você possa ver facilmente onde está indo a maior parte do dinheiro. Use categorias como "Início de projeto", "Infraestrutura" ou "Treinamento" - escolha agrupamentos que signifiquem algo no contexto do projeto.

Adicionar contingência e impostos

Seria ótimo se você tivesse uma bola de cristal e pudesse prever esses custos com 100% de precisão, mas provavelmente não se sentiria confiante em sua capacidade de fazer isso! É onde entra a contingência. É um fundo de dinheiro baseado em quão confiante você acha que acertou as estimativas. Não se relaciona com nenhuma tarefa específica. É um "pote de emergência" no caso de você errar ou deixar algo errado por engano.

Se você não sabe quanto de contingência adicionar, vá para 10% do total que você criou na Etapa 3. É uma estimativa não científica que muitos gerentes de projeto usam e lhe dá um pouco de amortecimento em seu orçamento, caso você precisa disso.

Adicione uma linha na sua planilha de orçamento na parte inferior que diz "Contingência" e especifique a porcentagem que você usou.

Não se esqueça de adicionar qualquer imposto sobre vendas ou outros impostos que não estejam explicitamente incluídos em suas estimativas individuais de itens de linha.

Adicione tudo, e esse é o valor final do seu orçamento.

Obter a aprovação

A última coisa a fazer é conseguir que seu gerente ou patrocinador do projeto aprove seu orçamento. Fale com eles sobre como você os organiza e quais elementos compõem seu orçamento geral.

É isso aí! O orçamento do projeto é uma habilidade essencial de gerenciamento de projetos, e este guia permitirá que você comece a criar um orçamento de projeto.