Como desenvolver um plano de terceirização

Muitas discussões sobre terceirização na mídia fazem parecer complexo, mas é bem simples. Mesmo em nossas casas, "terceirizamos" muitas tarefas: cozinhar, manter nossos gramados e cuidar de crianças, só para citar algumas. Quando não temos tempo, foco ou habilidades para realizar o trabalho, procuramos alguém que possa e alguém que faça o trabalho por um preço que possamos pagar. As corporações funcionam da mesma maneira, embora suas decisões possam envolver mais fatores e tomadores de decisão.

Processo de desenvolvimento

Mas, assim como as famílias tomam decisões diferentes, as corporações podem chegar a decisões surpreendentemente diferentes sobre terceirização.Não existe um modelo que funcione para todas as empresas, mas existe um processo que todas as empresas precisam considerar:

Realização

No passado, muitas empresas talvez nem soubessem o que era terceirização. Hoje, eles sabem sobre terceirização, mas podem não perceber quantos programas de terceirização (e de terceirização) já operam: centros de cópia, salas de correspondência, gerenciamento de instalações, TI e até mesmo partes de um departamento jurídico corporativo. A terceirização pode não resolver todos os problemas, mas aprender sobre a geração anterior de contratos identificará novos projetos e fornecerá insights valiosos.

Definição de metas

Para ter sucesso na criação de um programa de terceirização, é necessário definir metas específicas, como reduzir os custos corporativos gerais em cinco por cento, focar na eficiência de um único local ou apenas observar funções executadas em uma unidade de negócios. Os objetivos não precisam de detalhes tremendos. À medida que sua experiência com terceirização aumenta, as definições mudam.

Participação

Você precisa de participantes de diversas áreas de especialização para fornecer informações sobre o plano, verificar as premissas e fornecer opinião especializada. Ao passar de um plano geral para projetos específicos, você repetirá esse processo e criará subgrupos com conhecimento ainda mais específico.

Identificação

Agora que você tem metas e especialistas para identificar e interpretar informações, é hora de identificar projetos específicos para o seu programa de terceirização. Toda empresa desenvolve critérios diferentes e é impulsionada pela cultura tanto quanto pela análise financeira ou operacional, mas há critérios comuns que você deve considerar:

• Decisões anteriores: Sua empresa provavelmente tomou decisões anteriores sobre o uso de não funcionários, como trabalhadores temporários ou contratos de serviço. Trabalhe com Procurement e seu PMO (Project Management Office) para detalhes. Veja como eles abordaram os problemas dessa lista e compilaram lições aprendidas.
• Perícia: Você está desempenhando funções ou produzindo produtos sem experiência suficiente, ou está tendo problemas em manter gerentes? A administração atual tem um plano para resolver esses problemas? Se não, este poderia ser um bom projeto de terceirização.

• Qualidade: Mesmo que uma função tenha pessoas com as habilidades certas e gerentes experientes, você pode não obter o nível de serviço necessário. O gerente realiza pesquisas com clientes? O que os clientes estão dizendo sobre produtos ou serviços? Uma lacuna na qualidade ou falta de interesse no atendimento ao cliente é outro sinalizador para a terceirização.
• Custo: Um serviço excepcionalmente de alta qualidade não é necessariamente um bom valor. Como seus custos se comparam aos concorrentes? A função produz relatórios mensais: custos unitários, custos operacionais e tendências de custos plurianuais? Se essa função não puder produzir esses relatórios, um serviço terceirizado poderá fornecer maior transparência às suas operações.

• Escala: Quando você examinar toda a sua empresa, fará muitas descobertas inesperadas. Mantenha o foco! Um grande projeto é um candidato melhor para terceirização do que vários projetos menores. Esse único grande projeto exigirá muito menos recursos administrativos e de gerenciamento. Mantenha uma lista abrangente, mas apenas selecione candidatos que tenham um grande impacto em sua primeira onda de projetos.
• Segurança: Agora você tem uma boa ideia de projetos em potencial. Chegou a hora de filtrá-los de acordo com os padrões de segurança. A segurança é um assunto complexo e controverso. Diferentes padrões se aplicam a diferentes indústrias, e algumas empresas são mais conscientes sobre segurança do que seus concorrentes. Entenda os padrões internos e do setor e limite os projetos de terceirização de acordo. Inclua legal, TI, segurança corporativa, conformidade (se aplicável) e quaisquer departamentos de "risco" em suas discussões.

• Priorização: Cada item acima (e talvez outras características) deve ser pontuado e, em seguida, cada projeto deve receber um "valor de terceirização" total. Sem dúvida, haverá muito debate sobre quais características são as mais importantes, se suas pontuações são precisas e se outras características devem ser consideradas. Não se surpreenda se esse processo durar meses ou até anos.
• Comunicação: No momento em que você priorizou projetos em potencial, você realizou muitas reuniões e conversou com muitas pessoas. Espere que essas discussões sejam informações públicas nos departamentos que você escolheu para terceirizar. Sempre assuma que essas discussões chegarão à população de seus funcionários, geralmente em tempo real. Comunicações corporativas cuidadosamente pensadas precisam estar preparadas e prontas. Nunca deixe que os rumores se tornem uma fonte melhor de informação que os fatos.

Executando

No final deste processo, você terá seu plano inicial de terceirização. Há muito mais etapas à medida que você executa esse plano: confirmação de dados, criação de subcomitês para projetos específicos, identificação de fornecedores, execução de pilotos, concessão de contratos e assim por diante. No entanto, desenvolver seu plano fornece as primeiras e mais importantes etapas.