Como executar reuniões eficazes que produzem resultados

As pessoas passam tanto tempo em reuniões de negócios que transformar o tempo de reunião em resultados sustentáveis ​​é uma prioridade para organizações de sucesso. As ações que tornam as reuniões de negócios bem-sucedidas exigem gerenciamento pelo líder da reunião antes, durante e depois da reunião.

Se você aproveitar essas 12 dicas de gerenciamento de reuniões de negócios, suas reuniões e equipes funcionarão melhor e produzirão melhores resultados.

Ações a serem tomadas antes da reunião de negócios

As ações antes da reunião de negócios estabelecem as bases para a realização dos resultados da reunião. Você pode fazer todo o acompanhamento necessário, mas sem o pré-trabalho, você não será bem-sucedido.

Planeje a reunião de negócios

Reuniões de negócios eficazes que produzem resultados começam com um planejamento inteligente. Primeiro, identifique se você precisa de outros funcionários para ajudá-lo a planejar a reunião (por exemplo, atraindo pessoas de alguns departamentos). Em seguida, decida o que você espera realizar realizando a reunião e estabelecendo metas factíveis para sua reunião.

As metas estabelecidas para sua reunião de negócios estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz. Como Stephen Covey diz nos "Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes", "Comece com o fim em mente." O propósito da sua reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes que você precisará para participar da reunião.

Certifique-se de que você precisa de uma reunião

Pode parecer atrasado, mas, depois de desenvolver seu plano de reunião de negócios, certifique-se de que a reunião seja um veículo apropriado para cumprir as metas estabelecidas. Realizar reuniões é um empreendimento caro quando se considera o custo faturável dos participantes. Faça todos os esforços para determinar que uma reunião é a melhor oportunidade para resolver o problema, melhorar o processo ou criar uma estratégia de longo ou curto prazo para sua equipe ou departamento.

Garantir a participação apropriada na reunião

Se uma reunião de negócios for o meio adequado para atingir suas metas, verifique com os participantes cuja participação é necessária para que a reunião seja bem-sucedida. Isso pode soar como um acéfalo, mas atrai o líder mais experiente - os participantes-chave devem estar disponíveis para participar da reunião.

Às vezes as pessoas enviam representantes na ausência deles. Se um delegado comparecer no lugar de um decisor crucial, certifique-se de que o funcionário designado tenha autoridade para tomar decisões finais que possam ser assinadas. Caso contrário, adie a reunião.

Distribuir e revisar pré-trabalho antes da reunião

Quantas reuniões você participou que começaram com o facilitador da reunião distribuindo uma resma de papel ou fazendo uma apresentação em PowerPoint para iniciar uma discussão? É frustrante por causa das táticas de latão; a reunião se torna uma leitura de grupo - dificilmente produtiva para o seu negócio.

Você pode tornar as reuniões de negócios mais produtivas e garantir resultados, fornecendo o pré-trabalho necessário antes da reunião. Fornecer pré-trabalho, gráficos, gráficos e material de leitura 48 horas antes do início de uma reunião significa que todos estão preparados para entrar.

A documentação que ajudará você a atingir as metas da reunião pode incluir o seguinte:

• relatórios e dados
• gráficos e links para informações competitivas
• vendas acumuladas no mês
• planos de produção
• Slides do Microsoft PowerPoint que ilustram os principais pontos de discussão
• atas de reuniões, notas e acompanhamento de reuniões anteriores ou reuniões e projetos relacionados

Ações a serem tomadas durante a reunião de negócios

Durante a reunião de negócios, se você usar o tempo efetivamente, você criará entusiasmo pelo assunto e gerará comprometimento dos participantes. As pessoas se sentirão parte de algo maior que os desafios do dia-a-dia. Portanto, uma reunião bem facilitada e ativa, que prepara o terreno para o acompanhamento, produzirá resultados para as reuniões.

Facilitação Eficaz da Reunião de Negócios

O líder da reunião define um tom positivo e produtivo para a interação entre os participantes da reunião. A facilitação efetiva da reunião começa com uma revisão das metas ou dos resultados esperados da reunião e da agenda. O facilitador ajuda os membros do grupo a permanecerem focados e produtivos.

O design da reunião e a agenda estabelecem a estrutura da reunião. Um facilitador eficaz, que mantém os participantes no caminho certo, garante a realização dos resultados esperados e desejados como resultado da reunião.

Envolva cada participante em ações possíveis

Cada grupo de trabalho tem diferentes personalidades que aparecem para as reuniões. Você tem colegas de trabalho tranquilos, bem como pessoas que tentam dominar todos os pontos de discussão. Seja facilitando ou participando da reunião, você precisa envolver cada participante no processo das metas da reunião.

Isso garante que cada participante seja investido no tópico da reunião e fará o acompanhamento. Você não terá um membro ou você mesmo tentando carregar toda a carga.

Criar um Plano de Acompanhamento de Reunião de Negócios Efetivo

Durante a reunião de negócios, faça um plano de acompanhamento com itens de ação. Planos efetivos incluem o seguinte:

• O item de ação específico
• O nome da pessoa que assumiu a propriedade para realizar o item de ação
• A data de vencimento do item de ação
• Consenso sobre o que constitui a conclusão do item de ação

Discuta cenários da vida real e barreiras ao sucesso que os membros da equipe podem experimentar ao tentar realizar os itens necessários para produzir resultados. Se você precisar de uma reunião de acompanhamento, defina o tempo antes de os participantes saírem para que esteja no calendário de todos.

Ações a serem tomadas após a reunião de negócios

Ações e planejamento antes e durante o encontro desempenham um grande papel para ajudá-lo a alcançar resultados esperados, positivos e construtivos. Suas ações após a reunião são tão cruciais quanto. O acompanhamento na próxima reunião agendada nunca é um investimento suficiente para garantir resultados.

Publicar atas da reunião

Publique seus minutos e plano de ação dentro de 24 horas. As pessoas contribuirão mais efetivamente para os resultados se começarem imediatamente os itens de ação. Eles ainda têm uma nova memória da reunião, os vários pontos de discussão e a justificativa de cada item da reunião.

Além disso, um atraso na distribuição de minutos afetará seus resultados, porque a maioria das pessoas espera que os minutos cheguem antes de assumir seus compromissos.

Acompanhamento Efetivo da Reunião de Negócios

Respeitar e observar os prazos e o acompanhamento ajudará você a obter resultados em suas reuniões. Após a reunião, cada pessoa com um item de ação deve fazer um plano de ação para cumprir cada um dos seus compromissos.

Se eles escrevem as etapas em seu planejador, delegam as tarefas para outra pessoa da equipe ou concluem a tarefa imediatamente, o indivíduo é responsável pelo acompanhamento.

E você pode melhorar os resultados das reuniões acompanhando cada pessoa a meio caminho entre as reuniões. Seu objetivo é verificar o progresso e garantir que as tarefas estejam em andamento.

Responsabilidade pelo acompanhamento durante a próxima reunião

Você já se sentou em uma reunião de acompanhamento que consistiu em cada participante dizendo ao grupo por que eles não conseguiram cumprir seu compromisso? Estabelecer a norma ou o costume de responsabilidade pelos resultados começa no início do ciclo da reunião.

O acompanhamento do facilitador a meio caminho entre as reuniões ajuda, mas o grupo deve deixar de manter os compromissos inaceitáveis. Peça aos participantes que relatem o progresso e os resultados na próxima reunião, com a expectativa de que todos os participantes tenham cumprido suas metas atribuídas. Se uma tarefa estiver paralisada, na próxima reunião, verifique se existe um obstáculo legítimo para progredir e determine como proceder.

Debrief the Business Meeting Processo para Melhoria Contínua

A prática de debriefing cada reunião de negócios é uma ferramenta poderosa para melhoria contínua. Os participantes se revezam discutindo o que foi eficaz, ou ineficaz, sobre o atual processo de reunião de negócios. Eles também discutem o progresso que sentem que o grupo está fazendo sobre o tópico em questão.