Como fazer com que os eventos produtivos de suas reuniões de gerenciamento

Você não precisa ir muito longe para encontrar artigos de especialistas em administração de tempo, executivos bem-sucedidos e outros gurus e especialistas criticando reuniões e sugerindo que você evite, encolha ou de outra forma dispense esses desperdícios de tempo corporativos, muitas vezes trabalhosos.

No entanto, às vezes só temos que nos encontrar. E sim, há alguns ótimos conselhos disponíveis de especialistas em gerenciamento de tempo, controle de agenda e regras de ordem. O foco aqui é um pouco diferente, oferecendo algumas orientações testadas e verdadeiras que ajudarão os gerentes a transformar cinco tipos de reuniões comuns em eventos indolores e produtivos.

Cinco soluções comuns para reuniões

1. Eliminar a morte pelas atualizações "Around the Table". Você conhece esta reunião. Cram dezoito pessoas em uma sala e depois exigem que cada pessoa compartilhe uma atualização que normalmente soa como uma tentativa de justificar sua existência e defende sua consagração no grande hall da fama dos funcionários. Os CEOs e os líderes seniores são notórios por realizar essas reuniões, acreditando ingenuamente que essa é uma ótima maneira de todos saberem o que está acontecendo em toda a empresa. Na realidade, as pessoas geralmente se desligam e se concentram em planejar sua própria atualização, que ninguém vai ouvir.

Em vez de: Seja como for, junte-se a seus colegas, membros da equipe ou colegas importantes, mas não acabe com a abordagem "em volta da mesa". Ofereça informações em uma base de exceção. Compartilhe notícias relevantes, incluindo resultados financeiros, grandes vitórias de clientes ou atualizações de iniciativas em toda a organização. Além disso, estenda a oferta para indivíduos para levantar questões importantes. Se algo digno de nota e não amplamente conhecido ocorrer, alguém deve compartilhá-lo. Se um grupo precisar da ajuda de outro grupo, aumente a solicitação.

Caso contrário, não obrigue todos os participantes a compartilhar.

2. Reuniões de status em geral. Estes podem ser brutais assassinos do tempo, particularmente quando eles se encaixam como eventos recorrentes e são mal gerenciados.

Em vez de Nunca ligue para uma reunião para algo que você possa procurar. Aproveite as ferramentas tecnológicas do dia para garantir que suas equipes de trabalho mantenham uma atualização de status atual e visível, onde todos possam vê-lo com o clique de um mouse. Se você precisar atender, reduza pela metade o tempo planejado para a reunião ou use abordagens ágeis e faça sessões curtas de “stand-up”. Seja draconiano sobre as digressões e distrações que alongam essas sessões. Concentre-se em compartilhar status e exigir que as pessoas resolvam problemas fora deste fórum.

3. Reuniões de brainstorming não estruturadas. A maioria das reuniões de brainstorming é tão mal facilitada que acabamos suprimindo ideias, apoiando a ideia do chefe ou gerando ótimas listas de coisas legais em post-its que nunca são ouvidas nem vistas novamente.

Em vez de: Trabalhe para definir o tópico do brainstorming e compartilhe-o com os convidados antes da sessão. Colete sua entrada e consolide-a e poste-a ou compartilhe-a sem atribuição às ideias. Use a sessão ao vivo para pular e construir as ideias enviadas, adicionando à lista. Resista ao desejo de avaliar ideias nesta sessão. Incorporar outras técnicas que minimizem as pressões de socialização, como a escrita cerebral. E acima de tudo, consolide as ideias e crie um processo para avaliá-las, bem como arquivá-las para fácil referência de grupo em sessões e situações futuras.

4. Revisões operacionais que fazem a Inquisição parecer inofensiva. Se você já sofreu uma sessão em que o líder da reunião - geralmente um executivo - se concentra em uma das duas funções ou procura o ponto fraco na apresentação de todos e, em seguida, irrita os mensageiros impiedosamente, você sabe o quão destrutivo é esse formato. Não perpetue este processo.

Em vez de: manter os profundos mergulhos funcionais e os exames corporativos de proctologia privados e concentrar-se em compartilhar os principais indicadores operacionais, problemas e oportunidades. A reunião do grupo não é a hora nem o local para desmembrar uma área ou indivíduo com baixo desempenho. Faça uma reunião de acompanhamento no local, mas não submeta todos os outros a uma interrogação visível sobre esse assunto. Não recue na responsabilização por melhorias, mas elimine a crueldade e o que é público do seu repertório de gerenciamento de reuniões.

5. Reuniões que levantam questões que exigem decisões espontâneas. Estranhamente ou ironicamente, a sala de reuniões é um dos piores lugares para decisões rápidas. Levantar um problema pela primeira vez e pedir uma decisão coloca as pessoas no local, e elas se ressentirão de você por usar essa abordagem.

Em vez de: Trabalhe incessantemente à frente das reuniões do grupo para envolver os principais interessados ​​em questões e opções. Solicite sua opinião, ofereça suas perspectivas e trabalhe para intermediar interesses compartilhados. Use o fórum da reunião para validar os interesses das partes interessadas e identificar suas recomendações. Embora você ainda possa não ter a decisão imediata sem mais uma ou duas etapas, você terá fortalecido suas relações de trabalho com seu trabalho anterior à sessão.

The Bottom-Line for Now

Nós somos criaturas comunais por natureza e até mesmo com uma variedade de ferramentas tecnológicas que nos permitem conectar sem estar no mesmo lugar, às vezes, apenas ajuda a estar cara a cara. Aproveite esse tempo com sabedoria e mostre seu respeito pelos participantes, produzindo reuniões que minimizam o investimento de tempo e maximizam o compartilhamento de informações de alta qualidade em um ambiente não ameaçador.