Como liderar reuniões de equipe eficazes

Reuniões eficazes são eventos interessantes e de alta energia, em que os membros da equipe trabalham juntos para tomar decisões ou resolver problemas. Infelizmente, muitas das reuniões que assistimos parecem ser exatamente o oposto. As piores reuniões deixam o tempo para trás, deixando todos mentalmente e emocionalmente exaustos e mais do que um pouco frustrados. A diferença está em como as reuniões são planejadas e executadas.

Os melhores gerentes entendem a importância desses eventos e entendem que produzir um grande encontro requer planejamento e esforço deliberado. Este artigo oferece dez dicas para ajudar você a aproveitar esse valioso tempo de colaboração com sua equipe. Aqui estão algumas dicas sobre como fortalecer suas reuniões de equipe.

Ter uma atitude positiva sobre reuniões

É a coisa mais importante que um gerente pode fazer como líder para melhorar as reuniões da equipe. É surpreendente como muitos gerentes se orgulham de proclamar sua antipatia por reuniões, mas, para alcançar resultados significativos, resolver problemas, tomar decisões, informar, inspirar, colaborar e motivar, os gerentes precisam trabalhar com as pessoas.

Isso significa ocasionalmente reunir essas pessoas em uma sala ou em uma conferência telefônica e conversar com elas. Gerenciar não é sentar no escritório com a porta fechada enviando e-mails. Como líder, tente ver as reuniões como a manifestação da liderança. É hora do show de liderança, não é algo para temer como uma ida ao dentista.

Lembre-se, você possui a reunião

Não delegue o planejamento da agenda a um assistente administrativo ou outro membro da equipe. Como líder, é seu reunião para planejar e executar. Para se colocar no estado de espírito adequado, faça e responda à seguinte pergunta: "Depois dessa reunião, o que eu quero que as pessoas aprendam, alcancem ou resolvam?"

Prepare sempre uma agenda

Tudo o que você já leu sobre as reuniões eficazes no local de trabalho inclui conselhos sobre como preparar uma agenda. No entanto, todos nós fomos apresentados a uma reunião onde não há agenda a ser encontrada. O ato de planejar a agenda ajuda a focalizar e identificar os tópicos prioritários da reunião.

Peça informações na agenda

Embora seja responsabilidade principal do gerente desenvolver a agenda, os membros da equipe podem ser convidados a contribuir com itens da agenda. Envie uma chamada para ideias alguns dias antes da reunião.

Spice It Up

Coloque um pouco de variedade no formato. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para incrementar suas reuniões de equipe:

• Convidar oradores convidados
• Comemore algo
• Realizar uma “mesa redonda de aprendizado” - peça aos membros da equipe que se revezem ensinando algo um ao outro
• Assista a um Ted Talk relevante para a agenda da reunião
• Executar uma atividade de formação de equipe
• Alterar locais (considere fazer a reunião fora do local)
• Traga alguma comida divertida ou interessante
• Tenha uma reunião de "agenda de item único"
• Solicite atualizações de raio
• Envolva a equipe em brainstorming
• Mudar de cadeira ou mudar qualquer coisa para acabar com a monotonia

Permitir Algum "Espaço Branco" para Criatividade Espontânea e Engajamento

Não coloque tantos itens na agenda que você tenha dificuldades para concluí-la. Em vez disso, deixe algum espaço no final para discussão espontânea. Se a reunião terminar cedo, deixe todos irem cedo. Todo mundo aprecia o tempo encontrado também.

Use reuniões de equipe para colaborar

Em vez de apenas compartilhar informações, tente resolver um problema ou trabalhe com o grupo ao chegar a uma decisão. Sim, é desafiador e pode ser confuso, mas é aí que obtemos mais valor das reuniões.

Ilumine acima

Ser o líder de uma reunião não significa exibir autoridade ou abusar do poder. Castigar alguém por estar atrasado na frente da equipe é um exemplo disso. Mantenha um senso de humor e sua humildade.

Acompanhamento

Acompanhe os itens de ação e certifique-se de que as pessoas façam o que eles dizem que vão fazer. É frustrante aparecer na próxima reunião e descobrir que metade da equipe não se incomodou em fazer o que eles fizeram no último encontro. Acompanhamento antes da reunião e responsabilizar os indivíduos pelos seus compromissos.

Seja um líder de modelo de papel

As reuniões da equipe não são um momento para baixar a guarda e relaxar com sua equipe. Mantenha você e sua equipe com os mais altos padrões de conduta, o que significa que não há piadas desagradáveis, escolha de membros da equipe, cinismo e sarcasmo, nem agride outros departamentos ou gerentes. Pense no tipo de líder pelo qual você quer ser conhecido e, em seguida, compareça a todas as reuniões ser aquele líder.

The Bottom Line

Uma oportunidade para conhecer e trabalhar com sua equipe é uma coisa horrível para desperdiçar. É imperativo que você desenvolva a disciplina para planejar e liderar reuniões que as pessoas valorizem e levem as iniciativas adiante.