Tarefas que você deve saber, independentemente da carreira

Os empregadores assumem que as pessoas que contratam sabem executar certas tarefas. Por exemplo, seu chefe espera que você saiba como escrever um e-mail profissional e atender o telefone corretamente. Essas tarefas são bem simples, mas outras são um pouco mais complicadas - por exemplo, pedir desculpas por um erro. Isso não é algo que todos saibam fazer. Aqui estão oito tarefas, algumas simples e outras não, que todos devem dominar:

1. Enviando um email profissional: Se você tem menos de 30 anos, é bem provável que você esteja usando e-mail desde que soube escrever. O que você pode não saber é que há uma grande diferença entre enviar e-mails para seus amigos e usar esse meio para correspondências relacionadas ao trabalho. Ao escrever para seus amigos, você pode escrever em letras minúsculas, usar gírias e abreviações, e talvez até deixar erros de ortografia e má gramática passarem. Compare isso com email profissional, onde essas mesmas coisas estão entre os "não" aos quais você deve estar atento ao se corresponder com colegas de trabalho, seu chefe ou clientes.

1. Escrevendo uma carta de memorando ou comercial: É difícil imaginar ter que enviar uma cópia em papel de um memorando ou carta em vez de um e-mail, mas isso pode acontecer. Caso isso aconteça, você deve saber como fazê-lo corretamente.
2. Atender o telefone e fazer chamadas telefônicas: Você tem feito e recebido telefonemas toda a sua vida. É claro que você sabe como fazer essa tarefa muito simples: você pega o telefone e diz olá (ou, se estiver fazendo uma ligação, peça a pessoa com quem deseja falar). Isso é bom para ligações telefônicas pessoais, mas não para ligações comerciais. Quando você atender uma ligação, sempre se identifique e informe o nome do seu departamento ou empresa. Dê seu nome para a pessoa que atende o telefone quando você é o interlocutor e diga a ele ou ela quem você está tentando acessar.

1. Fazendo Apresentações: Quando você encontra alguém novo, é educado se apresentar a ele ou ela. Também é uma boa maneira de apresentar as pessoas umas às outras. Em uma situação relacionada ao trabalho, é sempre melhor usar nomes e sobrenomes. Por exemplo, diga "Olá. Sou Mary Smith" quando conhecer alguém pela primeira vez. Você também pode fazer isso quando encontrar alguém que conheceu antes, mas cujo nome você não lembra. Nesse caso, você pode adicionar "Eu sei que nos conhecemos antes, mas eu tenho medo de ter esquecido seu nome". As chances são de que eles também não se lembrem do seu! Ao apresentar os outros, por exemplo, "John Jones, gostaria que você conhecesse Peter Smith".

1. Tomando atas em uma reunião: Muitos trabalhos envolvem participar de reuniões, pelo menos ocasionalmente. Geralmente, é necessário que registros escritos, chamados minutos, sejam mantidos nessas reuniões. Em algum momento, a pessoa que está dirigindo a reunião pode pedir que você tome esses minutos. Ao fazer isso, você deve registrar os nomes dos participantes que estão presentes e tomar notas com cuidado, resumindo tudo o que eles discutem. Você também terá que digitar os minutos após a reunião.
2. Escrevendo uma lista de tarefas: Com freqüência ou ocasionalmente, você pode ter que fazer malabarismos com várias tarefas. A melhor maneira de acompanhar todos eles é manter uma lista de tarefas. Anote todas as tarefas pelas quais você é responsável, priorizadas por datas de vencimento. Quer você use um aplicativo de telefone, um software de computador ou um pedaço de papel, certifique-se de marcar ou desmembrar itens ao concluí-los. Além disso, observe a data. Não exclua itens, pois você deseja acompanhar os que você concluiu.

1. Pedindo desculpas por um erro: Para se desculpar por um erro, você terá que admitir que você fez isso. Isso é uma coisa difícil de fazer, mas é necessário. É imperativo que você aja rapidamente - assim que perceber seu erro, fale com seu chefe ou quem quer que ele seja. Tente ter um plano em mente para corrigir o erro.
2. Chamando em Doente: Ninguém gosta de ficar doente, mas, mais do que isso, a maioria das pessoas odeia telefonar doente para o trabalho. Um mercado de trabalho precário nos levou a acreditar que nossa presença no escritório (ou onde quer que seu local de trabalho seja) é da maior importância. Embora seja verdade que você não deve levar dias desnecessários, você deve tentar evitar infectar seus colegas de trabalho. Fique em casa se tiver algo que eles poderiam pegar! Certifique-se de seguir os procedimentos de notificação do seu empregador.