Como um supervisor pode gerenciar o absenteísmo

De acordo com uma Pesquisa de Ausência Não-Programada da CCH, os empregadores estão perdendo terreno quando se trata de manter os trabalhadores no trabalho. As taxas de absenteísmo não programadas subiram ao seu nível mais alto desde 1999. O que continua a ser de maior preocupação é que quase dois em cada três funcionários que não aparecem para o trabalho não estão fisicamente doentes.

Para a maioria das empresas, a responsabilidade pelo gerenciamento do absenteísmo recai principalmente sobre os supervisores imediatos. Esses supervisores são muitas vezes as únicas pessoas que estão cientes de que um determinado funcionário está ausente.

Eles estão em melhor posição para entender as circunstâncias que cercam a ausência de um indivíduo e perceber um problema em um estágio inicial. Portanto, seu envolvimento ativo nos procedimentos de ausência da empresa é fundamental para a eficácia geral e o sucesso futuro de uma política ou programa de ausência.

Para garantir que os supervisores sejam confortáveis ​​e competentes em seu papel de gerenciar o absenteísmo, eles precisam ter o apoio total da alta administração. Todas as partes devem estar cientes do objetivo das políticas e procedimentos de ausência. Deve haver discrepâncias entre departamentos; uma política pode perder sua eficácia.

Para fornecer mais consistência, os supervisores devem ser treinados em suas responsabilidades sobre o gerenciamento do absenteísmo, aconselhados a conduzir entrevistas eficazes de retorno ao trabalho e educados no uso de procedimentos disciplinares quando necessário.

As responsabilidades do supervisor

Além de garantir que o trabalho seja adequadamente coberto durante a ausência do funcionário, há uma série de outras ações críticas que os supervisores precisam tomar para gerenciar o absenteísmo. Eles deviam:

• garantir que todos os funcionários estejam totalmente cientes das políticas e procedimentos da organização para lidar com a ausência,
• ser o primeiro ponto de contato quando um funcionário telefona doente
• manter registros de ausência adequadamente detalhados, precisos e atualizados para sua equipe (por exemplo, data, natureza da doença / motivo da ausência, data esperada de retorno ao trabalho, certificação do médico, se necessário),
• identificar quaisquer padrões ou tendências de ausências que causem preocupação,
• conduzir entrevistas de retorno ao trabalho
• implementar procedimentos disciplinares, quando necessário.

A entrevista de retorno ao trabalho

O treinamento de supervisores sobre como gerenciar melhor o absenteísmo deve incluir instruções sobre como conduzir entrevistas efetivas e justas de retorno ao trabalho. Pesquisas nacionais recentes indicam que essas entrevistas são consideradas uma das ferramentas mais eficazes para gerenciar o absenteísmo de curto prazo.

A discussão do retorno ao trabalho permitirá que o supervisor receba o funcionário de volta ao trabalho, além de demonstrar o forte compromisso da administração em controlar e gerenciar o absenteísmo no local de trabalho. A entrevista permitirá verificar se o funcionário está bem o suficiente para voltar ao trabalho.

A documentação necessária pode ser concluída para que a ausência e sua conclusão sejam devidamente registradas. O fato de que um procedimento estabelecido está em vigor para investigar e discutir a ausência com um empregado pode, por si só, agir como um impedimento para o não comparecimento por razões falsas.

As entrevistas devem ser realizadas o mais rapidamente possível após o retorno do ausente ao trabalho (no máximo um dia após o seu retorno). O empregado deve ter ampla oportunidade de descrever as razões de sua ausência. O supervisor deve usar a entrevista como um momento para explorar quaisquer problemas que o empregado possa ter e que estejam levando à ausência.

O objetivo é fomentar uma cultura aberta e solidária. Os procedimentos estão em vigor para garantir que a ajuda e o aconselhamento sejam oferecidos quando necessário e para assegurar que o funcionário esteja em condições de retornar ao trabalho.

Os funcionários geralmente apreciam a oportunidade de explicar razões genuínas para a ausência dentro de uma estrutura formalizada. Se o supervisor duvidar da autenticidade das razões dadas para a ausência, ele deve usar esta oportunidade para expressar quaisquer dúvidas ou preocupações.

Em todos os momentos, o funcionário deve estar ciente de que a entrevista não é apenas parte dos procedimentos da empresa, mas uma reunião significativa durante a qual a ausência foi observada e pode ter implicações para o futuro emprego. O procedimento disciplinar da empresa, no caso de níveis inaceitáveis ​​de ausência, deve ser explicado ao funcionário.

Em nenhum momento durante a reunião a entrevista deve se tornar uma forma de punição, mas deve ser vista como uma ocasião para destacar e explicar as repercussões da ausência dentro do departamento. A grande maioria dos funcionários obtém um senso de orgulho e conquista de seu trabalho e o gerenciamento deve ser incentivado a tratar esses indivíduos como adultos responsáveis.

Procedimentos disciplinares recomendados se o absenteísmo continuar

As diretrizes a seguir descrevem as etapas recomendadas a serem tomadas nos casos em que as ausências de curto prazo são consideradas acima de um nível aceitável em um determinado período de tempo.

Etapa 1: Entrevista de aconselhamento

• O supervisor imediato deve avisar o funcionário de sua preocupação com as ausências, tentar estabelecer as razões para a doença e determinar o que precisa ser feito para melhorar a assistência.
• Se qualquer condição médica for identificada neste estágio e provavelmente afetará a adequação ao emprego, o supervisor deverá marcar uma consulta com um médico aprovado pela empresa. Isto deve ser confirmado com o empregado por escrito dentro de cinco dias úteis.
• Se a partir da discussão, o problema não parece ser devido a uma incapacidade subjacente para o trabalho, o supervisor deve aconselhar o empregado que, enquanto as doenças registradas podem ser genuínas, uma melhoria sustentada no atendimento é esperada ou a próxima etapa do procedimento será tomado.
• Uma revisão da participação será feita automaticamente a cada mês pelos próximos seis meses.

Estágio 2: Primeira Revisão Formal (Estágio de Advertência Verbal)

• Se as ausências do funcionário continuarem a piorar após a análise e o monitoramento regular, ele deverá ser convidado a participar de uma reunião formal de revisão com o supervisor.
• O registro de ausência deve ser detalhado em uma carta convidando o funcionário para esta entrevista. O funcionário deve ser informado de que tem o direito de ser representado por um representante do sindicato ou por um colega, conforme apropriado.
• O objetivo desta reunião será:

  - continuar a discutir as razões subjacentes às ausências, - aconselhar o empregado sobre o serviço e as implicações de custo de sua ausência, e

  - alertar o funcionário (exceto quando decidir procurar aconselhamento médico) que, se não houver uma melhoria substancial e sustentada, seu contrato de trabalho pode ser rescindido devido à sua incapacidade de manter um nível de atendimento aceitável. Isto constitui o aviso verbal.

• Onde a atenção médica é garantida, a ação deve ser tomada imediatamente. A reunião é, portanto, apenas adiada para permitir que esta parte do processo seja concluída. No prazo de cinco dias úteis, o empregado deve receber aconselhamento médico. A reunião é então convocada com o RH e a opinião do médico é discutida.
• Se o médico confirmar a aptidão para o trabalho, o empregado deve ser avisado sobre as conseqüências da ausência continuada.

Etapa 3: Segunda Revisão Formal (Estágio de Aviso Escrito)

• O monitoramento regular indica que não houve melhora no padrão de ausência, uma segunda reunião formal será organizada com o RH.
• A carta que convida o empregado para a reunião incluirá o registro de ausência e, novamente, conselhos sobre representação.
• Qualquer nova informação dada na reunião sobre problemas de saúde ou uma mudança na natureza da doença pode precisar ser avaliada por um médico aprovado pela empresa.
• O empregado deve ter a oportunidade de explicar seu registro de ausência. Se apropriado, o supervisor deve informar ao funcionário que um aviso por escrito formal está sendo emitido e que esse aviso permanecerá no arquivo do funcionário por um período especificado. Uma cópia do aviso deve ser emitida para o empregado e seu representante.
• O funcionário deve ser informado de que o não cumprimento das expectativas de comparecimento da empresa e de melhorar o atual registro inaceitável de ausência resultará no término do contrato de trabalho do funcionário.
• Onde a aptidão para o trabalho estiver em dúvida, prossiga com as opções de redistribuição de acordo com as orientações recebidas pelo médico. Consulte o representante do sindicato do funcionário (se aplicável) sobre o processo de reimplantação e as opções.

Estágio 4: Suspensão Temporária do Trabalho

• Se após a implementação das etapas anteriores do processo disciplinar, nenhuma melhoria no atendimento ocorre, a administração pode prosseguir com uma suspensão temporária sem pagamento. A intenção de suspender deve ser confirmada por escrito com detalhes das datas de início e término. Uma cópia da carta de suspensão deve ser enviada ao representante do funcionário (se aplicável).

Etapa 5: Rescisão do Emprego

• Esta é a fase final do processo disciplinar, em que o funcionário é demitido por incapacidade de cumprir os requisitos da empresa para a participação no trabalho. A demissão só pode ocorrer com a autorização por escrito de um gerente sênior e de RH.
• A carta chamando o empregado novamente incluirá conselhos sobre representação e descreverá o registro de ausência. O funcionário deve ser avisado que, como resultado da entrevista, ele ou ela pode ser demitido por incapacidade de exercer suas funções.
• Novamente, o médico da empresa pode ter que ser consultado se houver novas informações sobre a saúde ou capacidade de trabalho do funcionário.
• Se for decidido demitir com base na capacidade, uma cópia da carta de demissão deve ser enviada ao representante do funcionário (se apropriado).
• O empregado pode ter o direito de recorrer contra a demissão. O recurso deve estar de acordo com os procedimentos disciplinares da empresa.

Desafios na gestão do absenteísmo

Esteja ciente de que os supervisores geralmente se sentem desconfortáveis ​​ou não estão dispostos a informar sobre aqueles que excederam os níveis aceitáveis ​​de absenteísmo. Devido às muitas pressões já exercidas sobre os supervisores, a implementação consistente das políticas de absenteísmo nem sempre é sua principal prioridade.

É importante tentar tirar a subjetividade do gerenciamento do absenteísmo e garantir que todos os funcionários sejam tratados da mesma forma. É essencial ser consistente, persistente e justo para todos. Quando a ausência não é abordada ou abordada de maneira inconsistente, pode resultar em menor moral.

A maioria dos funcionários apreciará políticas e programas facilitadores, em vez de punitivos. Medidas rigorosas ou punitivas que obrigam os funcionários a vir trabalhar podem resultar em funcionários que se tornam "ausentes durante o trabalho".

Eles fazem o mínimo possível e resistem a qualquer esforço para conseguir que façam mais. Outros programas devem ser implementados para ajudar os funcionários a estar presentes no trabalho, como agendamento de trabalho flexível, compartilhamento de trabalho, prêmios por participação e programas de bem-estar.

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Stefanie Yorges é Consultora de Liderança na Leading Higher e é especializada em ajudar líderes sobrecarregados a vencer no trabalho e ter sucesso na vida.