Como liderar um projeto quando você não é o chefe da equipe

De volta à escola, o projeto do grupo nem sempre foi uma experiência positiva. Inevitavelmente, em cada grupo, alguns trabalharam mais do que outros, enquanto outros nunca apareceram. Como resultado, pode ser frustrante se você é um dos membros da equipe que carrega a maior parte da carga.

É um pouco diferente no mundo dos negócios, já que cada projeto tem um gerente de projeto e essa pessoa pode distribuir consequências reais se os membros da equipe não concluírem suas tarefas. Mesmo que o gerente de projeto não tenha autoridade disciplinar sobre sua equipe, qualquer desempenho ruim de um membro pode voltar ao seu chefe e refletir negativamente em sua carreira.

É provável que o gerente de projetos não escolha os membros da equipe para o projeto e não tenha autoridade para remover um membro devido ao baixo desempenho. Como você gerencia um projeto quando os membros de sua equipe não se reportam a você?

Aqui estão seis dicas sobre como liderar um projeto quando os membros da equipe não se reportam a você.

Esclareça seus limites com o chefe

Antes mesmo de ter sua primeira reunião de equipe, sente-se com a pessoa que o designou para este projeto e fale sobre as expectativas da administração. É mais fácil, claro, se você e todos os membros da equipe se reportarem à mesma pessoa, mas, mesmo que não, você vai querer ter essa conversa.

Estas são perguntas que você deve perguntar:

• Você tem o poder de remover e substituir pessoas da equipe se elas não estiverem trabalhando?
• Este projeto tem prioridade sobre outros projetos? Se não, então onde seu projeto está na hierarquia? Em outras palavras, você pode dizer aos membros de sua equipe que eles precisam parar de fazer um projeto diferente para cumprir um prazo?
• Se você tiver problemas com o desempenho dos membros da equipe, o chefe com poder disciplinar irá ajudá-lo, ou você será considerado igual aos membros da equipe?
• Se você ainda não o fez, pergunte quais são as metas para o projeto e o prazo esperado para a conclusão.

Se você estabeleceu seus limites antes do início do projeto, você saberá até onde você pode ir e o que pode pedir aos membros de sua equipe. Um chefe que diz: "este projeto é a principal prioridade", mas não vai apoiá-lo nisso, é o mesmo que o chefe dizendo: "esta não é a principal prioridade".

No entanto, conseguir o buy-in do seu chefe para saber se o projeto é uma prioridade máxima pode ajudá-lo a influenciar os membros para que trabalhem o máximo possível. E não tenha medo de ser direto com seu chefe mencionando que você quer saber o nível de importância do projeto para poder comunicar essa mensagem à equipe. Você vai querer comunicar que todos têm o mesmo objetivo, para que o projeto seja concluído corretamente e no prazo.

Além disso, você pode entrar em contato com seu chefe por e-mail solicitando a confirmação de que o projeto é uma prioridade máxima. Depois de receber a confirmação por e-mail, você poderá encaminhar o e-mail para a equipe, se necessário.

É importante lembrar que os membros da equipe podem ter outras responsabilidades além do projeto. Como resultado, eles podem não considerar seu projeto uma prioridade para eles no início, mas isso não é necessariamente porque eles não se importam ou estão tentando evitar o trabalho. É bem provável que eles simplesmente tenham outras tarefas e responsabilidades que precisam concluir diariamente. Isto é especialmente verdadeiro quando se trabalha com colegas de diferentes departamentos.

Falar com seu chefe para esclarecer a importância do projeto, as metas e o cronograma e comunicar essas informações com a equipe desde o início pode ajudar a tornar o processo mais fácil e menos estressante.

Converse com sua equipe antes de fazer atribuições

Quando você tem uma equipe interorganizacional, é fácil fazer atribuições. Jane de marketing irá lidar com as tarefas de marketing. Karen, do setor financeiro, cuidará das finanças. Mas mesmo quando as responsabilidades são claras, converse com os membros da sua equipe primeiro.

Você pode descobrir que Karen e Jane pediram para estar nessa equipe para aprender mais sobre outras áreas da empresa, então quando você as designa para suas áreas de especialização, elas podem ficar frustradas.

Essa conversa é fundamental para ter um ótimo relacionamento de equipe.Embora você seja responsável pelo resultado final do projeto, você não obterá grandes resultados sem os membros da equipe que estão a bordo. Em suma, capacite os membros de sua equipe, solicitando sua opinião e suas preocupações. Quando o projeto está completo e é um sucesso, toda a equipe pode sentir orgulho, sabendo que cada um deles desempenhou um papel ativo em seu sucesso.

Cheque duplo com o chefe

Se, depois de conversar com os membros de sua equipe, você determinar que a única maneira de realizar essa tarefa é atribuir tarefas que uma ou mais pessoas acharão desagradáveis, converse com seu chefe antes de fazer as atribuições.

Por quê? Você quer ter certeza de ter o backup de que precisa e de não ter negligenciado uma opção que tornará as tarefas mais satisfatórias para os membros da equipe.

Tome pelo menos uma tarefa péssima

Todos podem saber que você foi escolhido para liderar este time por causa de seu histórico de sucesso, mas também é importante arregaçar as mangas e entrar na mistura de coisas.

Assumir algo difícil ou desagradável envia a mensagem de que você faz parte da equipe e que você se importa com seus colegas de equipe. Atribuir as tarefas desagradáveis ​​envia a mensagem de que você acha que é melhor do que seus colegas de equipe.

Isso não significa que você tenha que fazer todas as tarefas ruins. Mas verifique se eles estão divididos entre os membros da equipe. O que é desagradável varia de equipe para equipe, mas todo projeto tem algo que ninguém quer fazer. Muitas vezes, há inúmeras tarefas que todos gostariam de evitar. Certifique-se de que eles sejam divididos de forma justa e que você faça a sua parte.

Dê um feedback imediato

Lembre-se de feedback é mais do que dizer, "ótimo trabalho" ou "mau trabalho" é "que foi um ótimo trabalho porque …" e "que não saiu tão bem porque …" Sem as frases porque ninguém aprende. E, desde que você esteja procurando fornecer feedback, certifique-se de que está aceitando o feedback dos membros de sua equipe.

Mais uma vez, você está capacitando-os a fazer um ótimo trabalho e lembrá-los de que o sucesso deles é o seu sucesso e que todos estão juntos nisso. Ao fornecer feedback e ensiná-los a fazer uma tarefa, especialmente se você tiver mais experiência, estará criando um ambiente de trabalho positivo.

Mantenha todos informados

Como líder de equipe, você reportará o progresso aos gerentes e líderes seniores de sua organização. Certifique-se de levar as informações dessas reuniões de volta para sua equipe. Além disso, deixe seu grupo saber o que você vai dizer nessas reuniões.

Além disso, dê crédito a todos, especialmente quando o elogio está envolvido. O projeto está indo bem porque você é fabuloso? Bem, claro, mas não diga isso. Diga que o projeto está indo bem porque a equipe é fabulosa. Todos saberão que você faz parte do time.

Mas e se o projeto estiver indo horrivelmente? Você compartilha a culpa? Sim, mas apenas em particular. Você vai para os membros da equipe individualmente e trabalha para ajudar a mudar sua direção ou contribuição. Se isso não funcionar, você vai ao seu chefe e resolve os problemas.

Se você tem o poder de remover pessoas da equipe, agora é a hora de fazê-lo, mas se não tiver, você pode conversar com a pessoa que faz isso. Mas faça o que fizer, não comece a fofocar ou reclamar sobre os membros de sua equipe. Isso destruirá a moral deles e piorará tudo.

Lembre-se de que um projeto de equipe liderado com sucesso pode impulsionar sua carreira, melhorar sua reputação profissional e tornar seu trabalho visível em sua organização. O resultado pode ser atribuições adicionais ou uma promoção.

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Suzanne Lucas é uma escritora freelancer que passou 10 anos em recursos humanos corporativos, onde contratou, demitiu, gerenciou os números e conferiu com os advogados.