Como responder a uma solicitação de verificação de referência

Responder a uma solicitação de verificação de referência é um assunto complicado. O medo de represálias e ações judiciais impedem que muitos empregadores respondam. Essas recomendações ajudarão você a responder razoavelmente a solicitações de verificação de referência, protegendo os interesses legítimos de sua empresa e de seus funcionários atuais.

Siga a política de verificação de referência estabelecida da sua empresa

Primeiro, muitas empresas solicitam que os gerentes enviem solicitações de referência por escrito para Recursos Humanos. Se a referência do gerente for positiva, no entanto, você pode concordar em fazer com que o gerente forneça uma referência verbal diretamente a um empregador.

Tudo o que é enviado em um formato escrito deve vir de Recursos Humanos, ou a equipe de RH deve rever a resposta por coerência e proteger os melhores interesses da empresa. Um formato de verificação de referência comum solicita que você forneça essas informações sobre o antigo funcionário.

• Cargo e, ocasionalmente, responsabilidades de trabalho,
• Salário final,
• Datas de emprego,
• Fornece uma lista de verificação que pede ao antigo empregador que classifique características como "trabalho em equipe" e "confiabilidade".

É melhor deixar esta documentação para os Recursos Humanos - pelo menos, peça à equipe de RH para analisar qualquer resposta por escrito que você esteja pensando em enviar. Não responda a perguntas que lhe peçam para avaliar numericamente um ex-funcionário em qualquer aspecto de seu trabalho ou características de trabalho.

Classificações numéricas não são comparáveis ​​com base em qualquer significado compartilhado da definição do termo, nem é o significado dos números em uma escala numérica definida nesses formulários. Portanto, na melhor das hipóteses, é uma comunicação falha. Na pior das hipóteses, pode prejudicar as perspectivas de emprego do seu ex-empregado.

Garantir que o funcionário tenha uma autorização assinada no arquivo

Em segundo lugar, verifique se a assinatura do ex-funcionário, autorizando a verificação de referência, está na documentação enviada pela empresa solicitante. Sem a permissão de concessão de assinatura do ex-funcionário, você não deve fornecer nenhuma informação sobre o funcionário.

Responda a uma solicitação de verificação de referência com uma referência positiva

Se o gerente puder, com poucas reservas, recomendar o ex-funcionário, em consulta com a equipe de RH, o gerente poderá retornar a chamada ao empregador inquiridor. Ao responder a uma chamada telefônica, o gerente deve certificar-se de que a assinatura do funcionário que autoriza a verificação de referência esteja arquivada no Departamento de Recursos Humanos antes de retornar a chamada telefônica.

Quando um ex-empregado era um bom funcionário e deixava sua empresa em boas condições (talvez um cônjuge seja realocado e a distância não fosse comutável), você deseja dar assistência ao ex-funcionário para encontrar um novo cargo.

Ou, talvez, você tenha sido usado como referência por um funcionário que relatou a você de uma só vez, embora não mais recentemente. Se você tiver comentários positivos sobre o funcionário, poderá responder ao potencial empregador com os comentários positivos que você pode contribuir.

Questões de verificação de referência que você não deseja tocar

Responda apenas às perguntas que você estiver à vontade para responder se receber uma chamada telefônica ou um documento de solicitação de referência. Um gerente deve apenas falar com as áreas de habilidades e experiências do funcionário sobre as quais ele tem conhecimento direto. Existem várias perguntas que um gerente não deve responder:

• Exemplo de Pergunta: Preveja se o seu ex-funcionário será bem-sucedido no cargo para o qual está sendo considerado. (Tem uma bola de cristal, alguém?) Você não pode responder a essa pergunta. Mesmo que a posição pareça semelhante, você não pode prever os colegas de trabalho, a cultura do empregador, seu relacionamento com os clientes ou a miríade de fatores que ajudam um funcionário a ter sucesso - ou não.

  Boa resposta: Quando a funcionária trabalhava para mim, em seu cargo na empresa, ela era uma grande colaboradora cujo trabalho foi apreciado.

• Exemplo Pergunta: Quais eram as fraquezas do funcionário?

  Boa resposta: ela não tinha pontos fracos dignos de menção que afetassem sua capacidade de desempenhar bem seu trabalho quando trabalhava para mim.

• Exemplo Pergunta: Por que o funcionário deixou a posição em que ela se reportou a você?

  Boa Resposta: Ela procurou aumentar a responsabilidade e completar seus conhecimentos sobre nossa empresa e produtos.

  Boa Resposta: Ela deixou a nossa organização por motivos pessoais que eram importantes para ela.

Esses são os tipos de perguntas de verificação de referência que um possível empregador fará se você retornar uma chamada telefônica de verificação de referência.

Responder a um pedido de verificação de referência: não positivo

Se o funcionário deixou sua empresa em uma nuvem, se o funcionário foi ruim para seu trabalho, um funcionário que não contribui por outras razões ou não é gerenciável, encaminhe a chamada ou o formulário para a equipe de Recursos Humanos para obter uma resposta padrão.

Às vezes, há circunstâncias incomuns em torno de um funcionário deixar sua empresa. Talvez um funcionário estivesse assistindo pornografia em seu computador - sim, ele pediu ao diretor de RH que fosse uma de suas referências. Outro ex-funcionário pode ter ameaçado violência ou cometido um ato violento enquanto empregado por sua empresa.

Embora esses ex-funcionários raramente listem sua empresa como referência, esteja preparado. Essas chamadas devem ser enviadas para a equipe de RH para a resposta padrão.

Há uma ressalva aqui, no entanto. Converse com seu advogado antes de responder a qualquer verificação de referência sobre um funcionário potencialmente violento. Se você não revelar um comportamento violento a um possível empregador, e o ex-funcionário cometer um ato violento enquanto estiver empregado pelo novo empregador, sua empresa poderá ser responsabilizada por não revelar essas informações. Então, verifique com seu advogado em quaisquer circunstâncias incomuns em que você se separou de um empregado.

Quando um ex-funcionário solicita uma carta de referência genérica

Dar aos ex-funcionários uma carta de referência genérica não é recomendada. Uma vez que um documento existe, ele vive para sempre. Funcionários em potencial forneceram aos escritórios de RH cópias de cartas com 10 e 20 anos de atraso, às vezes pouco legíveis em várias sessões de fotocópia.

Depois de um certo período de tempo, você não tem idéia de que tipo de empregado seu ex-funcionário se tornou - a menos que ele ou ela seja a rara exceção que mantém contato. E você nunca sabe como o funcionário usará sua carta ou como suas palavras serão interpretadas por possíveis empregadores. Adote uma política que declare que os gerentes nunca devem fornecer cartas de referência genéricas e escritas.

Informe ao ex-funcionário que sua empresa terá prazer em fornecer confirmação de emprego de Recursos Humanos a empregadores específicos que perguntem diretamente.

Considerações finais sobre como responder a uma solicitação de verificação de referência

Poucos funcionários estabelecem uma meta de falha no trabalho. No entanto, os funcionários falham e as empresas e funcionários se separam. Tenha em mente quando lhe for solicitada uma referência de que todo ex-funcionário merece a oportunidade de começar de novo - não importando os termos em que se separaram da sua organização.

Talvez o ex-funcionário não fosse adequado para o cargo que ocupava na sua empresa. A cultura da sua empresa pode ter sido um completo descompasso com as necessidades do funcionário. O empregado pode ter tido uma visão diferente para os requisitos de seu trabalho em relação ao de seu chefe. Talvez sua vida pessoal e casamento estivessem se desfazendo durante seu mandato com sua empresa.

Você nunca sabe todos os detalhes e razões sobre por que um funcionário falha ou segue em frente. É fácil com o funcionário de alto desempenho que você se arrepende de perder para um emprego melhor, uma mudança de família ou uma oportunidade de sonho. É mais difícil com o performer marginal.

Seja honesto ou forneça informações mínimas. Não faça previsões de sucesso de bola de cristal nem forneça classificações numéricas e classificações por termos indefinidos. Se necessário, forneça as informações mínimas que descrevem o desempenho do ex-funcionário. Sempre que possível, dê uma folga ao funcionário e converse com o possível empregador.

Números recentes relativos à verificação de referência indicaram que os empregadores estão levando a verificação de referência muito a sério nos dias de hoje. Mais de 90% dos empregadores conferem referências. Sempre que possível, dê um tempo aos seus ex-funcionários - quando você puder fazê-lo em boa consciência.