Kit de ferramentas de avaliação do sistema de rastreamento de candidatos

Encontrar o sistema de rastreamento do candidato certo que atenda a todas as necessidades da sua organização pode ser uma tarefa imensa. Pode ser um desafio saber até onde começar ao considerar sistemas de rastreamento de candidatos e como comparar cada solução.

Aqui você encontrará áreas importantes para investigar, perguntas a fazer e respostas para analisar durante o processo de avaliação dos sistemas de rastreamento do candidato. Essas informações guiarão sua empresa na busca pelo sistema de rastreamento de candidatos apropriado para atender às suas necessidades.

Identificar os tomadores de decisão do sistema de rastreamento de candidatos

Uma empresa deve se organizar internamente antes de iniciar qualquer processo de avaliação de sistemas de rastreamento de candidatos. Ao se preparar para avaliar um sistema de rastreamento de candidatos, é essencial formar uma colaboração de partes interessadas e dar a esses tomadores de decisão tempo para chegar a uma decisão informada.

Seu comitê de seleção deve estar preparado para avaliar os pontos fortes e fracos de cada fornecedor do sistema de rastreamento do candidato. O comitê de seleção deve incluir esses membros.

• Executivo de seleção: geralmente é um vice-presidente sênior (SVP) ou vice-presidente (VP) de recursos humanos que pode capacitar os outros membros do comitê com uma diretiva e uma visão claras. A pessoa também deve ter a capacidade de explicar a seleção do fornecedor em termos de Retorno sobre o Investimento (ROI) para suas contrapartes.
• Gerente de seleção: essa pessoa deve ter um entendimento completo do processo de contratação e dos pontos problemáticos da empresa para criar táticas de pesquisa e seleção adequadas.
• Membro do Comitê: Para garantir que a voz dos usuários seja representada e que a adoção bem-sucedida da solução escolhida ocorra.

• Colaboradores do Comitê: são membros de outros departamentos que fornecem informações adicionais para o processo de seleção do sistema de rastreamento do candidato. Aqueles com experiência financeira podem fornecer informações sobre a estabilidade financeira dos fornecedores ou comparar o custo total de cada sistema de acompanhamento do candidato em relação ao orçamento do projeto. Os colaboradores de TI podem educar os membros do comitê sobre os recursos técnicos dos sistemas de rastreamento de candidatos dos fornecedores e ajudar a comparar cada solução com o sistema atual.

  Os membros do comitê devem ser pessoas que possam reconhecer o valor das ferramentas tecnológicas, a otimização de processos e o atendimento ao cliente no que se refere à sua visão corporativa de gestão de talentos.

Documente seu processo de contratação atual

Depois de reunir o comitê de seleção do sistema de acompanhamento do candidato, sua primeira tarefa é criar um documento que acompanhe o processo da requisição do funcionário, o processo de contratação e a função do gerente de contratação, do recrutador e do candidato para concluir uma contratação.. Então seu comitê deve discutir por que cada passo é necessário e o que aconteceria se fosse eliminado.

Simplifique seu processo de contratação e garanta que cada etapa agregue valor e ajude a produzir contratações de qualidade. Isso permitirá que seu comitê compare as necessidades do seu processo de contratação com as capacidades de cada sistema de rastreamento do candidato. Essa avaliação é uma ótima oportunidade para aprender sobre as melhores práticas de contratação e revisar e otimizar seu processo de contratação atual.

Identifique os requisitos para seu sistema de rastreamento de candidatos

Agora que você identificou claramente o processo de contratação de sua empresa, seu comitê está totalmente preparado para identificar os requisitos de sua empresa para um sistema de rastreamento de candidatos. Tenha em mente que você deseja ter uma resposta clara para as seguintes perguntas:

• Por que você está comprando este sistema de rastreamento de candidatos?
• Seu atual processo de contratação está alinhado com os objetivos da sua empresa?

Manter essas questões em mente ajudará seu comitê a defender a solução de rastreamento do candidato. Para que o sistema de rastreamento do candidato escolha ter uma forte conexão com o ROI, seu comitê deve criar expectativas claras sobre o que você deseja em um sistema de rastreamento do candidato.

Seu sistema de rastreamento de candidatos deve criar um melhor relacionamento entre os recrutadores e os gerentes de contratação, simplificar o processo de criação e aprovação de requisições e melhorar a qualidade das contratações. Seu sistema de rastreamento de candidatos deve simplificar os esforços de recrutamento de profissionais de recursos humanos por meio da automação, criando um processo de contratação mais eficiente e econômico. Este é o momento perfeito para enfrentar desafios comuns de RH, como:

• Alto volume de currículos sem nenhuma maneira eficaz de aceitar, revisar e gerenciar.
• Alto volume de oportunidades de trabalho com comunicação interna incômoda.
• Incapacidade de acessar informações rapidamente e relatar todas as métricas de recrutamento.
• Perdendo candidatos qualificados devido ao armazenamento aleatório de currículos.
• Duplicação de esforços de recrutamento entre várias filiais e divisões no local ou no exterior.
• Gastos excessivos de manutenção e suporte de TI com tecnologia doméstica.
• Rastreamento ineficaz de dados de conformidade do EEO-OFCCP.

• Lutando para obter a devida atenção da TI para atualizações e aprimoramentos de tecnologia.

Além disso, aproveite esta oportunidade para considerar o valor das melhorias de novos processos e tecnologias, como:

• evitando usar diferentes módulos,
• melhorar a comunicação e
• abordando questões globais.

Para manter isso gerenciável, você precisa identificar os "itens essenciais" essenciais para eliminar fornecedores não qualificados. Por exemplo, como um fator fundamental, seu comitê pode decidir que você considerará apenas fornecedores que fornecem uma solução baseada na Web, em oposição a um sistema instalado, já que a solução hospedada elimina qualquer ônus sobre sua equipe de TI.

Identifique os requisitos para seu sistema de rastreamento de candidatos

Identificar metas de negócios claras conectará suas prioridades aos seus requisitos. É imperativo que o seu comitê permaneça focado nos requisitos iniciais do sistema. O comitê deve evitar ser distraído por elementos do sistema que não estão alinhados com as prioridades da sua empresa. Você reconheceu os importantes objetivos de negócios e principais requisitos a serem considerados ao formar seus próprios objetivos.

Requisitos-chave a serem considerados em um sistema de rastreamento de candidatos

• Eficiência do processo: A centralização de um processo pode melhorar uma variedade de tarefas, incluindo, mas não se limitando a, requisições de tarefas, rastreamento, gerenciamento de programas de encaminhamento e transferência de funcionários.
• Permite que os candidatos se inscrevam rápida e facilmente em sua organização para salários e contratações por hora sem passar por várias páginas de perguntas.
• Pode facilitar o recrutamento de alto volume, mantendo o custo efetivo.
• Uma solução escalável e altamente configurável que pode ser configurada em nosso processo exclusivo de gerenciamento de contratação e capaz de acomodar nossas necessidades em evolução à medida que nossa organização cresce ou nossos processos mudam.
• Capacidades de relatórios aprimoradas: Muitas organizações são desafiadas a determinar seus gastos totais com fornecedores, fornecimento e comparação de métricas. A coordenação por meio de uma única fonte permitirá um relatório centralizado preciso.
• Permite que os recrutadores pesquisem no banco de dados todas as informações e por parâmetros específicos.
• Inclui uma Central de Relatórios que permite que os usuários executem relatórios ad-hoc e salvem critérios para uso futuro, além de executar relatórios padrão do setor, incluindo custo por contratação, tempo de preenchimento, eficácia da fonte e muito mais.

Construa Identidade de Marca e Conscientização

• Criar uma conexão entre um candidato e uma experiência de emprego positiva criará o reconhecimento da marca. Uma marca forte pode gerar confiança que impulsionará o tráfego de candidatos e melhorará seu pool de talentos.
• As páginas da Web do Centro de carreira com marca podem ser acessadas no site da sua empresa.
• Permite que os recrutadores publiquem facilmente informações de carreira no site da empresa.
• Fornecer recursos em vários idiomas para suporte global.
• Conformidade com EEO / AAP.
• A capacidade de manter uma medida precisa de tais informações continuará de acordo com os regulamentos federais e evitará quaisquer ações legais contra a organização. Também ajudará a estabelecer a qualidade do candidato.
• Capaz de capturar, rastrear e relatar dados voluntários de EEO, mantendo-se em conformidade com as diretrizes estabelecidas pelo EEO / OFCCP.
• Capaz de pré-seleção de candidatos com perguntas de eliminação, a fim de indicar aqueles que atendem às qualificações básicas para o cargo.
• Melhoria das comunicações
• Estabelece um ambiente que informa efetivamente, unificará todos os usuários e simplificará as operações da organização.
• Inclui um centro de comunicação para facilitar a comunicação entre recrutadores, gerentes de contratação e candidatos. Também permite aos usuários agendar compromissos, deixar notas e entrevistar feedback, enviar mensagens em massa e responder automaticamente aos candidatos após o recebimento do currículo.

Suporte ao cliente para o sistema de rastreamento de candidatos

• A adoção total do usuário depende do nível de suporte ao cliente fornecido pelo fornecedor durante e após a implementação.
• Equipe de suporte prontamente disponível, dedicada a gerenciar problemas de empresas e usuários, empregando as melhores práticas do setor.
• O mais alto nível de suporte disponível gratuitamente para sua empresa.

Avaliação de fornecedores de sistemas de rastreamento de candidatos

É recomendável que você peça uma Solicitação de Proposta (RFP) de fornecedores em potencial que sua comissão decidiu considerar. Esta é sua oportunidade de obter esclarecimentos sobre qualquer assunto para ajudar seu comitê a determinar se o software de rastreamento do candidato pode fazer o trabalho necessário. Seu comitê deve considerar as seguintes questões importantes para elaborar uma RFP eficaz:

• O sistema suporta as principais preocupações da sua comissão? Isso está ligado à parte anterior do processo de avaliação; você deve conhecer seu processo completamente antes de poder determinar quais recursos são necessários. Seu comitê não pode se distrair com soluções que podem oferecer funções que não são sua principal prioridade. Embora possam parecer atraentes, muitos recursos e funções chamativos não criarão qualquer valor para sua organização se não forem adotados por seus usuários.
• O fornecedor instalou o sistema em outra organização de tamanho semelhante?
• Seu comitê deve ter acesso a referências que possam lhe dar uma visão sobre questões como satisfação do cliente e acompanhar o processo de implementação e taxas ocultas. Lembre-se de que os recursos não têm valor sem uma forte adoção pelos usuários.
• O que o processo de implementação envolve? Ter uma taxa de adoção bem-sucedida começa com a implementação adequada. Você quer ter certeza de que o fornecedor escolhido não deixa seus usuários sem treinamento adequado e suporte contínuo. A implementação deve centrar-se no processo de recrutamento da sua organização, não aprendendo como se adaptar ao seu sistema.

  Você nunca deve ter a impressão de que seu programa de implementação o deixará perdido e inseguro quanto aos recursos do fornecedor. Durante o processo de avaliação, sua comissão deve ter a impressão de que, com base nas prioridades e metas de negócios de seu departamento, sua implementação criará uma base sólida para uma longa parceria com o provedor do sistema de rastreamento do candidato. Lembre-se de que a alta adoção do usuário ao sistema de rastreamento do candidato gerará um ROI mais alto.

Mais sobre a avaliação de fornecedores de sistemas de rastreamento de candidatos

• Qual é a visão e estratégia de crescimento do fornecedor? O fornecedor deve demonstrar liderança e visão como líder de mercado. Para apresentar uma solução abrangente, o fornecedor deve levar em consideração suas necessidades específicas e se preparar para mudanças e crescimento no futuro.
• Determine se esta solução contribui para o seu plano de negócios global? No final, o Executivo de Seleção provavelmente precisará exibir um ROI esperado para defender a solução.

  O Executivo de Seleção deve procurar economizar em coisas como publicidade de recrutamento, valor de empregado do uso de firmas de pesquisa e otimização de processo fornecida pelo fornecedor. A empresa também deve economizar na retenção de funcionários e na qualidade do candidato. Pode ser complicado criar um documento detalhado de consultas que abranja todos os tópicos necessários para avaliar um sistema de rastreamento de candidatos.

• Além de recursos e funções, seu comitê deve discutir a capacidade do fornecedor de atuar como parceiro de longo prazo da sua organização. Como o seu comitê conduz o processo de avaliação do fornecedor, você deve considerar fatores como:
• Estabilidade financeira: Realizar due diligence sobre as demonstrações financeiras de todos os possíveis fornecedores sob revisão. Você encontrará este é um tópico perfeito através do qual seu contribuidor do comitê financeiro pode guiá-lo.
• Qualidades dos Parceiros Estratégicos: Para oferecer uma solução completa, alguns fornecedores farão parcerias com outras empresas de serviços para oferecer a seus clientes um conjunto mais abrangente de serviços. Seu comitê deve estar ciente de quaisquer parcerias que estejam envolvidas com os fornecedores concorrentes. As informações podem fornecer uma visão da possível parceria entre sua empresa e o fornecedor.
• Capacidades de Recrutamento: Independentemente do tamanho da sua empresa, é necessário garantir que o fornecedor tenha a capacidade de oferecer suporte ao ciclo de vida completo do funcionário, desde o rastreamento do candidato, a integração, o planejamento da sucessão até o embarque. Isso impedirá que sua empresa saia da solução, o que provavelmente resultaria em agravamento, uma nova avaliação e taxas de implementação dispendiosas.
• Desenvolvimento Futuro de Produto: Certifique-se de que o fornecedor transmite uma forte compreensão dos desafios que o recrutamento enfrenta agora e no futuro. O fornecedor escolhido deve seguir as novidades da tecnologia e do setor para se ajustar às suas necessidades em constante mudança e garantir que as configurações da solução estejam sendo usadas em todo o seu potencial.
• Integração com o HRIS: Embora você possa querer que o colaborador de seu comitê de TI forneça informações sobre esse assunto, ele não deve influenciar seu comitê a usar um sistema de rastreamento de candidatos que não atenda adequadamente a todo o departamento. Qualquer fornecedor que valha a pena considerar deve fornecer a capacidade de mover informações importantes de seu sistema para o sistema HRIS com dificuldade mínima.

Resumo da seleção de fornecedores para sistemas de rastreamento de candidatos

O cronograma para um processo de seleção de fornecedores para um sistema de rastreamento de candidatos pode variar de um mês a seis ou mais para ser concluído. O seguinte é um cronograma sugerido que permitirá que seu comitê projete um cronograma para o processo de seleção de fornecedores para um sistema de rastreamento de candidatos.

Esteja ciente de que isso está sujeito a alterações com base em uma data de implementação preferencial.

Linha do tempo para sua seleção de fornecedores para sistemas de rastreamento de candidatos

• Formar um comitê de seleção - 1 semana
• Identifique as necessidades da empresa - 1 a 2 semanas

Avalie objetivamente os fornecedores em relação às necessidades identificadas da empresa com o seguinte processo:

1. Crie uma longa lista de possíveis fornecedores - 1 semana
2. Solicite RFPs para fornecer esclarecimentos sobre qualquer assunto ou preocupação - 4 semanas
3. Crie uma lista com seus principais critérios de avaliação - 1 a 2 semanas
4. Finalize um fornecedor - 3 a 6 semanas
5. Demonstrar vários sistemas - o mais rápido possível
6. Apresentações de vendas - o mais rápido possível
7. Visitas ao site - conforme necessário

Tenha em mente que o principal objetivo de um sistema de rastreamento de candidatos é capacitar seus usuários. Os membros do comitê devem ser capazes de reconhecer e valorizar as ferramentas tecnológicas, a otimização de processos, a visão da empresa e o suporte ao cliente, a fim de restringir estrategicamente os fornecedores a uma pequena lista de possibilidades reais.

É provável que sua lista curta não tenha muitas diferenças funcionais distintivas; Portanto, é importante manter os elementos menos tangíveis desse fornecedor em mente.

Seu comitê deve procurar fontes de informação, como o site do fornecedor, grupos de notícias, portais de recursos humanos e feiras. Conecte-se com colegas de outras empresas semelhantes em tamanho, necessidades e setor para aprender com suas experiências.

A parceria com um fornecedor orientado a serviços que seja o mais compatível com a visão e as metas da sua organização para o futuro será inestimável para todos os principais participantes da avaliação, seleção e implementação do sistema de rastreamento do candidato.

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