Práticas de gerenciamento de reuniões ajudam a melhorar a produtividade

Nós gastamos muito do nosso trabalho vive em reuniões. Em muitos casos, práticas inadequadas de gerenciamento de reuniões resultam no uso improdutivo do tempo dos participantes. Em um artigo relacionado, oferecemos orientação sobre transformar cinco cenários de reuniões comuns em eventos produtivos. Aqui estão algumas ideias adicionais para apoiar o fortalecimento da utilidade, produtividade e impacto das reuniões.

Chave de gerenciamento de reuniões - Stand PAT

Alguns gerentes empregam um P.A.T. abordagem às reuniões, exigindo uma Purpose, um UMAgenda e um Timeframe. Armar os participantes com esses pontos críticos de contexto antes da sessão garante que as pessoas apareçam preparadas para participar e apoiar a intenção geral da reunião. Um claro P.A.T. esboço ajuda a garantir uma sessão produtiva.

Você deve ser capaz de definir o propósito da reunião em 1 ou 2 sentenças no máximo. "Esta reunião é para planejar a nova campanha de marketing" ou "esta reunião é para revisar a nova política de envio para lidar com devoluções". O objetivo ajuda a garantir que todos saibam por que estão ali, o que precisa ser feito e como orientar o progresso e chegar a uma conclusão.

Defina uma agenda. Liste os itens que você irá revisar / discutir / inspecionar. Gostamos de atribuir um limite de tempo a cada item da agenda (veja abaixo) e identificar a pessoa responsável por moderar a discussão. Definir um período de tempo; no mínimo, defina um horário de início e término. Também recomendamos definir uma duração para cada item da agenda. Estes devem totalizar para o período geral da reunião.

Comece suas reuniões no horário

Se você trabalha em uma dessas culturas em que as pessoas chegam às reuniões até cinco ou dez minutos após o horário de início programado, é hora de começar uma nova tendência. Uma empresa incentiva seus gerentes a fechar a porta no horário de início programado, e os atrasados ​​não são bem-vindos. Embora isso possa ser mais draconiano do que você gostaria de agir, você não deve ter nenhum escrúpulo em fazer a reunião, revisar o objetivo e confirmar as expectativas e o momento.

Não espere que os retardatários apareçam. Quando alguém chega atrasado, não volte e analise o que já foi coberto. Continue com os tópicos da reunião. Isso será estranho para o retardatário e aumentará as chances de ele chegar a tempo na próxima reunião.

Se o organizador / patrocinador da reunião não aparecer a tempo, considere a reunião cancelada e volte ao trabalho. Um período de espera de cinco a sete minutos é razoável. As probabilidades são, o organizador da reunião teve uma dificuldade inesperada e preferiria que você não perdesse seu tempo esperando por ele.

Mantenha a reunião no tópico

Uma boa prática é atribuir a alguém o papel de manter todos em dia durante a reunião. Demasiadas vezes, as discussões derivam e depois degradam-se num turbilhão de opiniões, ideias, factos e emoções. Em vez disso, atribua o papel e informe a todos os participantes que este indivíduo irá intervir se e quando a discussão sair da agenda e do item específico da discussão. Em algumas empresas, esse papel é referenciado como "Traffic Cope", em outros, "Topic Keeper". Independentemente do rótulo, o papel é extremamente útil para fortalecer a eficácia e a produtividade de suas reuniões.

Se tópicos adicionais surgirem fora da agenda, mas importantes para discussão, eles devem ser claramente capturados e colocados no “estacionamento” para futura consideração e discussão ou para uma reunião discreta. O proprietário da reunião se reserva o direito de permitir uma discussão divergente secundária se ela suportar o propósito geral da reunião.

Manter e distribuir notas / minutos da reunião

Alguém, além do organizador da reunião, deve manter as atas da reunião. Uma boa gravação da ata incluirá:

• Hora da reunião, data e local
• Descrição do objetivo
• Cópia da agenda
• Lista de participantes e uma lista daqueles que não compareceram
• Um resumo detalhado da lista de conclusões, itens de ação, responsabilidades e datas para conclusão. Muitos observadores usam a agenda como um guia para listar as conclusões e ações.
• Reunião de acompanhamento planejada, se for realmente necessário.

O ideal é distribuir as notas da reunião o mais rapidamente possível após a conclusão da reunião e dentro de um dia útil. As atas e notas servem como um lembrete importante para os participantes, bem como uma fonte de informações para outras partes interessadas ou, para aqueles que perderam a reunião. As atas são uma ótima ferramenta para alavancar para lembrar as pessoas e equipes de suas ações de acompanhamento comprometidas.

The Bottom Line

É possível que uma reunião resulte em um resultado positivo, ajudando a impulsionar projetos e pessoas, simplesmente não conte com isso. Um pouco de diligência e fortalecimento deliberado de suas técnicas de gerenciamento de reuniões aumentará suas chances de gerar um bom resultado.

Atualizado por Art Petty