Como reduzir o custo de viagens de negócios de funcionários

Com alguma simpatia pelos empregadores que estão tentando controlar os custos de viagem, pedir aos funcionários que dividam os quartos não é por onde começar - ou terminar.

Essas idéias são menos estressantes e ofensivas para o funcionário médio que viaja a negócios para seu empregador. Os funcionários são humanos normais que querem apenas privacidade e distância dos colegas de trabalho durante uma viagem de negócios, especialmente se tiverem passado o dia com colegas de trabalho. Os empregadores não precisam pedir aos funcionários para dividir os quartos.

Outras maneiras de economizar no custo de viagens de negócios de funcionários

• Exigir que os funcionários viajem no mesmo dia, sempre que possível.
• Desenvolver e implementar uma política de viagem firme que forneça detalhes específicos sobre pagamentos de diárias em vários destinos, cadeias de hotéis preferenciais em que o empregador pode ter estabelecido uma taxa de desconto, reembolsos de despesas e limites que exigem assinatura do gerente antecipadamente, se excedidos.
• Mantenha os funcionários à letra da lei, conforme estabelecido na política de viagens, sem autorização prévia de exceções. Não reembolsar despesas que não foram permitidas pela política ou exceção.

• Renegocie ou negocie tarifas corporativas com cadeias de hotéis comuns aos seus destinos. Procure por hotéis que oferecem comodidades como um café da manhã de cortesia, um coquetel de cortesia, lanches e aperitivos à tarde, além de geladeiras e cafeteiras nos quartos. Exigir que os funcionários usem esses hotéis e comodidades quando estiverem disponíveis.
• Use uma cadeia de hotéis mais barata ao fazer reservas. A maioria dos funcionários doava uma estrela para um quarto particular. Não espere padrões mais baixos em áreas como limpeza e outras comodidades de conforto para funcionários de hotéis classificados com menos estrelas. Pesquise funcionários em viagem periodicamente para garantir que os locais selecionados atendam às suas necessidades.

• Use um serviço de reserva de viagens consistente, como o American Express Global Business Travel, para ajudar a controlar os custos. Eles ajudarão você a planejar, adotar políticas, economizar custos e limitar os gastos dos funcionários. Até mesmo os serviços de viagens locais podem ajudá-lo a economizar em viagens de negócios, mas a vantagem para uma empresa da American Express é seu alcance nacional e internacional e seus serviços on-line.
• Faça acordos com uma companhia aérea para usar seus serviços sempre que possível para receber um desconto corporativo em cada voo. Exigir que os funcionários usem o serviço de reservas da companhia aérea, por exemplo, a Southwest Airlines Corporate Travel. Os empregadores também podem economizar quando os aviões são reservados com antecedência.

• Faça com que os funcionários que tomam decisões de viagem de última hora obtenham autorização. Em um caso, em uma empresa cliente, um bilhete de avião que teria custado US $ 300 se reservado com algumas semanas de antecedência custava mais de US $ 1200, quando o funcionário fez a reserva dois dias antes do evento. Isso só deve acontecer em uma emergência, já que a maioria dos ingressos é transferível, mesmo que eles não sejam reembolsáveis.
• Reduza os custos de viagem em outras áreas, como refeição e álcool por dia e transporte. Varie as diárias pelo local. A cidade de Nova York é cara em comparação a Las Vegas, por exemplo. Áreas menores, não-resort, são ainda mais acessíveis. Sua política de viagens deve refletir os custos que seus funcionários terão ao viajar para diferentes estados e localidades.

• Experimente reuniões virtuais, serviços como o Skype for Business e vídeos. Embora inicialmente desconfortável, as reuniões não presenciais são uma habilidade adquirida. Os funcionários ficam mais confortáveis ​​à medida que usam esses serviços ao longo do tempo. Os webinars funcionam bem para vários tipos de treinamento, especialmente seminários que permitem a participação de vários funcionários.
• Exija que seus funcionários usem serviços de transporte público e de transporte menos dispendiosos, quando estiverem disponíveis, em vez de táxis, especialmente quando os funcionários viajam entre aeroportos e hotéis. A maioria das grandes conferências oferece serviço de transporte gratuito entre os hotéis e o centro de conferências. Menos uso de táxi ou a exigência de que os funcionários se reúnam para pagar por um táxi coletivo podem economizar muito dinheiro.

Pedir a funcionários adultos que façam reservas em tempo hábil, incluam despesas com orçamento em suas viagens de negócios e explorem outras opções além de viagens para reuniões e treinamento é a maneira correta de simplificar os custos das viagens de negócios. Eles são respeitosos com os funcionários.

Eles beneficiam o empregador porque os funcionários se sentem respeitados e cuidados, o que produz moral positivo. Eles mantêm o ciclo de relacionamento positivo indo na direção certa.

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