Como saber quando você precisa de uma política da empresa

As políticas e procedimentos da empresa garantem um local de trabalho seguro, organizado, convivial, empoderador e não discriminatório. Políticas protegem os funcionários de um ambiente livre de favoritismo e tratamento injusto. Mas se você tentar criar políticas para cada contingência, não terá a latitude de gerenciamento necessária para atender às necessidades individuais dos funcionários. Ter demasiadas políticas também aumenta a probabilidade de os gestores as aplicarem de forma desigual e injusta.

Você pode encontrar um equilíbrio saudável. Na maioria das circunstâncias, se você abordar diretamente os funcionários que estão se comportando de maneira inadequada ao seu local de trabalho, talvez não seja necessário desenvolver uma nova política da empresa.

Diretrizes Políticas

Considere criar uma política nessas situações:

• Se as ações dos funcionários indicarem confusão sobre a maneira mais apropriada de se comportar (códigos de vestimenta, e-mail, políticas de internet ou uso de smartphone)
• Se os funcionários precisarem de orientação sobre como lidar com situações comuns (padrões de conduta, despesas de viagem ou compra de mercadorias da empresa)
• Para proteger a empresa legalmente (investigação consistente de acusações de assédio, contratação não discriminatória ou promoção)
• Permanecer em conformidade com as políticas e leis governamentais (FMLA, ADA, EEOC ou salário mínimo)
• Estabelecer padrões de trabalho, regras e regulamentos consistentes (disciplina progressiva, regras de segurança, regras de quebra ou regras de tabagismo)

• Fornecer tratamento consistente e justo aos funcionários (elegibilidade para benefícios, folga remunerada, assistência em aula, tempo de luto ou dever do júri)

Pode haver outras razões para desenvolver uma política. Lembre-se, no entanto, de não deixar que o mau comportamento de um funcionário force a implementação de uma política que afetará outros funcionários.

Articular os objetivos da política

Depois de determinar que uma política é necessária, documente por escrito suas metas para a criação da política. Quando possível, informe aos funcionários por que você está implementando a política. Inclua detalhes suficientes na política para tornar a posição da empresa clara, mas não tente cobrir todas as situações possíveis.

Mantenha a política tão curta e simples, se possível, mas algumas políticas sobre áreas jurídicas - como a abordagem da empresa à Lei Médica e de Licença da Família, discriminação ou investigação de queixas, ou o sistema de disciplina progressiva - podem precisar ser longas e abrangentes.

Juntar informação

Confira as políticas de exemplo. Talvez você tenha dificuldade em encontrar um exemplo que seja exatamente adequado às circunstâncias, ao idioma e à cultura de sua empresa, mas é possível usar políticas de exemplo como base, em vez de criar sua política do zero.

Você também pode se inscrever em um serviço que fornece amostras de políticas. A Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM) também fornece amostras de políticas para os membros.

Em alguns casos, você pode querer falar com seus advogados de direito do trabalho para ver o que eles têm disponível. Especialmente quando uma nova lei é aprovada ou o Departamento do Trabalho emite novas regras, os escritórios de advocacia escrevem políticas genéricas para seus clientes que você pode personalizar de acordo com suas necessidades.

Desenvolva, escreva e revise a política

Escreva a política usando palavras e conceitos simples. Fale diretamente com os funcionários que estarão lendo, cumprindo e vivendo de acordo com a política.

Depois de cada parágrafo, pergunte a si mesmo se tem perguntas para garantir que a política esteja cobrindo as noções básicas e as exceções e perguntas normais. Não fique obcecado com isso, no entanto; nenhuma política cobrirá todas as possíveis contingências.

Selecione um grupo piloto de vários funcionários para ler a política e faça perguntas para determinar se os funcionários serão capazes de compreendê-lo e segui-lo. Reescreva a política com base no feedback.

Obtenha suporte de gerenciamento e revisão legal

Revise a política com os gerentes que terão que seguir a política para obter seu apoio e propriedade da política. Embora você provavelmente tenha iniciado esse processo quando identificou a necessidade da política, o suporte ao gerenciamento à medida que implementa a política é crucial.

Se a política tiver implicações legais, for litigiosa por natureza ou tiver implicações pessoais para os funcionários (como procedimentos de segurança), peça ao seu advogado que analise a política antes de distribuí-la. Certifique-se de comunicar ao seu advogado que você deseja que a política seja revisada por suas implicações legais e redação apropriada, mas não queira que seja reescrita em legalês.

Implementar a política

Distribua e revise a nova política para funcionários em pequenos grupos, individualmente ou em uma reunião da empresa, dependendo de se a política é controversa e de como é fácil de entender. Dê aos funcionários a chance de fazer perguntas.

Forneça aos funcionários uma cópia da política e peça a eles que confirmem o recebimento e o entendimento. Eles devem manter uma cópia para seus próprios arquivos.

Exemplo de Declaração Sign0ff de Política

Esta é uma instrução de aprovação de amostra a ser usada:

Confirmo o recebimento e a compreensão da política Sua Empresa. A política está em vigor Data até novo aviso.

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Assinatura do empregado

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Nome do Empregado (Por Favor Imprima)

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Encontro

Decida como você comunicará a política no futuro

Inclua a política no manual do funcionário. Você também pode querer que a política se torne parte de sua Orientação para Novo Funcionário. Algumas empresas colocam políticas em sua intranet ou em uma pasta de diretivas na unidade comum da rede de computadores. Determine se você deseja distribuir a política por métodos adicionais também.

Dados e arquivar políticas antigas que essa política substitui. Você pode precisar deles para fins legais ou para referência.

Interpretar e Integrar a Política

Sua aplicação de políticas e práticas de trabalho determinarão o significado real da política. Lembre-se de ser consistente e justo ao interpretar a política ao longo do tempo. Se você achar que suas práticas diferem da política escrita, revise e reescreva a política conforme necessário.

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