Como fornecer uma orientação eficaz para novos funcionários

Orientar os funcionários para seus locais de trabalho e seus empregos é uma das funções mais negligenciadas em muitas organizações. Um manual de funcionários e pilhas de documentos não são mais suficientes quando se trata de acolher um novo funcionário na sua organização.

As reclamações mais frequentes sobre a orientação de novos funcionários são que elas são esmagadoras, chatas ou que o novo funcionário é deixado para afundar ou nadar. Os funcionários sentem que a organização despejou muita informação sobre eles, o que eles deveriam entender e implementar em um período de tempo muito curto.

O resultado é muitas vezes um novo funcionário confuso que não é tão produtivo quanto poderia ser. Ele também é mais propenso a deixar a organização dentro de um ano. É caro para o empregador e para o empregado. Multiplique isso pelo número de funcionários que você contrata a cada ano e o custo do volume de negócios se torna significativo.

Com uma crise de trabalho contínua, o desenvolvimento de uma experiência eficaz de orientação dos funcionários continua a ser crucial. É fundamental que os novos programas de contratação sejam cuidadosamente planejados para educar o funcionário sobre os valores e a história da organização e sobre quem é quem na organização.

Um programa de orientação bem elaborado, durando um dia ou seis meses, ajudará não só na retenção de funcionários, mas também no aumento da produtividade dos funcionários. Organizações que têm bons programas de orientação colocam novas pessoas no ritmo mais rápido, têm melhor alinhamento entre o que os funcionários fazem e o que a organização precisa que eles façam e têm taxas de rotatividade menores.

Objetivos da Orientação

Os empregadores têm que perceber que a orientação não é apenas um gesto legal da organização. Ele serve como um elemento importante da integração bem-vinda e da organização do novo funcionário.

Reduzir os custos de inicialização

Orientação adequada pode ajudar o funcionário a acelerar muito mais rapidamente, reduzindo assim os custos associados ao aprendizado do trabalho.

Para reduzir a ansiedade

Qualquer funcionário, quando colocado em uma situação nova e estranha, experimentará ansiedade que pode impedir sua capacidade de aprender a fazer o trabalho. Orientação adequada ajuda a reduzir a ansiedade que resulta de entrar em uma situação desconhecida e ajuda a fornecer orientações para comportamento e conduta, para que o funcionário não tenha que experimentar o estresse da adivinhação.

Para reduzir a rotatividade de funcionários

A rotatividade de funcionários aumenta à medida que os funcionários sentem que não são valorizados ou são colocados em posições em que não podem fazer seu trabalho. A orientação mostra que a organização valoriza o funcionário e ajuda a fornecer as ferramentas necessárias para o sucesso do trabalho.

Para economizar tempo para o supervisor

Simplificando, quanto melhor a orientação inicial, menor a probabilidade de os supervisores e colegas de trabalho passarem tempo ensinando o funcionário. Você pode cobrir de maneira eficaz e eficiente todas as coisas sobre a empresa, os departamentos, o ambiente de trabalho e a cultura durante a orientação. O gerente e os colaboradores precisarão apenas reforçar esses conceitos.

Desenvolver expectativas de trabalho realistas, atitudes positivas e satisfação no trabalho

É importante que os funcionários aprendam o mais cedo possível o que se espera deles e o que esperar dos outros, além de aprender sobre os valores e atitudes da organização.

Embora as pessoas possam aprender com a experiência, elas cometerão muitos erros desnecessários e potencialmente prejudiciais. Os principais motivos pelos quais os programas de orientação falham: O programa não foi planejado; o funcionário não tinha conhecimento dos requisitos do trabalho; o empregado não se sente bem-vindo.

A orientação dos funcionários é importante - a orientação fornece muitos benefícios e você pode usar o feedback dos funcionários participantes para tornar suas orientações ainda melhores.

Todos os novos funcionários devem concluir um novo programa de orientação de funcionários que é projetado para ajudá-los a se adaptarem aos seus trabalhos e ambiente de trabalho e para incutir uma atitude positiva de trabalho e motivação no início.

Um novo programa de orientação para funcionários pode reduzir o volume de negócios e economizar milhares de dólares para uma organização. Uma das razões pelas quais as pessoas mudam de emprego é que elas nunca se sentem bem-vindas ou fazem parte da organização na qual participam.

O que você precisa incluir no processo?

O princípio mais importante a ser transmitido durante a orientação é o seu compromisso com a melhoria contínua e a aprendizagem contínua. Dessa forma, os novos funcionários se sentem à vontade para fazer perguntas para obter as informações de que precisam para aprender, resolver problemas e tomar decisões.

Um processo de orientação bem pensado requer energia, tempo e comprometimento. No entanto, geralmente vale a pena para o funcionário individual, o departamento e a organização. Um exemplo é o sucesso do Condado de Mecklenburg (Carolina do Norte) na reformulação de seu programa de orientação a funcionários.

O empregador queria viver de acordo com seu credo de funcionários, sendo o maior recurso da organização. Em 1996, como parte de uma iniciativa maior para reprojetar serviços para atender às necessidades dos clientes, a equipe do Departamento de Recursos Humanos do condado de Mecklenburg tomou uma decisão inteligente. Eles viram novos funcionários como parte de sua base de clientes e perguntaram a seus clientes o que eles queriam.

Os funcionários foram questionados sobre o que eles queriam e precisavam da orientação. Eles também foram questionados sobre o que eles gostavam e não gostavam de orientação. Novos funcionários foram questionados sobre o que eles queriam saber sobre a organização. Além disso, os gerentes seniores da organização foram questionados sobre o que acreditavam ser importante para os funcionários aprenderem quando ingressassem na folha de pagamento do condado.

Usando o feedback coletado dos funcionários, a equipe de treinamento de RH da Mecklenburg percebeu que atender às necessidades dos funcionários exigia mais de meio dia de treinamento. Confiando no feedback dos funcionários, os instrutores elaboraram uma orientação de um dia que dava aos funcionários o que eles queriam e o que a gerência sênior acreditava que os funcionários precisavam saber.

Essencialmente, o mix de orientação agora inclui tópicos menos interessantes, como W-2s e várias políticas e procedimentos, mas também inclui detalhes que permitem que o funcionário saiba algo sobre a organização.

Precisa de mais informações sobre como planejar uma orientação para o funcionário que seja benéfica e divertida?

Questões-chave de planejamento

Profissionais de recursos humanos e gerentes de linha primeiro precisam considerar as principais questões de planejamento de orientação de novos funcionários antes de implementar ou renovar um programa atual. Estas são as principais questões a serem feitas.

• Quais são as coisas que os novos funcionários precisam saber sobre esse ambiente de trabalho que os tornariam mais confortáveis?
• Que impressão e impacto você deseja ter no primeiro dia de um novo funcionário?
• Quais políticas e procedimentos fundamentais os funcionários devem conhecer no primeiro dia para evitar erros no segundo dia? Concentre-se em questões vitais.
• Que coisas especiais (mesa, área de trabalho, equipamento, instruções especiais) você pode fornecer para que os novos funcionários se sintam confortáveis, bem-vindos e seguros?
• Que experiência positiva você pode fornecer para o novo funcionário que ela poderia discutir com sua família no final do primeiro dia de trabalho? A experiência deve ser algo para fazer com que o novo funcionário se sinta valorizado pela organização.
• Como você pode ajudar o supervisor do novo funcionário a estar disponível para o novo funcionário no primeiro dia para prestar atenção pessoal e transmitir uma mensagem clara de que o novo funcionário é um acréscimo importante para a equipe de trabalho?

Como colocar seu melhor pé em frente para um novo funcionário

Desde as primeiras impressões são cruciais, aqui estão algumas dicas para colocar o seu melhor pé em frente. Se divirta. Concentre-se apenas nos tópicos muito importantes do manual. Jogue alguns jogos - isso pode ajudar as pessoas a aprender. Jogos incluem:

Partida de foto: após o passeio. Cada funcionário recebe fotos de outros funcionários e uma lista de nomes. O objetivo é combinar o nome com o rosto.

Assinatura: Enquanto os funcionários estiverem visitando as instalações, forneça a eles um pedaço de papel com os nomes de vários associados que eles encontrarão. Eles são então solicitados a obter as assinaturas das pessoas que encontram. O funcionário que obtém mais assinaturas de vários novos colegas de trabalho recebe um prêmio.

Outros jogos que dizem respeito ao que o funcionário aprendeu durante a orientação também são garantias efetivas de que a orientação é bem-sucedida.

Passos para tornar a nova contratação bem-vinda

• Comece o processo antes que a nova pessoa comece a trabalhar. Envie uma agenda para o novo associado com a carta de oferta para que o funcionário saiba o que esperar. Mantenha contato depois que ele aceitar a posição para responder a perguntas. Certifique-se de que a área de trabalho da nova pessoa esteja pronta para o primeiro dia de trabalho.
• Certifique-se de que os principais colegas de trabalho saibam que o funcionário está começando e incentive-o a dizer "olá" antes de começar a orientação. Uma nova carta de boas-vindas aos funcionários com uma agenda permite que os colegas de trabalho mantenham contato com o novo funcionário e sua agenda.
• Designe um mentor ou amigo para mostrar a nova pessoa, fazer apresentações e começar a treinar. Deixe o mentor ter aviso suficiente para que eles possam fazer preparativos. O relacionamento de orientação deve continuar por 90 dias e pode continuar por muito mais tempo se o par fizer uma ótima conexão. Muitos relacionamentos duram anos e podem até se tornar um patrocínio.
• Comece com o básico. As pessoas se tornam produtivas mais cedo se estiverem firmemente fundamentadas no conhecimento básico de que precisam para entender seu trabalho. Concentre-se no porquê, quando, onde e como da posição antes de esperar que eles lidem com tarefas ou grandes projetos. Não sobrecarregue-os com muita informação.
• Forneça amostras sobre como preencher formulários e a descrição do trabalho da pessoa com o pacote de orientação.
• Se divirta. Concentre-se apenas nos tópicos muito importantes do manual. Jogue alguns jogos - isso pode ajudar as pessoas a aprender.
• Forneça uma lista de perguntas frequentes com uma pessoa de contato e um número de telefone ou ramal.
• Planeje levar o novo funcionário para almoçar ou peça a outras pessoas que se juntem ao novo funcionário no refeitório ou em uma sala de reunião com outros membros do departamento. O primeiro dia no trabalho não é o dia para deixar o novo funcionário sozinho durante o almoço.
• Este é um bom momento para o supervisor levar o funcionário para almoçar, incluir outros colegas de trabalho e garantir que o funcionário esteja à vontade. É também um excelente ambiente no qual os funcionários podem se conhecer e o novo colega de trabalho.
• Mantenha a família da nova pessoa em mente. Um novo emprego significa um ajuste para toda a família, especialmente se eles forem realocados. Faça o que puder para facilitar a transição e ajudá-los a se sentirem à vontade na comunidade.
• Peça feedback. Descubra a partir de ex-novos contratados como eles perceberam o processo de orientação, e não tenha medo de fazer mudanças com base nessas recomendações. Você pode enviar uma avaliação duas a quatro semanas após o início do empregado e perguntar: Agora que você já está na empresa, a orientação do novo funcionário atendeu às suas necessidades?

  Depois que o funcionário trabalhou para você por um tempo, ele descobriu o que deveria ter aprendido, mas não o fez na orientação. No condado de Mecklenburg, após o processo de reformulação, um dos treinadores, Allyson Birbiglia, disse: "Reconhecemos que temos de melhorar continuamente a orientação para atender às necessidades de nossos clientes. O que funciona agora pode não servir bem nossos funcionários no próximo mês ou no próximo ano."

Um programa de orientação eficaz - ou a falta de um - fará uma diferença significativa na rapidez com que um novo funcionário se torna produtivo e tem outros impactos de longo prazo em sua organização. O final do primeiro dia, o final da primeira semana, o final de cada dia no seu emprego, é tão importante quanto o começo.

Ajude seus funcionários a sentir que você quer que eles voltem no dia seguinte, no próximo e no próximo.

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A Dra. Judith Brown é gerente de programa de políticas e gestão de desempenho da Naval Intelligence.