Dicas de gerenciamento de orçamento para novos gerentes

É provável que, quando alguém for promovido a seu primeiro cargo de gerenciamento, será a primeira vez que gerenciará o orçamento de um departamento.

A maioria dos novos gerentes recebe pouco ou nenhum treinamento formal sobre como desenvolver uma previsão orçamentária, controlar suas despesas ou como fazer ajustes no meio do ano. Geralmente, eles recebem uma planilha ou relatório de seu gerente, ou do departamento financeiro, e esperam saber como fazê-lo ou aprender por tentativa e erro.

Embora a "tentativa e erro" possa ser uma maneira eficaz de aprender uma nova habilidade, seria melhor se um novo gerente não tivesse que cometer muitos erros dolorosos. Aqui estão algumas dicas.

Invista o tempo para aprender desde o início

Não há melhor momento para fazer perguntas “estúpidas” do que quando você é novo em algo e nunca o fez. É melhor perguntar e gastar o tempo de aprendizado inicial, em vez de esperar até que alguém tenha que apontar seus erros. Solicite tempo ao seu gerente (ou predecessor, se puder) para revisar a filosofia subjacente, as metas gerais, o formato e cada item de linha. Se sua organização tiver uma pessoa da área de finanças, peça a essa pessoa que passe tempo com você também. A maioria ficará lisonjeada e disposta a compartilhar seus conhecimentos.

Afinal, se eles puderem treiná-lo sobre como fazer as coisas de acordo com suas especificações, você sentirá menos dor de cabeça depois.

Faça um curso de “Finanças e orçamento para gerentes não financeiros”

Consulte as escolas de negócios da universidade local, em “Executive Education” (Educação executiva). A maioria das escolas de negócios oferece cursos de um a três dias, sem créditos. Durante ou após o curso, reserve um tempo para analisar o relatório anual de sua empresa e entender os vários índices financeiros e relatórios.

Gerencie seu orçamento de departamento como se fosse seu próprio negócio

Quando trabalhamos para organizações de grande porte, tendemos a tratar o dinheiro da "empresa" como ele cresce nas árvores. Não é, e agora é seu trabalho como gerente assumir a propriedade pessoal dos recursos de seu departamento.

Seja um jogador de equipe

Se possível, analise o orçamento do seu gerente. Embora seja importante apropriar-se do seu orçamento, sua unidade faz parte de uma entidade maior. Peça ao seu gerente para mostrar onde seu orçamento se encaixa e suporta o quadro geral, bem como as interdependências com seus colegas. Pode haver momentos em que outro departamento precisa de dinheiro para metas que são uma prioridade maior que a sua. Não espere para ser perguntado ou deixe-o ser removido - seja proativo e ofereça ajuda ao seu colega. Você será visto como estratégico e colaborativo.

Não jogue jogos idiotas

Só porque "todo mundo faz isso", não significa que não é estúpido e ruim para a empresa. Um exemplo de um típico jogo de orçamento estúpido que os gerentes jogam é “use ou perca gastos”. É quando você está chegando perto do final do ano e seu orçamento está sendo executado de acordo com sua previsão. Nos anos anteriores, quando você submergiu, o orçamento do próximo ano foi definido com base no valor real daquele ano. Então, para não ter seu orçamento cortado novamente, você faz compras - comprando coisas que não precisa ou estocando para o caso de precisar delas.

Acompanhe suas despesas mensalmente e faça correções proativas

Não assuma que "alguém" dirá quando você estiver acima do orçamento. Na verdade, você pode até ter que pedir relatórios mensais ou acompanhar você mesmo. Não espere até o final do ano, quando é uma surpresa (para você e seu chefe). Até lá, é tarde demais para investigar e fazer correções. Seja responsável, avalie-se e informe-se proativamente com seu gerente.

Seja transparente e envolva sua equipe

Compartilhe seu orçamento com sua equipe, talvez até envolva-os na configuração da previsão. Envolver sua equipe e ajudá-los a entender o processo orçamentário cria um senso de propriedade compartilhada e incentiva seus funcionários a encontrar maneiras criativas de gerenciar despesas.

Seja estratégico

Não pegue apenas os valores reais do ano passado e adicione dez por cento à previsão do ano seguinte. Comece com o desenvolvimento de uma estratégia e objetivos e, em seguida, determine os recursos necessários para atingir esses objetivos. Se você precisar de mais do que no ano passado, prepare um business case para justificar sua solicitação de financiamento adicional.

Não exagere

Embora o gerenciamento do orçamento seja um papel importante para um gerente, nunca perca de vista os ativos mais importantes: seu pessoal! Certifique-se de gastar pelo menos cinco vezes a quantidade de tempo para desenvolver sua equipe que você está processando.