Como você pode se beneficiar de uma auditoria de projeto

Todo projeto pode se beneficiar de uma auditoria de tempos em tempos. Mas não se preocupe, não é tão assustador quanto parece. Uma auditoria de projeto é onde uma pessoa imparcial revisa seu projeto e fornece orientação sobre o que poderia ser feito de forma diferente para melhorar suas chances de sucesso. Este artigo explica tudo e explica como se preparar para uma auditoria do projeto.

Como é formal uma auditoria de projeto

Uma auditoria de projeto é normalmente um exercício formal. O equivalente informal é normalmente chamado de revisão por pares. É aqui que um colega examina seu projeto e a documentação associada e fornece um feedback sobre onde você deve gastar um pouco mais de tempo.

As auditorias do projeto são formais, pois geralmente têm um conjunto definido de perguntas e são realizadas por alguém que faz esse tipo de coisa regularmente.

Quem Realiza Auditorias de Projeto

A pessoa que faz a auditoria do seu projeto pode ser outro gerente de projeto (provavelmente alguém com grande experiência na execução de projetos), mas é mais provável que seja alguém do Escritório de Projetos que executa auditorias com frequência.

Será alguém que pode se considerar imparcial, por isso não será seu gerente de linha ou patrocinador do projeto. Pode até ser uma equipe de pessoas, dependendo do tamanho do projeto.

Como se preparar para uma auditoria de projeto

A primeira e principal coisa a se organizar é ter cópias da documentação do seu projeto para o auditor revisar. Se você tiver um coordenador de projeto, peça-lhes para reunir um pacote de documentos (de preferência eletrônico). Você deve ter todas as suas informações facilmente acessíveis, mas mesmo se você fizer isso, essa etapa ainda pode levar algum tempo. No mínimo, certifique-se de ter o plano do projeto, o log de riscos, o log de problemas, o orçamento e o cronograma disponíveis para o auditor.

Quem precisa estar envolvido

Isso depende do tipo de coisas que o auditor quer ver. Você, como gerente de projeto, terá que passar algum tempo com eles. Espere que os membros de sua equipe também sejam chamados para conversar com o auditor.

Tenha em mente que quanto mais tempo eles gastam trabalhando em tarefas relacionadas à auditoria, menos tempo eles têm para o trabalho do projeto, então você pode ter que reprogramar algumas atividades e trabalhar mais devagar durante o período de auditoria.

Quanto tempo dura uma auditoria de projeto

Não há um período de tempo fixo para uma auditoria de projeto. Em grandes projetos, você descobrirá que leva muito mais tempo. Em pequenos projetos, o auditor pode ser feito dentro de algumas horas. Assim que você souber que seu projeto será auditado, pergunte à sua equipe de auditoria quanto tempo eles antecipam seu trabalho.

O que a auditoria procura

Se a auditoria foi solicitada devido a uma preocupação específica, como falha em atingir metas de qualidade, espere que ela sondasse essa área profundamente. Uma auditoria de rotina examinará amplamente as diferentes áreas de gerenciamento de projetos e as entregas em que o projeto está trabalhando. Ele cobrirá o tempo, o custo e a qualidade do seu projeto e o envolvimento das partes interessadas.

O objetivo da auditoria é descobrir se o projeto vai atingir seus objetivos ou não. Se o auditor achar que, com base no desempenho atual, o projeto não atingirá esses objetivos, ele apresentará recomendações de ação.

Recomendações dependem do que é encontrado

As recomendações no relatório do auditor dependem do que encontraram. Espere que eles sejam positivos e expressos de uma maneira que permita adotá-los facilmente. Eles devem ser práticos.

Em um extremo, o auditor pode recomendar que seu projeto seja encerrado, embora isso só aconteça se eles sentirem que não há chance de que qualquer trabalho de projeto a partir deste ponto forneça qualquer tipo de valor para a organização.

Veja a auditoria do seu projeto como uma experiência positiva. Ele deve alertar você para qualquer sinal de que seu projeto está com problemas e é uma oportunidade de trabalhar com um profissional de projeto experiente. A implementação de suas recomendações deve tornar você, sua equipe e seu projeto mais bem-sucedidos, e isso só pode ser uma coisa boa.