Descrição do trabalho assistente administrativo: salário, habilidades e muito mais

Assistentes administrativos, incluindo secretários, são a espinha dorsal da funcionalidade do escritório. Eles digitam e preparam documentos, agendam compromissos e mantêm arquivos. Eles atendem telefones e fazem ligações diretas e ajudam nas reuniões da equipe. Em alguns escritórios, eles podem lidar com tarefas fundamentais de contabilidade e podem aceitar pagamento de clientes e clientes.

Aproximadamente 4 milhões de assistentes administrativos e secretários estavam trabalhando nos EUA em 2016.

Deveres e Responsabilidades do Assistente Administrativo

As responsabilidades dos assistentes administrativos podem variar dependendo do tipo de cargo em que trabalham, mas algumas tarefas comuns incluem:

• Gere documentos.
• Coloque juntos apresentações de slides
• Crie planilhas.
• Gerenciar bancos de dados.
• Crie e / ou mantenha sites.
• Atue como gerente de escritório, planejando eventos para a equipe, como jantares de premiação e eventos de arrecadação de fundos, agendando reuniões de clientes e organizando agendamentos para colegas de trabalho.

Salário Assistente Administrativo

O salário pode depender da natureza do negócio em que um assistente administrativo é empregado, assim como o escopo das funções. Aqueles que servem executivos recebem o pagamento mais alto.

• Renda anual mediana: US $ 38.880 (US $ 18,69 / hora)
• Top 10% de rendimento anual: Mais de US $ 64.230 (US $ 30,88 / hora)
• Rendimento anual inferior de 10%: Menos de US $ 24.690 (US $ 11,87 / hora)

Educação, Treinamento e Certificação

Esta ocupação não requer nenhuma educação avançada específica, mas pode ser útil.

• Educação: Você vai precisar de um diploma do ensino médio ou equivalente, e você pode obter uma vantagem no campo, matriculando-se em um programa de graduação associado ou participando de um programa de treinamento de secretariado após o ensino médio. Secretárias agora possuem diplomas de bacharel ou ganham certificações focadas em especialidades como o Secretário Jurídico Credenciado ou o Assistente Administrativo Médico Certificado em um número crescente de setores. Os assistentes executivos e secretários devem ter alguns créditos universitários, no mínimo, se não um diploma de bacharel.

• Treinamento: Considere começar com uma agência de emprego temporário. Estes, por vezes, oferecem treinamento para novos recrutas. Caso contrário, se você tiver algumas habilidades básicas de secretariado, o treinamento no local de trabalho poderá ser fornecido à medida que você aprender as habilidades de um determinado negócio ou campo.

Habilidades e Competências do Assistente Administrativo

Você precisará de várias qualidades essenciais para se tornar um assistente administrativo.

• Habilidades de computação e software: Você deve estar confortável usando o Microsoft Office, e-mail e internet. Você pode precisar estar familiarizado com o QuickBooks ou outros programas de software de contabilidade, se você trabalha para uma pequena empresa.
• Habilidades de multitarefa: Isso pode ser especialmente importante se você também agir como gerente. Você deve ser capaz de lidar com várias demandas de uma só vez.
• Habilidades de comunicação verbal e escrita: Estes são essenciais. Você deve ter um domínio sólido do idioma inglês e possuir boas habilidades de revisão.

• Habilidades interpessoais: Você estará trabalhando com outras pessoas, incluindo clientes e outros funcionários do escritório. Boas maneiras e um comportamento calmo podem ser muito importantes.
• Habilidades organizacionais: Você deve ser detalhista e organizado, capaz de localizar um documento ou recuperar o protocolo a qualquer momento.
• Habilidades de tomada de decisão: Você frequentemente se verá lidando com várias tarefas quase simultaneamente, particularmente em escritórios ocupados, então você deve ser capaz de priorizar e tomar decisões eficazes em termos de tempo. Um cliente pode querer uma consulta imediatamente, mas ele realmente tem uma emergência ou pode esperar alguns dias?

Job Outlook

Infelizmente, esta posição não tem uma perspectiva de trabalho encorajadora. O Bureau de Estatísticas Vitais dos EUA projeta que os avanços tecnológicos começarão a assumir as funções de muitos assistentes administrativos de 2016 a 2026, resultando em um declínio de 5% no crescimento do emprego.

Ambiente de trabalho

Esta posição é exigida por quase todos os setores. Você pode se encontrar trabalhando em um consultório médico, em um escritório de advocacia, em um escritório do governo ou em um pequeno empreiteiro de bairro. Em qualquer caso, você provavelmente se encontrará em um escritório.

Os assistentes virtuais estão cada vez mais em demanda, por isso é possível que você possa trabalhar em casa.

Horário de trabalho

Este é quase invariavelmente um trabalho em tempo integral durante o horário comercial normal, mas a natureza do negócio pode exigir um trabalho de fim de semana, como se você fosse contratado por uma clínica médica. Além disso, aqueles na profissão legal podem achar que eles devem colocar em longas horas antes de ensaios e prazos.

Como conseguir o emprego

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Os empregadores que contratam uma secretária ou um assistente administrativo estão à procura de um indivíduo com quem possam trabalhar confortavelmente, que se misture bem com outros funcionários e que possam confiar em informações confidenciais. Cartas fortes de recomendação podem demonstrar essas qualidades.

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Comparando trabalhos semelhantes

Alguns trabalhos semelhantes e sua remuneração anual média incluem:

• Repórter de Tribunal: $57,150
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• Transcriptionist médico: $34,770