Como desenvolver uma política de mídia social

Seus futuros, atuais e antigos funcionários, clientes e fornecedores estão todos em sites de mídia social como o LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube e Flickr. Você precisa monitorar as mídias sociais para saber o que todas essas partes interessadas estão compartilhando e falando sobre sua empresa, seus funcionários e seu local de trabalho.

Use as mídias sociais para a vantagem da sua empresa. Shama (Hyder) Kabani, a autora do livro Zen de Marketing de Mídia Social e o presidente da Click to Client, uma empresa de marketing on-line de serviço completo, pergunta: “O que eles estão dizendo sobre você, sua empresa e suas práticas? Melhor ainda - como você está respondendo?

Ter uma política de mídia social em vigor não significa que você possa ditar sua imagem. Mas você interage de maneira responsável na conversa que forma sua imagem. E você pode ajudar seus funcionários a fazer o mesmo. ”

Por que uma política de mídia social e melhores práticas da empresa são necessárias

Kabani diz: “O mundo está mudando rapidamente, e como nos comunicamos está mudando ainda mais rápido. Não é apenas o Gen Y que blogs e twitters - é um fenômeno crescente abraçado por todas as gerações. Há grandes benefícios para a tecnologia de hoje e seu uso generalizado, mas também há alguns riscos, como apontado por Raj Malik de Soluções de Rede.”

Ele escreve que “comentários não autorizados ou inadequados ou postagens on-line podem:

• “Coloque a empresa e você em problemas legais com os EUA e outras agências governamentais, outras empresas, clientes ou o público em geral.
• "Diminua o nome da marca da empresa criando publicidade negativa para a Empresa, proprietários e parceiros, assim como você ou sua equipe.
• Causar danos à Empresa ao liberar informações não públicas ou informações proprietárias.
• ”Nos custa a capacidade de obter patentes ou minar nossa vantagem competitiva.
• "Custa-lhe o seu trabalho na empresa."

Ele sugere que a maioria deles não incomodará as empresas se os funcionários usarem bom senso e bom senso na interação on-line.

10 passos para uma política de mídia social

Kabani, que foi nomeada uma das 10 mulheres mais influentes e poderosas nas mídias sociais, sugere esses dez passos para criar as diretrizes e estratégias de mídia social de sua empresa.

Estabeleça onde sua empresa está em mídias sociais

Decida onde sua empresa está com relação ao relacionamento desejado com a mídia social. Você também precisa decidir onde está em relação ao monitoramento do uso de mídias sociais pelos funcionários. Você precisa determinar até que ponto sua empresa deseja utilizar a mídia social para reconhecimento de marca, envolver seus clientes e funcionários na conversa e impulsionar as vendas.

Kabani pergunta: “Você escolherá apenas se comunicar em reação ao que alguém diz? Você será proativo em engajar a comunidade (consumidores e blogueiros)?

Sem um modo geral de pensar sobre as mídias sociais, pode ser muito difícil criar uma política ”.

Determinar o que constitui a mídia social

Kabani diz que cada organização precisa definir, para uso próprio, o que constitui a mídia social. “Enquanto um blog e o LinkedIn podem ser facilmente categorizados como mídias sociais - e o vídeo on-line? E o Twitter?

O que realmente constitui a mídia social? Você deve ter sua própria (preferencialmente) definição escrita. Isto é especialmente verdadeiro porque novos sites e ferramentas surgem o tempo todo. Minha definição pessoal de mídia social é qualquer site ou meio (incluindo vídeo) que permita a comunicação a céu aberto ”.

Eletrônica de propriedade da empresa fornecida aos funcionários

Como acontece com qualquer conteúdo off-line ou on-line escrito, usado, recebido, desenvolvido ou salvo em eletrônicos de propriedade da empresa fornecido aos funcionários, esclareça quem é o proprietário de quê. Não há dúvidas, por exemplo, sobre um blog pessoal, escrito por um funcionário, em seu tempo. Se ele deixar o seu emprego, o blog e o conteúdo pertencem a ele.

Mas o conteúdo do laptop e do celular da empresa e o conteúdo que ele escreveu para o site da empresa provavelmente pertencem, por política escrita, à empresa.

Nas mídias sociais, a sua empresa tem uma conta no Twitter ou uma página no Facebook, como exemplos? A empresa precisa garantir que a propriedade dessas contas de mídia social pertença à empresa, não ao funcionário cuja atribuição de trabalho atual inclua postar e monitorar essas contas. Sua política deve cobrir quem possui o que na esfera da mídia social.

Respeite os direitos de privacidade

Mantenha as informações confidenciais e proprietárias privadas. Respeite os direitos de privacidade de outros funcionários e seus clientes. As políticas de mídia social devem abordar a questão de manter confidenciais as informações proprietárias e pessoais.

Kabani diz: “Devido à natureza casual desses sites, é mais fácil distribuir informações importantes sem perceber. Mesmo mensagens particulares nem sempre são seguras. Cada site tem suas próprias deficiências. É melhor que os funcionários nunca compartilhem informações confidenciais ou proprietárias usando as mídias sociais - seja pública ou privada ”.

Quem é responsável

Decida quem é responsável por gerenciar e participar de mídias sociais. É importante que todos os funcionários entendam e sigam a política de mídia social da empresa enquanto se conectam em redes sociais on-line. Mas, um funcionário ou uma equipe deve assumir a persona pública da empresa e gerenciar os esforços de mídia social da empresa.

Vigilante para acompanhar e responder a comentários públicos, elogios ou reclamações sobre a empresa, o funcionário ou a equipe tem a responsabilidade oficial de responder às mídias sociais. Embora todos os funcionários devam ser incentivados a interagir e representar a marca da empresa, nas mídias sociais, esses funcionários também devem lidar com as consultas de maneira proativa.

Kabani diz: “A melhor maneira de encontrar um defensor da mídia social dentro da empresa é procurar a pessoa ou equipe de pessoas que são mais apaixonadas em se comunicar com os clientes nas mídias sociais. Eles podem já estar fazendo isso sem você saber. Procure essas pessoas e as treine bem para representar sua marca. ”

Estabelecer regras básicas

Estabelecer regras básicas para participação dos funcionários nas mídias sociais. Você anda em uma linha fina com os funcionários. Você precisa permitir que os funcionários tenham liberdade para se envolver em mídias sociais e, ao mesmo tempo, proteger a empresa. Kabani sugere dar uma olhada na política de mídia social da Intel, que é abrangente. O Departamento de Tecnologia Emergente da Força Aérea criou este fluxograma de suas próprias diretrizes de mídia social e David Meerman Scott destaca sua estratégia de mídia social em seu post no blog. Então, exemplos existem online.

Endereço dos Tópicos do Tabu

Embora seus funcionários provavelmente já exercitem bom senso enquanto participam on-line, sua política de mídia social deve abordar especificamente exemplos de tópicos tabus. Informações confidenciais, proprietárias e não divulgadas da empresa devem ficar de fora das mídias sociais. Informações pessoais e privadas sobre seu trabalho e seus colegas de trabalho e clientes nunca devem aparecer on-line.

A imagem pública de seus funcionários nas mídias sociais, se puderem ser associados à sua empresa, é importante. Nastiness, ofensividade, comentários depreciativos, declarações mentirosas, comportamento humilhante e uso de substâncias ilegais, são exemplos de comportamento que sua política de mídia social deve abordar.

Monitore a esfera da mídia social

Crie um sistema para monitorar a esfera da mídia social. Kabani diz: “Uma política de mídia social não faz muito bem se você não monitorar o espaço onde a conversa está acontecendo. Há muitas ferramentas gratuitas e pagas para monitorar as mídias sociais. ”

Treine seus funcionários

Torne o treinamento facilmente disponível para seus funcionários que desejam participar das mídias sociais. Kabani sugere: “Pense em ganhar. Ninguém gosta de ser mandado por aí - especialmente quando se trata de suas próprias redes sociais. No entanto, a maioria das pessoas está aberta a aprender sobre como aproveitar melhor esses sites de mídia social para promover suas próprias carreiras e marcas. A maioria das pessoas que cometem erros online simplesmente não sabem nada melhor.

Se você espera que seus funcionários utilizem as ferramentas de rede social corretamente, você deve fornecer treinamento. O que eles colocam lá não é apenas um reflexo da empresa; é também um reflexo deles. Faça disso uma vitória para todos. ”

As mídias sociais estão se expandindo com milhões de pessoas em todo o mundo interagindo de maneiras que poucos sonharam há pouco tempo. Seus funcionários estão interagindo nas mídias sociais. Sua empresa deve estar interagindo nas mídias sociais também.

E suas políticas e estratégias de mídia social precisam ser desenvolvidas agora. Aproveite a oportunidade para influenciar a conversa que está ocorrendo em torno de sua empresa e sua marca.

Não acredite por um minuto que a conversa não está ocorrendo. Pule na chance de influenciar a direção - agora.