O que é um sistema de relatórios gerenciais?

Como a frase sugere, os sistemas de relatórios gerenciais capturam os tipos de dados necessários aos gerentes de uma empresa para administrar os negócios. Os tipos de dados financeiros apresentados nos relatórios anuais geralmente são essenciais. No entanto, sistemas robustos de relatórios gerenciais abrigarão dados em níveis muito mais detalhados do que os apresentados ao público investidor. Por exemplo, os resultados financeiros gerais de uma empresa de serviços financeiros podem ser reformulados em declarações de lucros e perdas organizados por:

• Organização (como divisão, unidade de negócios ou departamento)
• Região geográfica
• produtos
• Segmento cliente
• Clientes específicos (varejo e institucional)
• Conselheiro financeiro

Enquanto isso, métricas financeiras, como receitas, despesas e lucros, dificilmente são a única preocupação dos sistemas de relatórios gerenciais. Nas empresas mais bem administradas, elas também são usadas para rastrear uma variedade de variáveis ​​não financeiras que são de interesse da administração, como:

• Empregado de funcionários
• Clientes, residências e / ou contas
• Ativos do cliente em custódia
• Dinheiro novo líquido depositado ou retirado pelos clientes
• Desempenho de investimento de ativos de clientes sob gestão

Designers e Usuários desses Sistemas

Controladores e diretores financeiros financeiros (CFOs) tendem a dedicar uma quantidade significativa de tempo para projetar, implementar, manter e ajustar os sistemas de relatórios gerenciais, bem como monitorar e analisar seus resultados e recomendar cursos de ação para a gerência com base em tal análise.. Os membros da equipe de ciência da tecnologia da informação e da administração geralmente são parceiros importantes com gerentes financeiros e analistas financeiros no desenvolvimento e manutenção de sistemas de relatórios gerenciais.

Desktop Versus Mainframe

Em muitos casos, no entanto, os sistemas de relatórios de gerenciamento são construídos e mantidos estritamente usando a computação de desktop, construída em planilhas do Excel e em execução em computadores pessoais, em vez de ser programada em ambientes de mainframe. Em grandes e pequenas empresas, as razões para utilizar a computação em desktop (geralmente exigindo grandes quantidades de entrada manual de dados) geralmente são duas.

Primeiro, os custos de desenvolvimento e manutenção tendem a ser muito menores do que com os aplicativos de mainframe.

Segundo, um ambiente de computação de desktop permite uma flexibilidade muito maior na alteração de algoritmos computacionais e formatos de relatório do que um aplicativo típico baseado em mainframe. É uma consideração vital em ambientes de negócios dinâmicos, onde a estrutura corporativa, ofertas de produtos, processos de negócios, métodos analíticos e / ou requisitos de relatórios estão em constante fluxo, ou onde a administração está propensa a fazer perguntas freqüentes não padronizadas ou personalizadas de seus analistas financeiros.

Automação Versus Processos Manuais

Os chamados sistemas de relatórios gerenciais são, em muitas empresas, muitas vezes altamente dependentes de processos manuais e estão longe de serem totalmente (ou até mesmo principalmente) automatizados? Por exemplo, muitos dos relatórios que acabam nas mesas dos executivos, na verdade, podem ser planilhas preenchidas manualmente com dados e formatadas pela equipe. Nesse sentido, os sistemas de relatórios gerenciais são, em um sentido mais rigoroso, processos mais do que sistemas de informação, uma vez que essa frase é geralmente entendida.

Aplicações de relatórios gerenciais

Os sistemas de relatórios gerenciais freqüentemente são ferramentas críticas para avaliar o desempenho de organizações e gerentes, e às vezes também de funcionários de nível inferior. Os resultados podem ser os principais determinantes da compensação, como a definição de pools de bônus. Por exemplo, o chefe e a equipe de uma unidade de negócios podem ter seus bônus expurgados do lucro que um sistema de relatórios gerenciais atribui a essa unidade. Da mesma forma, para um gerente de produto, se a empresa tiver um sistema de medição de lucratividade de produto bem desenvolvido.

Também para um gerente de marketing para o desenvolvimento e rentabilidade de um determinado segmento de cliente, se o desempenho desse segmento é medido.

Obstáculos ao desenvolvimento de sistemas de geração de relatórios gerenciais

Um problema comum no desenvolvimento de esquemas de relatórios gerenciais é que os dados necessários para completar o relatório anual da empresa, Formulário 10-K, Formulário 10-Q, declarações fiscais corporativas e relatórios para agências reguladoras (entre outros distritos externos) podem não ser suficientemente detalhados ou em um formato adequado para realizar os tipos de análises (algumas delas mencionadas acima) que a administração pode precisar avaliar a empresa e suas linhas constituintes de negócios e ajustar sua direção estratégica. Os relatórios gerenciais são um termo geral para esses tipos de análises que são usados ​​internamente pela gerência, em vez de serem reportados a entidades externas (como o público investidor, as autoridades fiscais e os órgãos reguladores).

Principais problemas analíticos

O desenvolvimento de sistemas de relatórios gerenciais frequentemente enfrenta obstáculos relacionados a questões analíticas importantes, como:

• Metodologias internas de preços de transferência
• A atribuição de despesas corporativas a produtos ou clientes individuais
• Desagregar as alterações nos activos dos clientes para os impactos separados das alterações nos preços de mercado (isto é, desempenho do investimento) e dos depósitos e levantamentos líquidos

Na maioria dos casos, esses desafios analíticos são passíveis de múltiplos métodos, cada um com suas próprias desvantagens, e não é comprovadamente superior em todas as situações.