5 diferenças entre projetos e negócios como usual

Você está trabalhando em um projeto? Ou é o que você está fazendo parte das operações diárias do seu negócio?

Quando falo com pessoas em equipes, elas geralmente me dizem que não têm certeza se estão trabalhando em um projeto ou em uma função normal. Ambos são necessários em uma organização e são igualmente válidos, mas ajuda a entender o que você está trabalhando para que você possa ver melhor onde ela se encaixa na organização.

Existem cinco diferenças principais entre o trabalho do projeto e o business as usual (geralmente abreviado como BAU).

Mudando vs. Identificando Negócios

Primeiro, há uma diferença em como as mudanças são tratadas.

Operações normais, como de costume, gerem o negócio. Eles mantêm as luzes acesas, atendem os clientes e atingem os alvos. As equipes BAU também são as primeiras a saber quando os processos existentes não estão funcionando e não são mais úteis. Quando isso acontece, as equipes da BAU identificam a necessidade de mudança.

Um gerente, como parte de uma revisão estratégica, pode sugerir quais mudanças precisam ser feitas para que uma unidade atinja seus objetivos. Ou um membro da equipe pode sugerir uma mudança. No outro extremo do espectro, você pode ter um caso de negócios completo produzido por um gerente sênior para entregar as mudanças necessárias para ajudar sua divisão a atingir suas metas anuais.

Não é apenas simplificar os processos de negócios. Aqueles que trabalham em funções BAU também podem perceber que a mudança é essencial por causa de mudanças no quadro regulatório ou como parte do cenário competitivo para a organização. A equipe da linha de frente trabalha para oferecer uma estratégia e sabe o que quer ser diferente para chegar lá.

Os projetos, por outro lado, ajudam a implementar toda essa mudança. Os projetos entregam a mudança para e através das funções do BAU usando o gerenciamento de projetos. Vamos esclarecer o que é gerenciamento de projetos. A organização do projeto trabalha na entrega da mudança que as equipes da BAU identificaram. Isso acontece quando o projeto passa por um processo de aprovação, que normalmente é um caso de negócios e uma aprovação da gerência sênior.

Isso não quer dizer que as pessoas em uma função de projeto nunca podem sugerir melhorias na prática de negócios, mas estarão fazendo isso de acordo com sua função de funcionário, e não como parte de sua função de projeto.

Essa divisão, que você também ouvirá resumida como "alterar os negócios, administrar os negócios", também é visível no final dos projetos. A mudança que um projeto implementa é entregar uma saída. Isso poderia ser um novo software, um prédio, um novo serviço ou qualquer outra coisa. A equipe da BAU é responsável por fazer isso e aproveitá-lo para oferecer benefícios. Em outras palavras, o projeto oferece a capacidade de obter benefícios e as operações do BAU usam essa capacidade para obter os benefícios.

Gerenciando vs. Mitigando Risco

Para que as funções business as usual sejam eficazes, você encontrará equipes BAU para reduzir todos os riscos às operações. Tirar a incerteza dos negócios para uma melhor estabilidade organizacional e processos repetitivos é uma coisa boa.

Por sua própria natureza de ser único e incerto, os projetos exigem um elemento de risco. A empresa está dando um salto para o desconhecido apenas fazendo um projeto, pois introduz mudanças e oferece algo que não existia antes.

As equipes de projeto, portanto, abordam o risco de maneira diferente das equipes da BAU. Os gerentes de projeto buscam gerenciar os riscos - positivos e negativos - para obter os melhores resultados. Isso pode incluir mitigar o risco para tentar limitar a probabilidade de que isso aconteça, mas também inclui outras estratégias de gerenciamento de risco. É improvável que você extinga o risco em um projeto, mas pode ser capaz de fazer isso por boas razões operacionais para o seu trabalho de BAU.

Um está atado ao tempo, o outro está em andamento

Os projetos têm data de início, meio e fim e são um evento único. Este é o ciclo de vida do projeto. De fato, a característica mais definidora de um projeto é que ele termina. O gerente de projeto e a equipe trabalham no projeto durante esse período. No final, a equipe é dissolvida.

A BAU não para e está em andamento. Você pode, é claro, fechar uma função ou interromper um processo se ele não for mais necessário para o negócio - embora isso seja gerenciado como um projeto! Uma função BAU produz trabalho contínuo sem data final previsível.

Para capitalizar ou não capitalizar

Os projetos podem ser capitalizados e muitas vezes BAU não pode ser - você confia em despesas operacionais para o seu negócio em curso como o trabalho normal. Em outras palavras, os tratamentos contábeis para projetos e outras tarefas são diferentes.

O financiamento de projetos geralmente está relacionado a colocar um ativo em serviço - o que significa que os custos podem ser capitalizados. Em alguns casos, dependendo de onde você estiver no mundo e de suas regulamentações contábeis locais, você pode até mesmo reduzir os custos do projeto abaixo da linha.

Os custos de BAU são normalmente considerados opex (gastos operacionais) e são rastreados nas contas de lucros e perdas da empresa.

Financiamento de projetos e financiamento de negócios, em geral, é uma área muito especializada, por isso é sempre aconselhável consultar seus especialistas em finanças antes de fazer julgamentos sobre o que deve ou não ser capitalizado em sua organização. As regras contábeis variam de país para país e até mesmo de organização, em que as empresas individuais têm processos e formas particulares de fazer as coisas.

Em caso de dúvida, verifique sempre!

Equipes multifuncionais versus equipes funcionais

Por fim, há uma grande diferença na composição das equipes de projeto. Os projetos tendem a envolver equipes multidisciplinares de especialistas reunidas para entregar uma saída específica. Saber como motivar uma equipe de projeto é importante porque nem todos podem conhecer o objetivo específico no início. Se as pessoas não têm um entendimento claro sobre o que estão trabalhando, elas tendem a não fazer o melhor trabalho possível.

As equipes de projeto são formadas por pessoas que preenchem papéis específicos. Estes não são títulos de trabalho, mas posições dentro do projeto com responsabilidades distintas. As principais funções de uma equipe de projeto são:

• Patrocinador do projeto
• Gestor de projeto
• Fornecedor sênior (a organização responsável por fazer o trabalho, que poderia ser uma equipe interna como a TI ou um contratado ou fornecedor externo)
• Cliente (pode ser um cliente interno, como um gerente de departamento diferente ou, em uma organização de serviços ao cliente, o cliente para quem você está entregando o projeto)
• Especialistas no assunto (pessoas trazidas para a equipe durante a duração do projeto ou parte dele que usam seus conhecimentos para contribuir para o sucesso do projeto).

Saiba mais sobre os papéis em uma equipe de projeto.

O trabalho de BAU, por outro lado, é gerenciado por equipes funcionais. Eles são especialistas em si mesmos, mas agrupados como uma divisão. Normalmente, há menos sobreposição interfuncional com outros departamentos do que com equipes de projeto.

Normalmente, é muito claro o que as equipes da BAU devem trabalhar e os objetivos são claros. Eles terão metas definidas e uma visão para o papel que o departamento desempenha na empresa. Um exemplo seria uma equipe de atendimento ao cliente que trabalha como parte de uma divisão de atendimento ao cliente maior, que processa chamadas e e-mails de clientes sobre seu produto.

É complicado porque pode haver sobreposição. Por exemplo, um líder de equipe nesse call center é um especialista no campo. Eles podem ser destacados para uma equipe de projeto para gerenciar um pacote de trabalho e os recursos relacionados à entrega de parte de um projeto relacionado ao contato com o cliente. Mas em seu trabalho de projeto, eles estão assumindo o papel de especialista no assunto, e não o líder da equipe de atendimento ao cliente. Como membro da equipe do projeto, eles serão responsáveis ​​por sua parte do orçamento do projeto e terão um alto grau de discrição sobre como o trabalho é realizado para atingir as metas finais.

Eles podem não ter isso em seu papel BAU.

BAU e Conflitos do Projeto

Trabalho de projeto e trabalho BAU podem sentar-se bem lado a lado, mas muitas vezes pode haver tensão. Isso acontece porque os projetos tentam mudar o status quo. O status quo funciona muito bem e, na maioria das vezes, as pessoas não gostam de mudanças.

Segundo, quando você está pedindo às pessoas para se juntarem à sua equipe de projeto, elas podem sofrer um conflito de lealdades. É sua primeira responsabilidade para o trabalho do dia ou para o projeto? Objetivos claros e um forte compromisso com o projeto da administração podem ajudar aqui, bem como manter as linhas de comunicação abertas para que saibam quais devem ser as prioridades.

Em terceiro lugar, manter o negócio funcionando é sempre a prioridade. Isso tem uma implicação para as equipes de projeto que podem ver seu corte de fundos, recursos-chave recuados para funções de BAU e cronogramas atrasados ​​porque manter as operações cotidianas da organização em andamento está puxando o foco.

Os gerentes de projeto podem ficar frustrados com isso, mas sempre será assim e deveria ser. Não adianta entregar um projeto fantástico se a empresa falir nesse meio tempo e não houver mais ninguém para usar o que você construiu!

Com essas diretrizes em mente, deve ser fácil ver se você está trabalhando em projetos, BAU ou ambos.