O que significa confidencialidade de RH?

Quer saber o que a confidencialidade realmente significa em RH? Profissionais de Recursos Humanos on-line recebem e-mails frequentes dos funcionários que dizem: "Eu tive um problema, então fui ao RH. Falei com o RH e eles disseram ao meu chefe e agora meu chefe está zangado comigo. Não é necessário que o RH mantenha tudo confidencial?

Quando HR deve agir

É fácil ver como as pessoas podem pensar isso. O RH lida com muita informação que deve ser confidencial. Por exemplo, eles cuidam do seguro de saúde (embora não estejam sujeitos aos regulamentos da HIPAA, exceto nos casos em que as empresas são seguradas por conta própria), lidam com salários e lidam com a disciplina dos funcionários.

Um empregador demitiria qualquer pessoa de RH que compartilhasse informações sobre qualquer um desses tópicos sem autorização e um bom motivo. Mas e as outras áreas que um funcionário pode trazer para o RH?

Algumas coisas em que o RH tem que agir, e isso significa que elas não podem manter suas informações confidenciais. Chocado? Bem, aqui estão alguns dos problemas que o RH deve agir.

Reivindicação de Assédio Sexual

Se você registrar uma queixa dizendo que seu chefe, colega de trabalho ou até mesmo um fornecedor lhe assediou sexualmente, o departamento de RH precisa agir. Legalmente, se eles ignorarem sua reivindicação, eles tornam a empresa responsável pelas ações. Isto é verdade mesmo se você disser: "Eu não quero que você faça nada, eu só quero que você esteja ciente". Legalmente, o RH deve agir ou pode ser considerado não-previdência.

Quantas pessoas se envolverão depende do tipo de reivindicação feita pelo funcionário. Se, por exemplo, sua afirmação é que Jim assiste a pornografia em seu computador e isso faz com que você se sinta desconfortável, a pessoa de RH pode atender o telefone, ligar para o departamento de TI e pedir que ele examine a história do computador de Jim. Em alguns minutos, o RH pode prender Jim, e ninguém terá que saber que você reclamou em primeiro lugar.

Mas e se a sua queixa é que Jim fez adiantamentos inapropriados? O RH tem que investigar isso, e isso envolve falar com as pessoas. Eles vão falar com o Jim. Eles falarão com outras testemunhas em potencial e, depois de reunirem as informações, tomarão uma decisão.

Muitas pessoas pensam que uma alegação é suficiente para fazer com que o RH puna a pessoa, mas não é. A empresa deve sempre conduzir uma investigação completa e manter uma posição de neutralidade ao fazê-lo. Isso significa que eles não assumirão automaticamente que você é uma vítima.

Isto é uma coisa boa. Você quer que eles cheguem à verdade. Lembre-se, assim como você pode acusar outra pessoa, alguém pode acusá-lo. Você não gostaria que o RH simplesmente acreditasse em seu acusador e agisse sem uma investigação imparcial e completa.

Enquanto o RH faz todos os esforços para manter o menor número possível de pessoas envolvidas nesse tipo de investigação, é impossível mantê-lo completamente silencioso. Algumas pessoas terão que saber sobre isso.

Outras reclamações de discriminação

Se você alegar que seu chefe é mau com você por causa de sua raça, o RH conduzirá uma investigação muito parecida com uma reivindicação de assédio sexual. É impossível manter isso completamente quieto. Mas, e se você alegar que seu pagamento é menor por causa de sua raça?

Às vezes, a pessoa de RH pode investigar uma alegação de discriminação de raça ou gênero, simplesmente procurando em seu banco de dados. Isto pode permitir-lhes determinar que não, o seu salário é consistente com todos os outros ao seu nível e experiência, por isso não há discriminação salarial. Caso encerrado, ninguém mais precisa saber.

Mas, e se você apenas souber disso, mesmo que seu pagamento seja o mesmo de seus colegas de trabalho, você não receberá as tarefas que o prepararão para a promoção? Então, você terá que apresentar seu caso e, em seguida, o RH conduzirá uma investigação e, mais uma vez, as pessoas, incluindo seu gerente, saberão disso.

Reclamações Gerais

Aqui é onde a situação pode ficar incompleta. Você pode pensar que sua pessoa de RH é apenas uma caixa de ressonância, mas depois ela vai direto ao seu gerente e relata o que você disse. O que acabou de acontecer? Primeiro de tudo, sua pessoa de RH deve deixar muito claro para você o que ela irá e não compartilhará fora de sua reunião a portas fechadas.

Você também deve deixar claro quais são suas expectativas. Por exemplo, digamos: “Eu gostaria de algumas dicas sobre como me dar bem com meu chefe, mas não gostaria que você falasse com ele. Está tudo bem? ”Eles devem dizer sim ou não, e então você pode prosseguir, mas com a total compreensão de que seu gerente de RH concordou em não ir ao seu chefe para relatar.

Tenha em mente que, se um dos problemas com os quais você briga com eles tem a ver com ele infringir a lei (assédio sexual, roubo, fraude de valores mobiliários), a pessoa de RH precisa agir. Mesmo se eles dissessem que no começo eles não o fariam, a natureza de suas reclamações pode fazer com que eles precisem intervir.

Se a sua reclamação é que o seu colega de trabalho está sempre atrasado e nunca é punido, o que você quer que a pessoa de RH faça a respeito? Você quer que eles falem com o seu gerente? Fale com seu colega de trabalho? Apenas ouça sua ventilação? Decida qual resultado você quer antes de entrar.

Lembre-se, uma pessoa de RH não é o mesmo que seu representante de sindicato. Eles estão lá para ajudar a empresa. Claro, a melhor maneira de ajudar a empresa é garantir que os funcionários sejam bem tratados, mas isso às vezes significa ir a um gerente com sua reclamação ou ignorar sua reclamação.

Francamente, não é problema seu que seu colega de trabalho chegue atrasado, a menos que isso afete sua carga de trabalho. Ela pode te lembrar disso. Se você reclamar muito sobre coisas que não são seu problema, você pode motivar o seu gerente de RH para ir ao seu chefe para que seu chefe saiba que você é um funcionário problemático.

Conselho Geral

Seu gerente de RH manterá seu salário de seus colegas de trabalho (a menos que você trabalhe em um escritório onde os salários são públicos), deve manter seus problemas médicos confidenciais e deve fazer o melhor para manter situações delicadas o mais próximo possível - somente com aqueles que precisam conhecer - conhecer.

Mas você não deve contar com o seu gerente de RH para agir como seu padre ou seu advogado. Eles vão proteger o negócio. Eles não são realmente obrigados a manter nada além de informações médicas (se sua empresa está sujeita à HIPAA).

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Suzanne Lucas é uma jornalista freelancer especializada em Recursos Humanos. O trabalho de Suzanne tem sido destaque em publicações de notas, incluindo Forbes, CBS, Business Inside r e Yahoo.