Formas de Irritar Seus Interessados ​​no Projeto

Como gerente de projeto, parte do seu trabalho é garantir que as partes interessadas - que são sua equipe de projeto e os principais clientes e fornecedores - obtenham o que precisam do projeto. Suas partes interessadas devem ser seus principais defensores. Eles devem estar apoiando você, ajudando você a alcançar as metas do projeto e garantindo que todos estejam indo na mesma direção.

Mas é fácil incomodá-los. E quando isso acontece, eles podem se transformar em pessoas que não querem mais nada com seu projeto. Esse é um grande risco para um gerente de projeto porque você precisa da ajuda e do suporte deles para ter sucesso. Sem a entrada deles, talvez você não consiga entregar seu projeto. Aqui estão algumas maneiras de incomodar as partes interessadas do projeto e o que você deveria fazer em vez disso.

Não Comunicar

A comunicação deve ser de cerca de 80% do que você faz como gerente de projeto. Quando você não conta à sua equipe, fornecedores ou clientes o que está acontecendo, eles rapidamente ficam irritados. Pior, eles tendem a preencher as lacunas com a explicação do que está acontecendo, o que provavelmente não é exato e pode prejudicar a reputação do projeto.

Em vez disso, junte relatórios claros do projeto. Conheça-os individualmente e em grupos e mantenha-os informados a cada passo do caminho. Coloque em conjunto um plano de comunicação do projeto e realize uma análise das partes interessadas para que você possa descobrir quem precisa ouvir o que e quando precisam ouvir.

Não pedir sua opinião

Comunicação é uma coisa, mas isso tende a ser sobre atualizações de status e acompanhamento de projetos. Você precisa fazer mais do que isso para envolvê-los no projeto. Isso pode incomodar as pessoas quando elas são o especialista no assunto em uma área específica, e você não pede a opinião delas sobre algo que elas são altamente qualificadas para comentar. Os gerentes de projetos podem cair na armadilha de acreditar que precisam fazer tudo e tomar todas as decisões por si mesmos, mas isso não é o caso.

Em vez disso, pergunte a opinião deles sobre como lidar com os problemas do projeto à medida que eles surgem. Tome suas opiniões em consideração. Você não precisa fazer o que eles sugerem, mas ajuda a construir relacionamentos se você ouvir. Você pode fazer isso através de reuniões do projeto e estar disponível para ouvir quando eles vierem até você com sugestões. Se for sua equipe, certifique-se de que eles tenham a oportunidade adequada de apresentar seus pontos de vista.

Acreditando que suas qualificações lhe dão superpotências

Ser um PMP® não faz de você o melhor gerente de projetos do mundo (embora possa ajudar um pouquinho). Ter um certificado de Praticante do PRINCE2®, ou um APMP ou qualquer outra designação de gerenciamento de projeto não faz você irrepreensível.

Falar sobre suas qualificações o tempo todo e como os livros fazem as coisas é uma maneira de irritar seus stakeholders. Eles não querem ouvir sobre suas ótimas pontuações no exame ou sobre como você está aplicando a metodologia ao projeto deles. Na verdade, tudo o que eles querem é que o projeto corra bem. Eles não se importam muito com a forma como você chega lá, na maioria das vezes.

Não assuma que, por ter uma qualificação e saber como fazer o gerenciamento de riscos, por exemplo, você não será pego por um risco de projeto. Acontece com o melhor de nós. Por isso, é melhor ser humilde e dedicado, colocando as suas habilidades em prática de forma eficiente, sem acreditar que elas o colocam acima de seus pares.

Em vez disso, suas qualificações devem dar a você a confiança necessária para realizar seu trabalho com o melhor de sua capacidade, mas você descobrirá que muitas pessoas que trabalham como gerentes de projeto têm certificados. Na verdade, muitas pessoas que trabalham em indústrias especializadas detêm certificados e, para muitas empresas, as credenciais em sua área de especialização, seja arquitetura, contabilidade ou gerenciamento de projetos, são simplesmente um fator de higiene.

Não espere que as partes interessadas fiquem impressionadas e não falem sobre elas o tempo todo. Demonstre suas habilidades entregando bem o projeto e mostrando como você aplica o conhecimento que aprendeu na sala de aula.

Mudando o Prazo

Quando todos se inscreveram para os marcos do projeto e sabem o que está acontecendo quando todos podem trabalhar harmoniosamente como uma equipe. Quando você muda os prazos e não conta para ninguém, é quando as pessoas começam a ficar irritadas.

Alterar as datas tem um enorme impacto no trabalho de outras pessoas. Eles podem ter reservado o tempo de férias em torno de seu trabalho crítico no projeto. Eles podem ter que preencher recursos em outras equipes porque alguém é necessário no projeto em um determinado momento. Se você alterar as datas sem entender todo esse histórico, poderá colocar o projeto em risco.

Em vez disso, o patrocinador do projeto entenderá se você não conseguir atingir os marcos definidos. As coisas mudam. Existem novos itens adicionados ao escopo do seu projeto ou coisas tiradas. Mas não é seu trabalho concordar com mudanças apenas nos prazos. Trabalhe com sua equipe de projeto para entender o impacto da mudança. Em seguida, proponha uma solução para o patrocinador do projeto, explicando a lógica por trás da alteração das datas.

Certifique-se de que todas as partes interessadas estejam cientes da mudança e como isso pode afetar seu trabalho. Então, com o acordo de todos, faça a alteração e atualize a documentação do seu projeto. Você nunca deve simplesmente fazer alterações nas datas sem deixar que o resto da equipe saiba primeiro.

Desperdiçando seu tempo

As reuniões devem ser eficientes, bem gerenciadas e usar bem o tempo de todos. Mas isso nem sempre é o caso. Muitas vezes as partes interessadas reclamam que perderam tempo em reuniões. Não houve uma agenda, ou a decisão que eles esperavam não foi tomada porque as pessoas erradas estavam na sala.

Você também tem outras oportunidades para desperdiçar seu tempo - não são apenas reuniões. Não confunda a caixa de entrada colocando-os em uma cópia de e-mails quando eles não precisarem. Em vez disso, as partes interessadas nos projetos também têm outro trabalho a fazer, por isso precisam usar seu tempo com sabedoria. Certifique-se de que suas reuniões tenham uma agenda. Planeje-os, convide as pessoas certas e certifique-se de seguir adiante.

Apenas envie e-mails para as pessoas relevantes. Se precisar de alguém, certifique-se de que eles entendam por que é importante que eles estejam cientes e evite o temido "responda a todos", na medida do possível. Apenas esteja consciente do fato de que outras pessoas estão ocupadas e que seu projeto não é sua principal prioridade o tempo todo (se for em qualquer momento).