Como reorganizar seu departamento ou empresa

“Reorganização” é um dos assuntos de negócios que geralmente evoca uma resposta cínica e pode preencher páginas de desenhos animados de Dilbert. Essa reação cínica é bem merecida, porque muitas vezes é o resultado de um processo de design organizacional que começou e terminou com um organograma, e não liderança de pensamento.

Aqui estão algumas das razões pelas quais os gerentes se reorganizam.

Uma pessoa-chave saiu

Deixa um vazio e uma oportunidade para questionar a estrutura existente. Isso está em contraste com o que os manuais de gerenciamento lhe dizem, os organogramas geralmente são construídos em torno de indivíduos, não de “posições”. Quando um indivíduo-chave parte, a posição deve permanecer.

Existem problemas

Isso inclui ineficiência, incompatibilidade de talentos, funções que se sobrepõem, desequilíbrios na carga de trabalho e outros problemas operacionais. O trabalho não está sendo concluído ou não está sendo bem feito.

É necessário conquistar uma nova oportunidade

A Por exemplo, seria um novo mercado, produto ou serviço e sua estrutura atual não foi projetada para oferecer suporte aos novos objetivos de negócios.

Embora essas sejam todas boas razões, é importante considerar a reorganização como apenas uma alternativa possível. Muitas vezes há muitas maneiras menos perturbadoras de alcançar os mesmos objetivos.

Quem deve estar envolvido na reorganização?

Se apenas o líder do departamento estiver envolvido, haverá uma oportunidade perdida de entrada crítica e adesão. Por outro lado, se toda a empresa estiver envolvida, a transformação pode ser muito lenta e interesses egoístas atrapalham. A melhor opção é encontrar um meio termo composto por um líder e uma pequena equipe de conselheiros confiáveis. Estes são geralmente os indivíduos que têm confiança suficiente em sua posição com a nova empresa para colocar seus interesses de lado.

O processo de mudança organizacional

Enquanto não há ciência perfeita sobre como a reorganização se desdobra, aqui estão algumas dicas:

Comece com uma estratégia

É essencial saber para onde a organização ou a equipe está indo. Por exemplo, o que é importante, o que não é e quais são as metas específicas? Embora isso pareça óbvio, é um passo frequentemente negligenciado. Se você luta com a estratégia, aprenda a criar uma antes de reestruturar o organograma. Lembre-se, a estrutura segue sempre a estratégia.

Desenvolva seus critérios

Liste os problemas que você está tentando resolver e as oportunidades que está procurando. Em seguida, classifique cada uma delas como alta, média ou baixa de acordo com a prioridade. Ele se torna o critério que você usará para avaliar alternativas de design e avaliar seu sucesso.

Desenvolver e avaliar alternativas de projeto

Muitas equipes se apaixonam por uma idéia e passam todo o tempo tentando justificar a ideia ou aperfeiçoá-la. Em vez disso, invente três a quatro ideias e classifique-as de acordo com os seus critérios. Lembre-se, nenhuma opção é perfeita. Sempre há trade-offs e riscos. Você simplesmente seleciona o melhor e apresenta um plano de ação para mitigar os riscos.

Teste o design final com cenários

Gastar tempo testando o design discutindo como vários processos de negócios funcionariam na nova estrutura. Essas discussões “e se” ajudam a refinar a estrutura e esclarecer os papéis.

O que "Liderança de Mudança" Implica

Antes de passar por qualquer mudança, você precisa fazer sua lição de casa, e um bom lugar para começar é revisar os "Dez Modelos para Liderar a Mudança".

O valor da comunicação e o envolvimento da equipe

A comunicação não é um anúncio unidirecional sobre a mudança ou qualquer outra coisa. As partes interessadas, incluindo os funcionários, têm maior probabilidade de participar se você não apenas compartilhar o “o quê” e o “porquê”, mas explicar as alternativas que você não Considere e por quê. Permita que as partes interessadas saibam que você percebe que não há uma escolha perfeita e reconheça as possíveis desvantagens do seu plano. Esse tipo de franqueza, diálogo aberto e autenticidade se sai melhor do que tentar “vender” suas ideias de mudança como a solução perfeita.

Se você trata pessoas como adultos inteligentes, o respeito que você mostra será retornado, junto com o apoio da parte interessada.

Não espere que as pessoas entendam ou comprem imediatamente; as chances são de que você não tenha visto primeiro (veja “o efeito maratona”).

Depois de se comunicar com as pessoas necessárias, não tenha vergonha de pedir ajuda. É da natureza humana que as pessoas apoiarão o que ajudaram a criar e, embora sua equipe talvez não tenha tido a oportunidade de criar a nova estrutura organizacional, elas podem desempenhar um papel importante na implementação da nova estrutura. É outra oportunidade para você obter informações valiosas para ajustar a nova estrutura.

Reorganizações são sempre disruptivas e repletas de desafios e riscos.Eles nunca devem ser tomados de ânimo leve, e devem sempre ter uma vida útil de pelo menos cinco anos. Se você seguir estas diretrizes, terá uma chance melhor de atingir seus objetivos e minimizar a interrupção e a ansiedade.