Quais informações são armazenadas nos registros médicos dos funcionários?

O arquivo médico do funcionário é o repositório de tudo o que tem a ver com saúde, benefícios de saúde, licenças relacionadas à saúde de funcionários e benefícios de seleção e cobertura para o funcionário. O empregador mantém um arquivo médico separado para cada funcionário. O conteúdo desses arquivos nunca é misturado com nenhum outro arquivo de funcionário, como o arquivo pessoal.

Como o arquivo médico contém informações sigilosas e confidenciais, ele deve residir em um local seguro, bloqueado e inacessível. O arquivo que abriga os arquivos médicos dos funcionários também deve ser bloqueado e a equipe de RH deve ter as únicas chaves. O acesso aos arquivos médicos dos funcionários é restrito apenas à equipe de Recursos Humanos.

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade em Seguros de Saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais; Os registros médicos devem ser armazenados separadamente e separados de outros registros comerciais. Nunca armazene os registros médicos dos funcionários no arquivo de funcionários gerais do funcionário.

Devido à confidencialidade das informações, os registros devem ser isolados dos arquivos que os funcionários, como supervisores ou gerentes, podem acessar. (Na verdade, isso também é recomendado para arquivos de pessoal em geral - dá acesso apenas à equipe de RH.)

Conteúdo do arquivo médico do empregado

Esses são os tipos de itens que devem ser armazenados com segurança no arquivo médico do funcionário. Em caso de dúvida, errar no sentido de proteger as informações médicas relacionadas aos seus funcionários.

• Formulários e formulários de seguro de saúde
• Formulários e formulários de seguro de vida
• Informação beneficiária designada
• Solicitações para qualquer outro benefício do funcionário que possa exigir informações médicas, como seguro de visão
• Pedidos de licença médica remunerada ou não remunerada
• Relatórios sobre a Lei Médica e de Licença Familiar (FMLA) e as aplicações e documentos relacionados
• Papelada de FMLA assinada por médico
• Documentação sobre as doenças de um membro da família ou criança para quem você solicita o tempo de FMLA para fornecer assistência contínua

• Medicamente relacionado, deixe a documentação para os funcionários que não estão qualificados para o tempo de folga do FMLA
• Exames, notas, correspondência e recomendações do médico
• Desculpas médicas relacionadas ao absenteísmo ou ao atraso de um médico
• Restrições de trabalho médico com documentação do médico recomendando
• Relatórios de acidentes e lesões, incluindo documentos exigidos pela OSHA
• Relatórios de indenização de trabalhadores por lesão ou doença
• Qualquer outro formulário ou documento que contenha informações médicas privadas sobre um funcionário

Se você mantiver esses arquivos confidenciais, seus funcionários confiarão em você e você preservará o espírito e o significado da lei.

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