O que os empregadores fazem em relação aos funcionários que navegam na Web no trabalho

Os funcionários passam de uma a três horas por dia navegando na Web em negócios pessoais no trabalho, dependendo do estudo analisado.

Como a maioria dos estudos depende de dados de auto-relato dos funcionários, essa perda de produtividade, combinada com as preocupações dos empregadores para onde seus funcionários estão navegando na Web no trabalho, faz com que mais empregadores decidam monitorar o uso da Internet pelos funcionários.

Os funcionários fazem compras, fazem serviços bancários, visitam sites de esportes, pagam contas, conversam no Facebook, twittam no Twitter e muito mais. Com a maioria dos funcionários, essas são atividades ocasionais que eles realizam em intervalos e almoços. Se eles gastarem alguns minutos de trabalho, provavelmente compensarão o fato de responderem ao e-mail depois que as crianças forem dormir.

Abuso de uso da Internet no trabalho

Mas, uma pequena porcentagem dos funcionários abusam do privilégio de uso da internet no trabalho. Em uma empresa, um supervisor descontente passava de 6 a 7 horas por dia fazendo de tudo, desde procura de emprego até procura de receitas, compras e download de cupons.

Em outro, um funcionário mudou a posição de seu computador, impossibilitando a visão de sua tela por qualquer pessoa, exceto o empregado. Isso levantou as suspeitas da equipe de TI para que eles visualizassem seu uso da Internet. Eles descobriram que o funcionário estava baixando e assistindo a filmes pornográficos. Assim, às vezes os piores medos dos empregadores são justificados quando os funcionários abusam do uso da internet no trabalho.

Neste segundo exemplo, se o empregador não soubesse que o funcionário estava vendo pornografia, o empregador poderia ter sido colocado na posição de um potencial processo por assédio sexual ou por uma reclamação hostil do ambiente de trabalho. Nenhum dos dois teria sido bem-vindo, então o empregador deixou o empregado ir embora. (A política de uso da internet do empregador detalhava claramente as condições sob as quais eles encerrariam um funcionário.)

Vigilância Empregadora de Empregados Surfando na Web no Trabalho

Os empregadores que bloqueiam o acesso a funcionários que navegam na Web no trabalho estão preocupados com os funcionários que acessam sites adultos com conteúdo sexual, romântico ou pornográfico; sites de jogos; sites de redes sociais; sites de entretenimento; sites de compras / leilão; e sites de esportes. Além disso, algumas empresas usam blocos de URL para impedir que os funcionários visitem blogs externos. Outros bloqueiam o acesso a sites como o Facebook no trabalho.

Dependendo da empresa, o monitoramento do computador assume várias formas: alguns empregadores rastreiam conteúdo, pressionamentos de tecla e tempo gasto no teclado; alguns armazenam e revisam arquivos de computador; outros monitoram a blogosfera para ver o que está sendo escrito sobre a empresa pelos funcionários e outros monitoram os sites de redes sociais.

Das empresas que monitoram e-mails, algumas usam ferramentas de tecnologia para monitorar automaticamente e-mails, e outras atribuem a um funcionário a leitura e revisão manual de e-mails.

Por que os empregadores estão monitorando os funcionários navegando na Web no trabalho

Os empregadores acreditam que a vigilância do empregado é necessária para a produtividade do funcionário, motivos legais, a segurança das informações da empresa e para evitar um ambiente de assédio.

Segundo Manny Avramidis, vice-presidente sênior de recursos humanos globais da AMA:

"Há razões principais pelas quais os empregadores monitoram o comportamento dos funcionários no trabalho, dependendo da organização e de seus funcionários. A produtividade dos funcionários é fundamental. Algumas empresas dizem que questões de segredo comercial são importantes, não necessariamente porque os funcionários compartilham intencionalmente informações da empresa, mas os funcionários podem não percebe a importância para os concorrentes de itens como novas características do produto e organogramas.

"Os sites de intranet compartilham informações que os empregadores não querem que estranhos saibam por causa da concorrência e da necessidade de vencer concorrentes no mercado. Outras empresas estão preocupadas com fraudes em relação à segurança dos dados, garantindo que as informações não sejam roubadas.

"Algumas empresas dirão que segurança e produtividade são as principais preocupações que podem envolver o monitoramento da localização dos funcionários via GPS, câmeras de vídeo em áreas de produção e guardas de segurança para verificar IDs e o conteúdo de itens trazidos para o trabalho." outros empregadores citam responsabilidade em potencial porque foram queimados nos tribunais. A maioria das organizações tem algum capital para monitorar e é relativamente barato fazê-lo.

Mais preocupações do empregador sobre o surf na Web no trabalho

Além da preocupação com os tipos de sites que os funcionários visitam no trabalho por essas razões, várias preocupações adicionais motivam os empregadores a monitorar os funcionários que navegam na Web no trabalho.

O litígio é uma questão séria para os empregadores, disse Nancy Flynn, diretora executiva do The ePolicy Institute e autora O manual do ePolicy, 2ª Edição (AMACOM, 2008) e outros livros relacionados à internet.

De acordo com o SHRM (acessado de 1-11-18 - você deve ser um membro), "Nesta era da informação digital, os gerentes de negócios, profissionais de RH, profissionais de TI e profissionais legais devem trabalhar em conjunto para desenvolver políticas e procedimentos relacionados ao registro de emprego. No caso de litígios relacionados ao emprego, uma busca minuciosa provavelmente será feita nos registros eletrônicos do empregador.

"Os dados eletrônicos incluem e-mail, páginas da web, arquivos de processamento de texto, bancos de dados de computador e qualquer outra informação armazenada em um computador e que existe em um meio que só pode ser lido pelo uso de computadores. Também pode incluir trilhas eletrônicas deixados para trás, como quando um gerente adiciona ou exclui texto para uma análise de desempenho, as fórmulas usadas pelos funcionários para fazer cálculos de planilhas ou edições em um memorando e outros dados armazenados de forma não intencional.

"Os dados eletrônicos estão se tornando cada vez mais importantes em processos judiciais. A consulta aos assessores legais sobre armazenamento, retenção e destruição de dados eletrônicos é especialmente importante desde as Regras Federais de Procedimento Civil - a regra 34 foi alterada especificamente para abordar as regras de descoberta de informações armazenadas eletronicamente."

De acordo com Avramidis:

"Há cada vez mais empregadores colocando o uso de computadores de funcionários sob vigilância porque a tecnologia está se tornando mais barata e barata. Não importa como você se sinta sobre isso, os empregadores que não monitoram se tornarão cada vez menos, não pregar funcionários, mas monitorando cada vez mais faz sentido nos negócios, e isso só vai se tornar cada vez mais significativo na América do Sul. Os funcionários realmente precisam ler e estar cientes das políticas.

"Os empregadores devem estabelecer políticas claras para os funcionários sobre sua relação de trabalho. Uma política atua como um impedimento. Na Flórida, por exemplo, não é incomum estacionar carros de polícia na estrada durante a noite como um impedimento para os motoristas acelerarem.

"Onde os empregadores muitas vezes ficam aquém é que eles dizem aos funcionários que eles serão monitorados, mas não descrevem exatamente o comportamento esperado ou não esperado. Explicar exatamente quais são as expectativas deles em relação à política é importante. Educar os funcionários e explicar Recomenda-se a definição do uso da internet e e-mail, de forma justa e aceitável, anualmente."

Embora um número crescente de estados e jurisdições esteja exigindo que os empregadores notifiquem os funcionários sobre monitoramento eletrônico, a maioria dos empregadores está fazendo um bom trabalho de alertar os funcionários quando estão sendo observados.

A maioria dos empregadores informa aos funcionários que a empresa está monitorando o conteúdo, as teclas digitadas e o tempo gasto no teclado, e a maioria informa aos funcionários que a empresa revisa o uso do computador. A maioria também alerta os funcionários para o monitoramento por e-mail.

Você deve monitorar os funcionários?

Apesar desse aumento, o monitoramento do tempo e do uso dos funcionários on-line é um sinal de desconfiança e incongruência com uma cultura orientada para os funcionários que considera os funcionários os principais ativos da empresa.

Se menos de um por cento dos funcionários, de acordo com alguns relatórios, abusarem de seu dia de trabalho e da confiança do empregador on-line, por que fazer com que 100% dos funcionários se sintam desconfortáveis ​​e desconfiados? Portanto, a prática de monitorar eletronicamente os funcionários no trabalho tem fortes vantagens e desvantagens.

A vigilância eletrônica dos funcionários no trabalho pode gerar resultados benéficos para o empregador no controle do abuso. Eles podem proteger os interesses de um empregador em um processo - ou não - dependendo da natureza da situação.

Mas há fortes razões pelas quais um empregador pode não querer usar o monitoramento da internet por funcionários. Avramidis diz que esta decisão depende da empresa e do ambiente de trabalho que um empregador quer criar:

"Dependendo do nível de liberdade permitido em uma empresa ou do tipo de empregador, a vigilância eletrônica dos funcionários pode não ser desejável. Empresas que empregam novos graduados, que têm linhas absolutamente confusas e estão on-line o dia todo, são um exemplo.

"De fato, 99% da população estará bem sem vigilância eletrônica; menos de 1% dos funcionários estão causando o estrago que permite que todas as coisas ruins dos empregadores entrem em ação."

Em dias como a Cyber ​​Monday, a Black Friday, os campeonatos da NCAA e outros eventos populares, os empregadores podem ficar tentados a reagir de forma exagerada a funcionários que compram e assistem a jogos online. E os funcionários podem se sentir como se precisassem se esgueirar e trapacear para fazer suas atividades na Internet. Mas, um equilíbrio saudável beneficia todas as partes.

Os empregadores podem querer pensar duas vezes antes de desenvolver e implementar políticas que proíbam todo o uso pessoal de computadores on-line durante o dia de trabalho com funcionários que ainda estão respondendo e-mails às 20h. à noite.

Os funcionários também devem praticar o uso razoável da Internet para compras pessoais e similares no trabalho. Poucos empregadores discutem durante alguns minutos para fazer um pedido, mas muitos se opõem a um funcionário que compare os preços on-line pela metade do dia de trabalho.

Seria conveniente que os funcionários entendessem as políticas e expectativas de internet, email e computador do empregador. Mais da metade de todos os empregadores pesquisados ​​havia demitido funcionários por e-mail e abuso da Internet.

Empregadores que demitiram trabalhadores por uso indevido de e-mail o fizeram por estas razões: violação de uma política da empresa; linguagem inadequada ou ofensiva; uso pessoal excessivo; ou violação das regras de confidencialidade da empresa.

Conheça as políticas do seu empregador sobre a internet e o uso de email. Como a porcentagem de empregadores que monitoram o comportamento do computador está aumentando a cada ano, o que você não conhece ou presta atenção pode prejudicar sua posição com seu empregador.

A maioria dos empregadores não se importa com pouco ou pouco uso do computador para negócios pessoais no trabalho. Você precisa saber como seu empregador define alguns.

Alternativas para o monitoramento de funcionários

É uma escolha que toda empresa tem que fazer. E cada vez mais empresas escolhem monitorar os funcionários e seu uso on-line. Eu não recomendo o monitoramento da internet por funcionários. Eu recomendo as seguintes ações para criar um ambiente organizacional no qual os funcionários não abusem da confiança do empregador.

• Desenvolva uma política sólida de internet e e-mail que forneça aos funcionários expectativas claras sobre a postura do empregador quanto ao tempo pessoal on-line no trabalho. Essa política pode proibir, em geral, certas atividades e visitas a locais sem que os funcionários se sintam criminosos. A política pode enfatizar responsabilidade, fé, confiança profissional e confiança.
• Comunique a política usando muitos exemplos para que os funcionários não fiquem confusos sobre seus requisitos. Comunique continuamente suas expectativas e direcione os funcionários que aproveitam o tempo do seu empregador individualmente. Se a produtividade ou contribuição de um funcionário cair, comunique-se com o funcionário para determinar se o uso on-line está afetando o desempenho. Use disciplina progressiva com funcionários que repetidamente violam suas expectativas e confiança.
• Treine seus gerentes e supervisores sobre como estabelecer e manter as expectativas e políticas de seu local de trabalho. Treine-os para reconhecer quando um funcionário pode estar abusando do tempo ou dos sites da Internet no trabalho. A equipe de TI, no exemplo acima, recebeu orientação e treinamento claros sobre o que observar em casos potenciais de abuso da Internet. Em vez de monitorar toda a atividade dos funcionários on-line, eles monitoravam seletivamente quando achavam que um possível problema poderia existir.
• Desenvolva e mantenha uma cultura de confiança. Desenvolver um ambiente no qual os funcionários monitoram pessoalmente o tempo on-line no trabalho é a abordagem mais eficaz. Lidar com funcionários que estão acima da linha, caso a caso. Não sobrecarregue a maioria de seus funcionários que trabalham duro com políticas excessivamente onerosas por causa das ações de alguns. Livre-se dos poucos

O abuso on-line do tempo ocorre nos locais de trabalho. Mas, o monitoramento da internet pelos funcionários é uma reação excessiva às atividades de uma pequena porcentagem de funcionários. Contribui para um ambiente no qual os funcionários se sentem não confiáveis. Ele incentiva o comportamento sorrateiro por parte dos funcionários.

Isso faz com que os funcionários gastem energia se preocupando se o que estão fazendo está bem ou não, e isso estimula uma mentalidade de 9 a 5 anos. Um empregador de escolha encontra alternativas para o monitoramento de internet do empregado.