Reembolso de Milhas do Empregado

O reembolso de funcionários pelo uso de seu próprio automóvel pode variar um pouco de acordo com o empregador e o setor, mas a maioria das organizações compensa os funcionários com aproximadamente a Taxa de Milhagem Padrão definida pelo IRS ou a Taxa de Reembolso de Veículos Particulares. A taxa é definida a cada ano pela Administração de Serviços Gerais (General Services Administration - GSA) com base em pesquisas conduzidas por uma empresa de consultoria independente sobre os custos atuais da utilização de um veículo.

Para 2019, a Taxa de Milhagem Padrão é de 58 centavos por milha percorrida, acima dos 54,5 centavos de 2018. Essa taxa padrão fixa incorpora o custo de seguro, registro, gás, óleo e manutenção. Para alguém que dirige muito para o trabalho, isso pode resultar em uma dedução significativa.

Taxas de Reembolso de Milhas da Empresa

A maioria dos empregadores reembolsará a alíquota do IRS ou da GSA, uma vez que podem deduzir até essa quantia como uma despesa quando apresentarem sua declaração de imposto de renda corporativo, embora haja outras fórmulas fiscais complexas que os empregadores possam usar. Quando os trabalhadores qualificados são difíceis de encontrar durante as expansões econômicas, os empregadores são mais propensos a fornecer taxas competitivas de reembolso.

O Internal Revenue Service exige pagamentos de reembolso a serem feitos separadamente do salário, sem impostos retidos. Alguns empregadores, portanto, processarão pagamentos de despesas através do sistema de contas a pagar para mantê-los separados da folha de pagamento e para manter a conformidade com as leis do IRS.

Se a sua entidade patronal estiver a reembolsar à taxa GSA ou IRS ou perto dela, poderá ter a certeza de que está a obter um acordo justo.

Reembolso de funcionários do governo

Os funcionários do governo sempre serão reembolsados ​​exatamente na taxa da GSA se o uso de um carro de propriedade particular for autorizado ou quando nenhum veículo do governo estiver disponível.

Requisitos de Reembolso de Despesas com Automóveis

Você precisará fornecer um registro de milhagem, recibos de gás e documentação de qualquer outro recibo de despesas permitido relacionado ao seu carro. Sem registros detalhados, seu relatório de despesas pode ser rejeitado. Ou pior, seu empregador pode tomar medidas disciplinares se achar que sua reivindicação pode ser fraudulenta. Muitos empregadores exigem manutenção de registros contemporâneos, assim como o IRS. Não tente estimar sua milhagem, pois isso pode violar as políticas do seu empregador.

Manter caneta e papel em seu carro é um método, ainda que tedioso; Uma melhor opção é um aplicativo de rastreamento de milhas que rastreia automaticamente suas viagens em um log contemporâneo que você pode imprimir ou fazer o download. É uma maneira eficiente de rastrear quilometragem, pontos iniciais e finais e a finalidade comercial da campanha incluir no seu relatório de despesas.

Outras maneiras empregadores compensar os funcionários para despesas de automóvel

De acordo com a Society for Human Resource Management, essas são alternativas comuns ao reembolso de milhas, uma vez que as formas de os empregadores compensarem os funcionários por despesas de direção de negócios são:

Subsídio de carro liso.Os empregadores fornecem aos funcionários um subsídio de carro, como US $ 400 por mês, para cobrir o custo de combustível, desgaste, pneus e muito mais.

Programas FAVR.Os empregadores reembolsam os funcionários por meio de um programa de reembolso de taxa fixa e variável (FAVR), no qual os funcionários são reembolsados ​​por custos fixos (como seguro, impostos e taxas de registro) e despesas variáveis ​​com veículos (como combustível e manutenção). Os reembolsos são isentos de impostos para funcionários se determinados requisitos de contabilização de despesas forem cumpridos.

Conseqüências Fiscais para Reembolsos de Milhas

Os reembolsos de milhagem são considerados desembolsos isentos de impostos pelos empregadores, desde que sejam documentados e não excedam suas despesas reais. No entanto, o seu empregador não pode pagar diretamente pelos custos operacionais, como reparos ou manutenção do seu carro, sem consequências fiscais. Outras despesas, como pedágios diretamente relacionados ao transporte comercial, podem ser reembolsadas sem impostos, desde que você tenha recibos.

Alguns empregadores fornecem um subsídio mensal para despesas com automóveis. Se os funcionários forem obrigados a fornecer registros de despesas, eles serão tributados somente por qualquer quantia recebida além das despesas registradas. Se os empregadores não exigem documentação, o subsídio pode estar sujeito a tributação.

Despesas de automóvel não reembolsadas

A partir do ano fiscal de 2018, com a implementação da Lei de Cortes e Empregos de Imposto, os trabalhadores não poderão mais deduzir despesas de automóvel não reembolsadas. Em 2017 e em anos anteriores, essas despesas foram dedutíveis na medida em que excederam 2% da receita bruta ajustada. Assim, os trabalhadores que conduzirão extensivamente como parte da execução de suas responsabilidades de trabalho devem avaliar cuidadosamente as políticas de reembolso da empresa ao revisar as ofertas de emprego.

Se um empregador não costuma reembolsar as despesas do carro, você pode se oferecer para reduzir o salário em troca de reembolso, pois o reembolso será protegido da tributação se as despesas forem devidamente documentadas. Alternativamente, você pode negociar um salário mais alto para contabilizar a carga tributária sob a nova lei tributária.

De acordo com o IRS, apesar da suspensão de diversas deduções detalhadas, as deduções para despesas que são dedutíveis na determinação da receita bruta ajustada não são suspensas. Por exemplo, membros de um componente de reserva das Forças Armadas dos Estados Unidos (Forças Armadas), funcionários públicos estaduais ou municipais pagam com base em honorários e certos artistas performáticos têm o direito de deduzir as despesas de viagem de funcionários não reembolsadas como um ajuste à renda total. na linha 24 do Cronograma 1 do Formulário 1040 - 3 - (2018), não como uma dedução detalhada no Cronograma A do Formulário 1040 (2018) e, portanto, pode continuar a usar a taxa de quilometragem do padrão de negócios.

As informações contidas não são conselhos fiscais ou jurídicos e não substituem tais conselhos. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações podem não refletir as leis de seu próprio estado ou as alterações mais recentes à lei.