Como criar um registro de risco do projeto

01 projeto de registro de bom risco

Uma maneira de incentivar a participação no gerenciamento de risco é com um bom desenho de registro de risco. O formato correto comunicará rapidamente o nível geral de risco do projeto para você e outros membros da equipe do projeto.

Ele deve permitir que os usuários acessem facilmente mais detalhes sobre riscos individuais, quando necessário. Isso, por sua vez, estimula todos a pensar em termos de riscos - identificando novos à medida que surgem e monitorando e tomando medidas para mitigar os riscos existentes.

02 Inclua os campos certos

No mínimo, seu registro de riscos deve incluir um identificador único para cada risco, uma descrição dele, ações a serem tomadas em resposta e o proprietário da tarefa.

As descrições devem ser breves e objetivas. Por exemplo, um risco identificado como "Dano da chuva" pode incluir esta descrição: "A chuva forte pode inundar o campo e causar deterioração da colheita".

03 Medidas Adicionais

Você pode querer incluir medidas quantitativas de probabilidade, impacto e risco geral e valores residuais após a mitigação de projetos mais arriscados.

Campos numéricos que são calculados automaticamente podem ser úteis se você estiver usando uma técnica de avaliação de risco como o método de Monte Carlo. Outros campos úteis incluem datas importantes, categoria de risco, categoria de resposta ao risco, proximidade, custos de mitigação e status.

Não há limite para o número de campos que você pode incluir, mas somente os campos-chave devem ser exibidos no nível de exibição de lista. Evite sobrecarregar os usuários, colocando detalhes desnecessários no nível de exibição de lista. Idealmente, os espectadores que precisam de informações mais completas clicam nos detalhes.

04 Outra Opção

Você pode querer criar um banco de dados de registro de risco para cada projeto para que você não fique restrito a um conjunto padrão de campos. Embora uma planilha possa ajudá-lo a rastrear seus projetos, particularmente projetos menores, um banco de dados criado com software como o Kahootz ou o Podio pode ser melhor. Eles facilitam a adição de documentos e grandes quantidades de texto quando necessário.

05 semáforos

É difícil vencer o sistema de semáforos por impacto visual. Os usuários sabem que vermelho significa alto risco, âmbar significa risco médio e verde é de baixo risco. Essas dicas visuais rápidas ajudam os leitores a digitalizar informações mais rapidamente.

06 Recursos de Segurança

Você pode incentivar a participação, permitindo que todos os membros da equipe do projeto e talvez algumas partes interessadas visualizem o registro de riscos. No entanto, você deve definir os direitos de acesso do usuário para que ele possa ser editado apenas pelos proprietários e gerentes de risco chave. Você precisa de uma trilha de auditoria de quem mudou o quê e quando.

07 Resumo Perfil de Risco

Os membros da equipe sênior do projeto e as partes interessadas podem não ter tempo para digerir a visão de lista de cada risco. Para eles, um perfil de risco resumido fornece uma visão geral dos riscos gerais para o projeto. Ele ilustra o número de riscos em cada probabilidade e nível de impacto.

08 é tudo sobre comunicação

Lembre-se de que um registro de risco do projeto não lista apenas riscos e ações de mitigação. É uma ferramenta de comunicação que envolve seus colegas no gerenciamento de riscos. Seu design deve refletir esse objetivo com diferentes visões para diferentes públicos.