Como reduzir o risco de roubo de empregado

Estratégias de segurança e vigilância melhoraram tremendamente nos últimos anos por causa dos avanços da tecnologia. Equipamentos de vigilância de uso múltiplo e aplicativos de rastreamento de tendências menos visíveis são mais eficazes na identificação de possíveis brechas no sistema de segurança. Essas brechas oferecem oportunidades para ladrões ou fraudadores obterem acesso não autorizado aos cofres e estoques da empresa.

Roubo de funcionários está em ascensão

De acordo com dados da Câmara de Comércio dos EUA, 75% dos funcionários admitiram ter roubado de seus empregadores pelo menos uma vez, e 38% admitem roubar dos empregadores pelo menos duas vezes. O FBI refere-se ao roubo de funcionários como o crime que mais cresce nos EUA, custando às empresas cerca de sete por cento de suas margens esperadas. O problema torna-se tão terrível para algumas empresas atingidas por roubo de funcionários que cerca de 33% são levadas à falência devido a perdas por roubo ou fraude.

Relatórios coletados pela Statistic Brain indicam que mais de 28% das perdas de empresas variaram de US $ 100.000 a US $ 499.000, e 25% das perdas excederam US $ 1 milhão. Esses números são preocupantes porque demonstram que as perdas de negócios devido ao roubo de funcionários não são triviais. O valor médio de dinheiro ou bens roubados foi colocado em US $ 75.000.

Somente em 2014, mais de 1,2 milhão de ladrões de lojas e funcionários rebeldes foram pegos em flagrante, de acordo com um estudo conduzido por Jack L. Hayes, empresa de consultoria em prevenção de perdas e controle de encolhimento de estoques. Mais significativamente, esses números foram gerados a partir de 25 grandes varejistas, sugerindo que o problema é mais disseminado e as perdas mais substanciais se os pequenos e médios varejistas forem incluídos no mix. De acordo com vários estudos, as perdas com roubos de funcionários superaram as perdas de furto em lojas.

Métodos de roubo de empregado

O roubo de funcionários pode ser difícil de detectar porque o agressor é familiarizado com o sistema. Além disso, esses funcionários têm acesso às chaves do reino por causa de suas posições e reputação como jogadores confiáveis. Estes são alguns dos métodos comumente usados ​​para roubar da empresa.

• O pessoal de contabilidade e finanças pode redirecionar cheques recebidos para contas pessoais. Uma vez que eles mantêm os livros, eles podem encobrir o roubo, alterando as entradas.
• Com acesso à conta bancária corporativa, os funcionários podem fazer cheques para pagamentos fictícios que são desviados para contas pessoais.
• O roubo de dinheiro requer planejamento, uma vez que os caixas precisam equilibrar seu caixa no fechamento do turno. Eles podem economizar dinheiro deliberadamente subestimando a mudança para os clientes e mantendo a diferença. Para empresas que não fazem varredura, os funcionários podem cotar um preço mais alto para mercadorias não etiquetadas e embolsar o saldo.

• O roubo de mercadorias é realizado através do uso sub-reptício de latas de lixo, sistema de reciclagem ou sacos pessoais para escoar bens de negócios. No varejo, o processo de devolução e reembolso gera muitas chances de roubar a empresa com ou sem a ajuda de terceiros.
• O roubo de suprimentos pode parecer insignificante, mas a quantia aumenta rapidamente quando os funcionários se tornam mais descarados ao levar material de escritório para uso pessoal.
• O roubo da folha de pagamento refere-se ao pagamento por tempo não ganho e ao reembolso de despesas não comerciais.

Entendendo as motivações por trás do roubo de funcionários

Na maioria das empresas, os funcionários passam por um processo de seleção rigoroso, incluindo verificações de antecedentes, histórico de empregos e verificações de crédito. O processo é projetado para excluir indivíduos inadequados do grupo de candidatos. É seguro assumir que os funcionários que passam pelos obstáculos pré-emprego são qualificados, confiáveis ​​e confiáveis.

Em muitos casos, os perpetradores são funcionários de confiança de longa data que mudam de trabalhadores, tipos de funcionários do mês para ladrões furtivos que criam planos meticulosos para redirecionar fundos para suas próprias contas ou se ajudar a fazer o inventário. O que poderia motivar esses indivíduos a arriscar sua carreira e sustento para ganhar alguns milhares de dólares?

1. Mudanças drásticas na vida: Perda de um ente querido através da morte, divórcio ou separação é um desenvolvimento devastador para qualquer um. Isso poderia reduzir o fluxo de receita do funcionário e aumentar as despesas. Confrontado com contas de montagem, o empregado aproveita a oportunidade para ter pequenas quantias de dinheiro. Muitas vezes, eles acreditam que podem pagar de volta sem serem pegos.
2. Vivendo além de sua escala de pagamento: As maiores perdas são tipicamente devidas a pecuaristas que procuram viver além de suas posses. Eles procuram viver a boa vida, mas são incapazes de arcar com os bens e amenidades por conta própria. Os fundos roubados são usados ​​para adquirir carros caros, casas e bens de luxo. O funcionário pode tirar férias caras e se envolver em atividades que custam mais do que podem pagar.

1. Oportunidade: Os funcionários podem começar a roubar quantias menores porque a oportunidade se apresenta. Os clientes podem esquecer de reivindicar sua mudança ou os contadores podem encontrar uma oportunidade para ajustar os livros sem serem notados. Aproveitar essas oportunidades pode se tornar um hábito e logo sair do controle.
2. Vícios: Indivíduos que lidam com comportamento compulsivo que custa dinheiro não são bons candidatos para trabalhos que envolvem manuseio de dinheiro ou contabilidade. Compulsões podem superar até mesmo as melhores intenções, e os funcionários acabam canalizando fundos de negócios para alimentar jogos de azar, drogas e outros vícios.

1. Ganância: A boa e velha ganância leva os funcionários de confiança a aproveitar as oportunidades para assumir o que foi confiado para fins comerciais. O roubo pode assumir a forma de desvio de fundos ou apropriação de equipamentos e outros bens para uso próprio.
2. Maçãs ruins que passaram no processo de triagem: O processo de triagem de emprego deve extirpar os candidatos com antecedentes criminais, mas às vezes alguns passarão a investigação devido a pesquisa de antecedentes inadequada ou falhas no processamento de registros. Colocados em uma posição de confiança, esses indivíduos podem estar planejando seu esquema para roubar da empresa, mesmo no início.

1. Vingança: Fraudes percebidas podem levar os funcionários a buscar retribuição roubando da empresa. Um indivíduo que é preterido para uma promoção ou transferência lateral para um local preferido ou alguém que faz uma avaliação negativa muito pessoal pode achar que está reivindicando o que lhes foi negado roubando da empresa.

Estratégias defensivas para minimizar o roubo de funcionários

A melhor defesa é uma abordagem proativa para o problema do roubo de funcionários. Especialistas em segurança sugerem que os proprietários e gerentes de empresas devem assumir que isso está acontecendo ou que isso acontecerá quando a oportunidade surgir. Isso não significa tratar todos os funcionários com suspeita, porque essa é a maneira mais rápida de desviar o moral. A estratégia exige uma revisão abrangente dos sistemas para identificar as lacunas nos procedimentos administrativos e operacionais.

• Fortalecer o processo de triagem pré-contratação para identificar bandeiras vermelhas.As posições que fornecem acesso a registros contábeis e financeiros devem estar sujeitas a verificações de antecedentes de alto nível, abrangendo histórico de crédito e todos os encontros com o sistema de justiça criminal. As atribuições de manuseio de dinheiro devem ser dadas aos funcionários estabelecidos em vez de novas contratações. Desconfie de inconsistências no currículo ou mentiras descaradas porque isso pode ser uma indicação de caráter questionável.
• Estabelecer um sistema de freios e contrapesos especialmente para funcionários em posições sensíveis com acesso a dinheiro e outras contas financeiras. Implemente um sistema de amigos que envolva pelo menos dois funcionários trabalhando juntos o tempo todo. Procedimentos que exigem a anulação de vendas e a emissão de reembolsos de clientes devem exigir a aprovação de um supervisor ou gerente. No departamento de contabilidade e contabilidade, os livros contábeis devem ser mantidos por uma equipe de funcionários, em vez de confiar apenas uma pessoa aos livros. Em nenhuma circunstância deve ser confiada a uma pessoa o controle de todos os registros financeiros, que devem estar sujeitos a auditorias não anunciadas por um profissional terceirizado.
• Use um contador externo para examinar os principais registros financeiros. Extratos bancários, cheques emitidos e cheques recebidos e os ledgers para contas a pagar e contas a receber devem ser verificados por terceiros. Certifique-se de que os beneficiários sejam verificáveis ​​e as assinaturas em seus cheques corporativos sejam legítimas.
• Instale um sistema de vigilância por vídeo como um impedimento. É menos provável que as pessoas se envolvam em comportamento desonesto se souberem que estão diante das câmeras. As câmeras estão lá para desencorajar comportamentos de risco antes que isso aconteça. O monitoramento de vídeo em tempo real pode ser útil em áreas de alto risco e alto valor, como almoxarifados e área de vendas de artigos de luxo.
• Estabelecer rotinas de remoção de lixo. Elimine todas as chances de usar o sistema de descarte e reciclagem para roubar mercadorias para uso pessoal ou revender em outro lugar. O processo pode incluir desmontar e achatar todas as caixas e engradados, usando apenas sacos de lixo transparentes e garantindo o acesso unidirecional aos lixões para os funcionários.
• Melhore o moral dos funcionários. Construir confiança é uma via de mão dupla. Conheça os funcionários, estabeleça relacionamento e construa relacionamentos, porque as pessoas podem ser menos propensas a ceder à tentação se estiverem felizes no trabalho e se importarem com sua carreira.
• Abra uma linha de gorjeta para funcionários. Em relação à sugestão anterior, os funcionários leais à empresa podem ajudar a limitar as perdas por fraude e roubo, denunciando suas suspeitas de forma anônima. Garanta a confidencialidade de todos os relatórios e investigue cada relatório cuidadosamente antes de agir.

Para processar ou não processar

As pequenas e médias empresas são desproporcionalmente vitimadas por fraudadores e fraudadores. Sessenta e quatro por cento das pequenas empresas relatam ter sido vítimas de roubo de funcionários, mas apenas 16% relatam isso com base em um estudo conduzido por um estudante de doutorado em justiça criminal na Universidade de Cincinnati. Muitas vezes, os proprietários de pequenas empresas não fazem mais do que demitir o funcionário, porque a busca por litígios é dispendiosa, sem garantia de que os fundos roubados serão devolvidos. Outras empresas se abstêm de processar para evitar o escrutínio de seus registros confidenciais.

Quando se trata de roubo de funcionários, a prevenção é a melhor defesa. Revise seus sistemas e procedimentos para identificar áreas vulneráveis ​​e faça as alterações conforme necessário. Pode ajudar a trabalhar com uma parte neutra com uma nova perspectiva para encontrar as bandeiras vermelhas. Quando são encontrados incidentes de fraude e roubo de funcionários, aja de forma rápida, decisiva e firme. Siga uma política de tolerância zero para proteger sua empresa de incorrer em perdas substanciais devido ao roubo de funcionários.