Melhores práticas para arquivos pessoais de funcionários

É uma boa idéia para um empregador manter um arquivo pessoal para cada funcionário. Documentação do histórico de emprego, registros de contribuição e realização, avisos disciplinares, promoções, planos de desenvolvimento de desempenho e muito mais, pertencem a um arquivo de pessoal. Empregadores inteligentes também mantêm mais de um arquivo pessoal.

O empregador tem boas razões para manter vários arquivos pessoais - alguns legais e outros para fins de melhores práticas de emprego. A documentação é necessária para que o empregador tenha uma visão precisa do histórico de emprego de um funcionário. A documentação apóia as decisões do empregador e pode proteger o empregador em uma ação judicial - preservada corretamente.

O conteúdo do arquivo pessoal fornece uma visão geral histórica dos acontecimentos importantes durante a carreira de um funcionário. Eles apóiam as decisões que são tomadas sobre o funcionário e sua carreira. Eles demonstram o raciocínio do empregador por trás da contratação, promoções, transferência, recompensas e reconhecimento e decisões de acionamento.

Diretrizes diferentes são associadas a tipos diferentes de arquivos pessoais

Como vários tipos de arquivos pessoais são recomendados, regras e diretrizes diferentes são associadas a cada tipo de arquivo pessoal.

• Cada tipo de arquivo pessoal possui um motivo diferente para conteúdos existentes e diferentes, com base nesse motivo.
• Cada tipo de arquivo pessoal é armazenado de forma diferente.
• O acesso a um arquivo de pessoal é restrito a determinados funcionários na maioria das organizações. Muitas organizações restringem o acesso de arquivos de pessoal apenas à equipe de Recursos Humanos. Diferentes tipos de arquivos pessoais possuem diferentes diretrizes de acesso.
• É permitido o acesso dos funcionários ao seu arquivo de pessoal, mas a maioria dos empregadores estabelece diretrizes para o acesso dos funcionários com uma política de acesso a arquivos de pessoal no manual do funcionário. (Vários estados e jurisdições têm regras diferentes, portanto, mantenha-se atualizado para a sua localização.)

  A maioria das organizações não permite que o gerente do funcionário acesse o arquivo geral de pessoal. Eles esperam que os gerentes mantenham a documentação relevante em seu próprio arquivo de funcionários de gerenciamento, que não é o arquivo pessoal oficial.

• O departamento de Recursos Humanos possui e é responsável pelos arquivos de funcionários dos funcionários.

Arquivos Pessoais Recomendados

Aqui estão os tipos de arquivos pessoais recomendados e o que você precisa saber sobre como trabalhar com eles.

Arquivo Pessoal de Funcionários

Este é o principal arquivo pessoal que um empregador mantém para cada funcionário. O arquivo pessoal armazena o histórico de emprego de cada funcionário. Isso é o que você precisa saber sobre um arquivo pessoal de funcionário.

Arquivo Médico

O arquivo médico do funcionário tem sérias restrições legais que o empregador deve conhecer e atender. Aqui está o que você precisa saber sobre a confidencialidade e o conteúdo de um arquivo médico de funcionário.

Arquivo de folha de pagamento

O acesso dos funcionários ao arquivo de folha de pagamento do funcionário é menos restritivo do que o acesso ao arquivo médico ou pessoal. O arquivo da folha de pagamento contém informações sobre salário, seleção de benefícios, alterações nas taxas de remuneração, garantias e outras documentações legais que afetam o salário de um funcionário. Vários funcionários da área de contabilidade e recursos humanos acessam as informações no arquivo da folha de pagamento.

Arquivo de Formulários I-9 para Funcionários

Devido aos direitos de acesso de várias agências governamentais, você segue as práticas recomendadas mantendo um arquivo separado para todos os formulários do funcionário I-9. Saiba mais sobre o armazenamento de formulários do I-9.

Política de acesso ao arquivo de pessoal para funcionários

Você deseja permitir que cada funcionário saiba o que está em seu arquivo pessoal, mas precisa controlar a integridade, a integridade e a integridade do arquivo. A manutenção da confidencialidade do funcionário e do empregador e o acesso limitado são garantidos por uma política de acesso a arquivos de pessoal.

O que não incluir em um arquivo de pessoal do empregado

Procurando por diretrizes sobre conteúdo que nunca devem ser incluídas em um arquivo pessoal de funcionários? Estas são as minhas melhores recomendações sobre o conteúdo que você deseja manter em um local informal e separado ou não reter. Retenção de documentação desnecessária e puramente opinativa pode prejudicar você.

Documentação

Você sabe o que é documentação? A palavra, documentação, surge frequentemente no mundo do emprego e recursos humanos. Mas, o significado da documentação e por que você pode querer documentar determinados eventos de emprego é completamente coberto, "A Importância da Documentação em Recursos Humanos". Dê uma olhada porque a documentação adequada é essencial para arquivos de emprego precisos.

Aviso Legal: Observe que as informações fornecidas, embora autoritativas, não garantem precisão e legalidade. O site é lido por um público mundial e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para estado e de país para país. Por favor, procure assistência jurídica, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que sua interpretação legal e as decisões sejam corretas para a sua localização. Esta informação é para orientação, idéias e assistência.