Visão Geral dos Arquivos de Pessoal e Política de Arquivos de Amostra

Um arquivo pessoal é uma documentação salva do empregador sobre o histórico e o status de todo o vínculo empregatício com um funcionário individual. O empregador mantém esta documentação de emprego em um arquivo pessoal por três razões.

• O empregador deseja ter informações precisas úteis e organizadas quando você precisar acessar as informações por qualquer motivo. Mudanças em contatos de emergência, endereços de funcionários, acompanhamento de avaliações de desempenho, cartas disciplinares, reconhecimento de funcionários e materiais de solicitação de emprego são exemplos dos tipos de informações que o empregador desejará poder acessar rapidamente.
• O empregador precisa manter a documentação sobre questões de pessoal, como seleção de funcionários, desempenho, histórico de trabalho, justificativa de remuneração e aplicativos internos de promoção, para citar apenas alguns.

  Uma reivindicação da EEOC, uma ação judicial ou mesmo a necessidade de justificar a falta de um aumento ou promoção a um funcionário exigem que o empregador tenha coletado e mantido esse tipo de documentação do funcionário.

• Alguns registros de funcionários são exigidos pelos governos federal ou estadual para os empregadores manterem. Organizar as informações dos funcionários em um arquivo pessoal faz sentido para o acesso, a conformidade legal e a prontidão.

Tipos de arquivos pessoais

Um empregador geralmente mantém vários tipos de arquivos pessoais, para uso comercial, para confidencialidade de funcionários, para privacidade médica e para conformidade legal. Não tenho conhecimento de nenhuma lei que diga quantos arquivos um empregador deve manter.

No entanto, existem muitas leis e há práticas recomendadas de pessoal para a confidencialidade dos funcionários, que regem o conteúdo dos arquivos pessoais e quem tem acesso a essas informações. Estes são os arquivos pessoais que a maioria dos empregadores nos EUA mantêm. (As leis e práticas mundiais podem ser diferentes)

• Arquivo Pessoal: Este é o arquivo principal do funcionário que contém o histórico do vínculo empregatício.
• Arquivo de folha de pagamento: Você deseja manter um arquivo separado para todos os problemas de folha de pagamento relacionados a salário e benefícios.
• Arquivo Médico do Funcionário: A lei federal de portabilidade e responsabilidade de seguros de saúde de 1996 (HIPAA) exige que os empregadores protejam os registros médicos dos funcionários como confidenciais.
• I-9 Formulários de Empregados: É necessário manter um arquivo separado para todos os formulários do funcionário 9 (não por funcionário), pois você não deseja que os funcionários do governo, que têm autorização para verificar esses formulários em várias circunstâncias, examinem seus principais arquivos confidenciais de funcionários.

Acesso de funcionários a arquivos pessoais

Os funcionários têm permissão para acessar os arquivos pessoais de seus funcionários sob a orientação e supervisão da equipe de Recursos Humanos. Os arquivos de funcionários do empregado são considerados propriedade do empregador que tem a responsabilidade de mantê-los e protegê-los.

Política de arquivo pessoal de amostra

A seguir, uma política de arquivos pessoais de amostra para uso em sua empresa. Ele discute os vários arquivos recomendados e quem deve ter acesso a cada arquivo.

Política de amostra

A empresa mantém três arquivos de funcionários para cada funcionário.

UMA arquivo pessoal é mantido para cada funcionário de (nome da sua empresa). Esses arquivos de pessoal contêm documentos confidenciais e são gerenciados e mantidos pela equipe de Recursos Humanos.

O acesso a este arquivo é limitado à equipe de RH e pressupõe que o gerente de cada funcionário mantém seu próprio arquivo com documentos relevantes para o desempenho do trabalho do funcionário.

Os documentos típicos em um arquivo de pessoal incluem o formulário de emprego, um formulário de contato de emergência da família, histórico de ação disciplinar documentada, currículo, manual do funcionário e folha de assinaturas do empregador, informações pessoais atuais e referências de trabalho.

Nem todos os arquivos pessoais contêm os mesmos documentos, mas cada arquivo pessoal possui alguns documentos iguais.

Arquivos de folha de pagamento também são mantidos; Os arquivos de folha de pagamento contêm um histórico dos empregos, departamentos, alterações de remuneração do empregado, etc. O acesso ao arquivo de folha de pagamento é limitado à equipe de contabilidade e de RH apropriada.

A arquivo médico do empregado também é mantido. O conteúdo do arquivo médico não está disponível para ninguém, exceto para a equipe designada de Recursos Humanos e para o funcionário cujos registros são mantidos no arquivo. Em seu nome de empresa), os arquivos médicos recebem o mais alto grau de armazenamento seguro e confidencialidade.

Um funcionário pode visualizar seu arquivo pessoal entrando em contato com uma pessoa da equipe de Recursos Humanos durante o horário comercial normal. Nenhum funcionário pode alterar ou remover qualquer documento de seu arquivo de pessoal que deve ser visto na presença de uma pessoa da equipe de RH.

Também conhecido comoarquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação

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