O que os empregadores não devem manter nos arquivos pessoais

Os empregadores nunca devem colocar itens específicos em seus registros gerais de pessoal. O conteúdo dos arquivos e registros pessoais de seus funcionários é geralmente acessível à equipe de Recursos Humanos, ao funcionário e ao gerente ou supervisor do funcionário, em algumas empresas.

Em outros, o acesso é limitado à equipe de RH e os funcionários podem solicitar acesso aos registros. Os advogados também podem intimar o conteúdo dos registros de pessoal para ações judiciais e as queixas da Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC, Equal Employment Opportunity Commission). Um ex-funcionário também pode solicitar uma cópia de seus registros de pessoal.

A prática recomendada torna o arquivo de pessoal acessível apenas pelos membros da equipe de Recursos Humanos. Você precisa manter os arquivos pessoais presos e fechados em uma área de armazenamento que os torne inacessíveis a outros funcionários.

Com todos esses usos em potencial e possíveis visualizadores dos registros pessoais de seus funcionários, o empregador deve ter o cuidado de manter uma documentação imparcial e factual do histórico de empregos de um funcionário nos registros pessoais de seus funcionários.

Consequentemente, você desejará aplicar essas diretrizes gerais à documentação que você retém nos registros de pessoal de sua organização.

Diretrizes para o conteúdo do arquivo de pessoal do funcionário

As informações nos registros de pessoal devem ser factuais.

Supervisor ou pareceres do pessoal de Recursos Humanos; notas aleatórias; fofoca; rumores infundados; perguntas, relatórios ou alegações de outros funcionários inexplorados; alegações não investigadas, investigadas e concluídas; e quaisquer outras informações, comentários ou notas não factuais devem ser excluídos do arquivo pessoal de um funcionário.

Um dos piores exemplos de comentários ofensivos que um gerente de RH encontrou arquivado em um registro pessoal de funcionários envolvia notas de entrevista de um gerente de contratação. Um deles afirmou: “Possivelmente muito gordo para subir e descer as escadas conforme necessário”. Imagine o funcionário, um advogado e até mesmo futuros funcionários e supervisores lendo comentários como esses.

Em outra empresa, a gerente encontrou notas infundadas que os gerentes e outros colocaram nos arquivos do funcionário, como: "Mary está com raiva porque não recebeu um aumento. Diminuiu o trabalho propositalmente para se equilibrar com seu gerente". Veja o problema?

Os registros de pessoal devem ser cuidadosamente atribuídos a seus locais de arquivo apropriados.

Determine um protocolo para os registros de pessoal da empresa com base nas leis estaduais e federais, nas leis trabalhistas, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) e nas práticas recomendadas do empregador.

Então, fique com o protocolo. Você não quer encontrar desculpas aleatórias de médicos no arquivo pessoal quando elas pertencem a um arquivo médico. Você também não deseja a justificativa e a justificativa para a promoção de um funcionário no arquivo da folha de pagamento.

Você também não deseja que os registros de uma decisão de contratação envolvam verificação de antecedentes ou anotações de discussões com ex-empregadores no arquivo pessoal.

Supervisores, gerentes e outros funcionários que colocam a documentação em registros pessoais precisam de treinamento.

Qualquer pessoa que tenha acesso e possa colocar documentos em um arquivo de funcionários do funcionário precisa de treinamento para escrever adequadamente a documentação.

Declarar, em um funcionário, que a reprimenda de que o funcionário foi um completo insensatez não conquistará seus registros pessoais em nenhum prêmio. Mas sabe-se que supervisores não treinados escrevem declarações semelhantes e as colocam em arquivos pessoais de funcionários.

Melhor ainda, limite o acesso aos arquivos à pessoa da sua equipe de RH responsável pelos registros e saiba o que deve ou não ser colocado em um arquivo pessoal.

Equilibre as informações que você coloca nos registros pessoais.

Inclua os aspectos positivos e negativos do histórico de empregos de um funcionário. Com muita frequência, os registros de pessoal enfatizam todas as ocorrências negativas e perdem os componentes positivos que todo funcionário experimenta. Pense em aumentos, promoções, recompensas de excelência e cópias de elogios e notas de agradecimento.

Reconheça a diferença entre as anotações pessoais de um supervisor sobre sua equipe de relatórios e os registros oficiais da equipe da empresa.

As notas do supervisor que são usadas para melhoria de desempenho, para acompanhar projetos e conclusão de metas e para determinar planos de desenvolvimento de desempenho e de desempenho, por exemplo, pertencem ao arquivo privado de um supervisor, não aos registros oficiais de pessoal da empresa.

Reconheça, também, a necessidade de treinar os supervisores em como tomar notas e manter a documentação em seu arquivo de gerenciamento. Os mesmos critérios para fatos, não opiniões e exemplos específicos, não boatos, aplicam-se a notas privadas.

As notas privadas do supervisor podem ser intimadas no caso de uma ação judicial, portanto recomenda-se precaução mesmo para notas privadas. A prática de supervisores de manter cópias de registros que existem no arquivo pessoal oficial do funcionário em seu arquivo de gerenciamento não é recomendada.

Contratação de documentação e notas de entrevista apresentam um pouco de dilema.

A melhor prática é manter um arquivo separado para cada posição que você preencher, incluindo toda a documentação relacionada ao preenchimento dessa posição, desde o lançamento da tarefa até as verificações de referência. Os currículos, as cartas de apresentação e os formulários dos candidatos pertencem a esse arquivo, exceto pelo fato de que você deve transferir o aplicativo do funcionário contratado para o arquivo pessoal do funcionário.

Este arquivo contém as listas de verificação e formulários oficiais que buscam uma representação imparcial das qualificações de um possível funcionário e apoiam sua decisão de contratar o candidato mais qualificado. As opiniões e anotações do gerente de contratação que foram tomadas durante o processo de contratação não pertencem a esse arquivo.

Os Recursos Humanos podem coletar essas notas para manter a documentação completa sobre uma decisão de emprego, mas elas não pertencem aos registros de pessoal.

Documentação factual sobre decisões de emprego.

Essa documentação inclui decisões como promoção, transferência para uma oportunidade lateral e aumentos salariais, e elas pertencem aos registros de pessoal. As opiniões do supervisor ou do RH sobre o funcionário não. A documentação oficial da ação disciplinar, como uma advertência por escrito, também pertence ao arquivo pessoal do funcionário.

Exemplos específicos de documentação que não devem estar em registros pessoais

As informações a seguir não devem ser colocadas em registros pessoais. A documentação pode exigir um arquivo separado, pode ser classificada como notas de supervisão ou de gerenciamento, ou não deve ser mantida de forma alguma por um empregador.

• Qualquer informação médica pertence ao arquivo médico.
• As informações da folha de pagamento pertencem ao arquivo de folha de pagamento.
• Documentos que incluam números de seguridade social de funcionários ou informações sobre classificações protegidas de um funcionário, como idade, raça, sexo, nacionalidade, deficiência, estado civil, crenças religiosas e assim por diante, nunca devem ser mantidos nos arquivos de pessoal.
• A documentação de supervisão com a finalidade de gerenciar o trabalho de um funcionário, definir metas, feedback fornecido e assim por diante deve ser arquivada em uma pasta privada, de supervisor ou de propriedade do gerente.
• Material de investigação, incluindo reclamações de funcionários, entrevistas com testemunhas, entrevistas com funcionários, descobertas, recomendações de advogados e resolução, além de acompanhamento para garantir que não haja retaliação, devem residir em um arquivo de investigação separado dos registros de pessoal.
• Arquive os formulários do funcionário I-9 em um arquivo ou local I-9, longe dos registros pessoais do funcionário.
• Faça verificações de antecedentes, incluindo histórico criminal, relatórios de crédito e assim por diante, e os resultados do teste de drogas em um arquivo separado que os supervisores, gerentes e funcionários não podem acessar. A SHRM recomenda este arquivo separado ou recomenda que essas informações também sejam arquivadas no arquivo médico do funcionário.
• Os registros de Oportunidades Iguais dos Funcionários, como formulários de auto-identificação e relatórios governamentais, não devem ser mantidos no arquivo de pessoal nem em qualquer lugar ao qual o supervisor tenha acesso.

Se você seguir essas diretrizes, sua organização estará armazenando, de maneira efetiva, um histórico de emprego factível e suportável e registros de pessoal nos locais apropriados.

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