Prós e contras de 3 estruturas organizacionais do projeto

A maneira como sua organização é estruturada influencia como você gerencia e executa projetos. Também pode influenciar o quanto de autoridade e alcance você tem para fazer seu trabalho como gerente de projeto.

Existem três estruturas organizacionais comuns e os gerentes de projeto trabalham em todos eles: funcional, projeto e matriz. Vamos dar uma olhada nas vantagens e desvantagens de cada uma, para que você saiba o que está enfrentando quando adere a uma nova estrutura.

Estrutura Organizacional Funcional

Em uma estrutura organizacional funcional, o gerente de projeto e todos os recursos trabalham na mesma divisão da empresa, como o departamento de vendas e marketing. Geralmente, o gerente funcional tem mais autoridade do que o gerente de projeto.

Vantagens

A estrutura funcional dá a você menos poder como gerente de projeto, mas oferece muitas outras vantagens:

• Funciona bem para pequenas equipes e pequenos projetos porque a função tem controle total sobre os membros da equipe e outros recursos necessários.
• Você pode acessar facilmente os especialistas de que precisa, pois eles estão na mesma área funcional.
• É rápido reunir todos para resolver problemas relacionados ao projeto.
• Você pode limitar as ferramentas de comunicação do projeto que você precisa usar, porque a equipe é relativamente pequena e simples.
• Você costuma ter membros entusiastas da equipe que desejam trabalhar no projeto porque isso lhes proporciona oportunidades de carreira. O trabalho do projeto pode ser uma ótima maneira de motivar sua equipe.

• Se você estiver entregando o projeto para uma equipe funcional, essa será a equipe funcional em que você trabalha, o que pode facilitar o fechamento de um projeto.

Desvantagens

Embora essa estrutura tenha muitas vantagens, considere também algumas desvantagens:

• O trabalho ocorre em um silo, o que pode significar que você não tem acesso a pessoas fora de sua divisão funcional.
• As pessoas da equipe do projeto podem ser mais leais ao seu departamento ou gerente de equipe do que ao seu trabalho no projeto, o que pode gerar conflitos.
• Um projeto grande pode acabar com um gerente de projeto funcional para cada função. Isso pode resultar em falhas no trabalho se todos os gerentes de projeto não trabalharem harmoniosamente juntos.
• O trabalho funcional pode ser isolante, pois você não tem a oportunidade de se relacionar amplamente com a empresa. Manter um foco estratégico pode ser mais difícil.

Estrutura Organizacional do Projeto

Equipes dedicadas são reunidas para trabalhar em projetos em uma estrutura organizacional de projeto. O gerente de projeto provavelmente tem responsabilidade de gerenciamento de linha para os membros da equipe do projeto. Exemplos disso incluem construções de grande porte, mas também iniciativas corporativas que exigem uma equipe dedicada. O gerente de projeto tem autoridade final, reportando-se ao patrocinador do projeto e ao conselho do projeto. Os indivíduos no trabalho em equipe diretamente para o gerente de projeto.

Vantagens

A vantagem óbvia de uma estrutura de projeto é que você tem mais controle sobre a equipe, mas outras vantagens também estão em vigor.

• As equipes podem ter um forte senso de identidade. É a estrutura mais fácil para criar uma forte cultura de equipe.
• Toda a equipe está focada nos objetivos da equipe, portanto existe um conflito de lealdade com o trabalho diário das pessoas que trabalham no projeto. Seu trabalho do dia é o projeto.
• Recursos são dedicados ao projeto, por isso é muito mais fácil agendar o trabalho. Você saberá quando os membros da equipe estiverem disponíveis e não haverá risco de que eles sejam retirados com pouca antecedência para o trabalho normal de outro gerente.

• Os projetos executados nessa estrutura são ótimos ambientes para melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos, bem como habilidades de liderança mais técnicas.

Desvantagens

A estrutura do projeto é a mais fácil de se trabalhar, mas ainda tem algumas desvantagens.

• Ter uma equipe dedicada a um projeto é um compromisso caro. Tende a ser uma opção apenas em grandes projetos.
• Se você remover pessoas de seus trabalhos funcionais, elas podem achar difícil voltar, especialmente se o projeto for longo. O trabalho do projeto está se alongando e retornar ao que você fez antes, depois de um período trabalhando em um ambiente multidisciplinar em um projeto novo e desafiador, não é uma perspectiva atraente para muitas pessoas. Gerenciar a transição da equipe quando você fecha um projeto se torna ainda mais importante.

• Às vezes, fechar um projeto pode significar perder o emprego se a empresa se mudou e outra função não está disponível para você.
• Por sua natureza, equipes dedicadas sugam recursos para trabalhar em apenas uma coisa. Eles podem limitar o número de projetos que a empresa pode fazer a qualquer momento, especialmente quando projetos diferentes exigem as mesmas habilidades.
• Os gerentes de projeto nesse tipo de estrutura também fazem o gerenciamento de linha para suas equipes, o que significa gastar tempo e esforço em tarefas de recursos humanos que você não precisaria fazer em outras estruturas. Se você gosta desse elemento de trabalhar com pessoas, esse fator pode ser uma vantagem.

Estrutura Organizacional da Matriz

A terceira opção é uma estrutura de matriz. Os recursos são compartilhados entre o trabalho normal e o trabalho de projeto. Isso pode significar ter dois gerentes ou responsabilidades de "linha pontilhada" para um gerente de projeto, bem como para o gerente da equipe. A estrutura de linha de gerenciamento funcional normalmente está em primeiro lugar e o gerente de projeto usa a linha pontilhada.

Essa estrutura divide o poder e a autoridade entre o gerente de equipe funcional ou de divisão e o gerente de projeto. Você precisará usar suas habilidades de negociação em todo o seu poder.

Vantagens

As estruturas matriciais são muito comuns porque permitem que os gerentes façam escolhas flexíveis com a maneira como as pessoas gastam seu tempo. Você provavelmente trabalhará em um ambiente matricial em algum momento de sua carreira. As vantagens dessa estrutura são as seguintes:

• Os recursos são usados ​​de forma eficiente e podem se movimentar entre projetos conforme necessário.
• Você pode trabalhar em muitas coisas diferentes, às vezes em paralelo - embora este ponto possa ser discutido como uma desvantagem também.
• Equipes e indivíduos podem ser muito receptivos. Se surge um novo projeto que precisa ter prioridade, é fácil se concentrar e, de repente, focar em outra coisa. Você não pode fazer isso facilmente em uma estrutura de projeto, que leva mais tempo para se separar e reagrupar.
• A estrutura exige que todos usem o mesmo ciclo de vida e metodologia de gerenciamento de projetos, facilitando a movimentação entre projetos. As pessoas podem participar de uma equipe de projeto com relativamente pouca necessidade de integração quando a terminologia e os processos são comuns.

Desvantagens

Como acontece com todas as configurações, esta também tem suas armadilhas. Apesar de ser uma estrutura comum, não há muitos locais de trabalho modernos que tenham quebrado os problemas de sobrecarga. Dar muito para as pessoas fazerem pode ser fácil se você não tiver sistemas em funcionamento para gerenciar e monitorar a totalidade de sua carga de trabalho. Outras desvantagens são as seguintes:

• O conflito entre projetos é comum porque você pode estar lutando pelos mesmos recursos que outro projeto.
• O outro projeto pode ter os melhores recursos - as pessoas mais adequadas com as habilidades certas - ou seu gerente de linha pode não disponibilizá-los para o trabalho do projeto.
• Pode haver algum conflito entre as tarefas comuns e o trabalho de projeto para os indivíduos, especialmente quando ambos os gerentes lhes dão diferentes prioridades.
• Os recursos podem ter um conflito sobre o caminho de desenvolvimento que eles levam para suas futuras carreiras. Embora você possa saber que deseja permanecer no gerenciamento de projetos, pode ter a opção de progredir para uma função funcional mais sênior ou uma função mais orientada para o projeto. Mas ter muitas opções de carreira é uma coisa boa, mesmo que seja uma decisão difícil.

Uma estrutura organizacional que funciona perfeitamente para todo o trabalho normal nem sempre funciona para projetos, e você precisa gerenciar no ambiente em que trabalha. Obter alguma experiência em cada uma dessas estruturas é uma boa ideia para que você possa experimentá-las em primeira mão. Ele irá ajudá-lo a decidir qual o ambiente que melhor lhe convier e se adapta às suas habilidades e preferências. Então você pode fazer uma escolha informada se tiver a chance de decidir seu futuro ambiente de trabalho.

Entender os prós e contras da estrutura organizacional de cada projeto dá a você a chance de descobrir onde é melhor gastar seu tempo e influência para aproveitar ao máximo sua equipe e ajudar seu projeto a concluir com êxito.