Estruturas de Governança de Projetos

Você sabe o que é a governança do projeto e como ela se parece? Ou o que fazer se você estiver trabalhando em um ambiente onde não existe? Vamos começar com uma definição.

Governança do Projeto: uma Definição

"Governança" em termos de gerenciamento de projetos refere-se às políticas, processos, padrões, procedimentos e diretrizes que determinam como os projetos são liderados, executados e controlados por sua organização.

A governança pode ser extensa e "pesada", com muita burocracia, ou incompleta e "leve" (caso em que provavelmente é ineficiente). Os gerentes devem buscar o nível certo de governança para seu ambiente e cultura. Certificar-se de que suas políticas de governança são adequadas ao objetivo é um fator-chave para garantir que elas sejam eficazes.

A governança começa no topo. A diretoria da empresa deve estar comprometida com a ideia de boa governança e com o fato de que os projetos devem ser gerenciados adequadamente, dentro das diretrizes especificadas. Essa atitude e os padrões esperados serão filtrados para as Diretorias de Projetos e os líderes de projeto (e equipes de programa, onde elas existirem).

Por que a governança do projeto é importante?

Seu patrocinador do projeto e outras partes interessadas importantes querem saber que você está gastando o orçamento do projeto da maneira certa. Eles querem que você acompanhe o progresso do seu projeto com eficiência e faça o gerenciamento do risco do projeto conforme necessário.

Mas a lógica da boa governança em projetos vai além disso.

A governança é exigida pelos clientes, especialmente os do setor público. Governos e reguladores pedem (e, em alguns casos, aplicam) certos padrões para certos projetos. A governança não é apenas uma questão interna: muitas empresas que operam em mercados regulamentados terão que seguir as orientações da legislação externa, como a Sarbanes-Oxley. A governança de projetos é uma pequena parte de ser capaz de provar que sua empresa opera de forma eficaz e dentro das diretrizes e regulamentos especificados para o seu setor.

A governança de projetos também ajuda você a:

• Melhore o seu retorno do investimento e acompanhe esses investimentos de forma eficaz
• Ganho de buy-in para projetos
• Evite os motivos comuns pelos quais os projetos falham
• Comunicar de forma mais eficaz
• Introduzir a padronização entre os projetos, facilitando a comparação do desempenho
• Minimizar o risco
• Desenvolver e motivar a equipe em um ambiente estruturado

Como é a governança do projeto

Então, agora sabemos o que é governança de projeto, o que parece em um projeto? Aqui estão os tipos de atividades que demonstram a governança em um ambiente de projeto:

• Existe um ciclo de vida de gerenciamento de projeto disciplinado que inclui pontos definidos para aprovação. Estes são pontos onde a viabilidade do projeto é discutida e uma decisão é tomada quanto a continuar ou não o trabalho.
• Os projetos têm um caso de negócios claro e os casos de negócios têm informações suficientes para permitir que as equipes de gerenciamento tomem as decisões certas.
• Essas decisões são adequadamente documentadas e comunicadas.
• As pessoas que trabalham em projetos definiram papéis e responsabilidades.
• Existe uma cultura de aprendizado contínuo que permite que as equipes de projeto melhorem continuamente e discutam as lições aprendidas em um ambiente livre de culpa.

• Existem processos e procedimentos que permitem que as equipes de projeto revisem seu projeto e solicitem suporte independente, se necessário.
• As partes interessadas estão engajadas e confiam no processo.
• As equipes de projeto são formadas por indivíduos experientes e qualificados nas funções relevantes.

A governança dos projetos está vinculada às estruturas de governança da organização como um todo. Se você acha que o principal objetivo da governança de projetos é garantir que os projetos sejam executados da maneira correta, é possível ver como isso se relaciona à governança financeira em nível corporativo, gerenciamento de riscos corporativos e muito mais.

A governança do projeto deve se encaixar perfeitamente nos seus processos organizacionais atuais. Em outras palavras, não crie um novo processo de gerenciamento financeiro quando você já tiver um que funcione em outras áreas. Use o que existe atualmente e ajuste os processos corporativos para torná-los adequados para uso em um ambiente de projeto.

5 áreas de foco para a governança de projetos

Quando você começar a investigar, perceberá que a governança do projeto está presente em todos os elementos do gerenciamento de projetos. No entanto, existem algumas áreas-chave onde a governança é particularmente relevante.

1. Metodologias e Processos: Estes ajudam você a entregar o trabalho de forma confiável e sustentável.
2. Gestão do conhecimento: isso é crucial para as lições aprendidas e para garantir que a organização aprenda com a experiência do projeto. O gerenciamento do conhecimento é essencial se você quiser parar de cometer os mesmos erros várias vezes.
3. Maturidade do Gerenciamento de Projetos: À medida que sua maturidade em gerenciamento de projetos organizacional aumenta, sua capacidade de entregar com sucesso também aumenta.
4. Buy-in de nível sênior: o compromisso com a governança de projetos começa no topo. Se você tiver suporte de gerenciamento, isso irá cair em todos os níveis do negócio e a abordagem da governança será mais sustentável.

1. Cultura de suporte: Uma cultura de apoio, não de culpa, garantirá que os gerentes de projeto tenham o ambiente certo para prosperar. Uma cultura de apoio, liderada pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos ou pelo Diretor de Projetos, ajudará os gerentes de projeto a alcançar seus objetivos e os do projeto.

O que fazer se não houver um padrão corporativo

Muitos gerentes de projetos em organizações menores encontram-se executando projetos em um ambiente favorável, e onde há comprometimento com o conceito de gerenciamento de projetos, mas sem as estruturas organizacionais formais em vigor a partir das quais se alimentar.

Nessa situação - e não é exclusivo para pequenas organizações - você estará projetando seu modelo de governança de projeto do zero. Se não houver uma abordagem de governança de projeto que você possa tirar da prateleira e adequar-se ao seu projeto, você terá que criar a sua própria.

Isso não é tão difícil quanto parece!

Comece com a configuração do básico:

• Crie um documento de funções e responsabilidades
• Certifique-se de ter um patrocinador do projeto
• Certifique-se de ter uma Diretoria do Projeto ou grupo de direção e organize reuniões regulares para as quais você tire e distribua os minutos
• Configurar um processo de gerenciamento de risco
• Configurar um processo de gerenciamento de mudanças
• Crie pontos no cronograma do projeto, onde você verifica a viabilidade do projeto em relação aos objetivos originais do business case (o final de cada estágio da fase é o ponto natural para colocar essas verificações).

Em última análise, é responsabilidade do patrocinador do projeto garantir que haja uma governança adequada, mas os gerentes de projeto também podem ter um papel ativo nisso.

A governança pode ser um dos assuntos mais secos no gerenciamento de projetos, mas é um dos mais importantes. É o modo como as equipes de gerenciamento sênior sabem que você está fazendo um bom trabalho e garante que o projeto está se desenrolando como deveria. Ele também fornece as verificações e os balanços necessários para que os gerentes saibam que o dinheiro está sendo gasto de maneiras apropriadas e alinhadas ao business case.