Como escrever um plano de gerenciamento de projeto

Um plano de gerenciamento de projeto é um documento que define como a equipe irá trabalhar no projeto. Ele descreve o ciclo de vida do projeto e aborda como o trabalho será executado, monitorado, controlado e depois formalmente encerrado.

O plano de gerenciamento do projeto é, na verdade, um termo genérico para todos os sub-planos que você produzirá para o projeto. Podemos definir o plano de gerenciamento do projeto como tudo o que é coberto nesses planos:

• Plano de gerenciamento de requisitos
• Plano de gerenciamento de escopo
• Plano de gerenciamento do cronograma
• Plano de gerenciamento de qualidade, se você tiver um
• Plano de gerenciamento de custos
• Plano de gerenciamento de risco (que deve referenciar seu log de riscos)
• Plano de gerenciamento de mudança
• Plano de gerenciamento de compras, se você precisar de um para o projeto
• Plano de gerenciamento de configuração, novamente, somente se você planeja escrever um: talvez você não sinta que é necessário para o seu projeto
• Plano de gerenciamento de recursos humanos

O plano de gerenciamento do projeto também inclui informações importantes sobre as linhas de base do projeto, especialmente para escopo e cronograma. Isso fornece uma linha na areia à qual você pode recorrer para que você possa ver facilmente o que mudou quando você finalmente fechou o projeto e comparou o desempenho planejado com o real.

Dito isto, o plano de gerenciamento do projeto existe como um documento independente. Veja o que incluir e como referenciar essas outras seções.

Escrevendo o documento do plano de gerenciamento do projeto

Comece seu documento com o nome do projeto e a data. Use um modelo do seu Project Management Office, se você tiver um, para salvar a necessidade de começar do zero.

Em seguida, inclua estas seções:

Limiares e linhas de base: Descreva como as linhas de base serão gerenciadas para as áreas de cronograma, escopo, custo e qualidade do projeto. Defina quais serão os desvios aceitáveis ​​para o planejamento (por exemplo, +/- 10%) e o que você fará se parecer que eles serão violados. Você pode já ter documentado isso no seu termo de abertura do projeto.

Governança: Defina quais revisões de projetos, revisões por pares e outras medidas de controle serão aplicadas à medida que você passa pelo ciclo de vida do gerenciamento de projetos. No mínimo, você deve incluir o sinal formal no final de cada fase. Este é um dos papéis do patrocinador do projeto. Você também pode inserir detalhes das avaliações de qualidade que você realizará se isso for apropriado para seu projeto.

Decisões Metodológicas: Este é um bom lugar para anotar quais partes de sua metodologia de gerenciamento de projetos você decidiu não fazer porque não é relevante. Por exemplo, você pode observar aqui que você não fará um plano de gerenciamento de aquisições porque não há necessidade de suprimento para o seu projeto.

Algo mais: Não se limite a esses títulos. Inclua qualquer outra coisa que considere relevante para o planejamento do projeto, como vínculos com outros projetos da empresa, fatores externos que possam afetar o planejamento que você deseja chamar a atenção de alguém e assim por diante.

Os planos subsidiários

Se você mesclar todos os seus documentos do projeto em um, será um grande plano de gerenciamento do projeto. É melhor incluir links (ou pelo menos uma descrição de onde o documento pode ser encontrado) neste documento. Então, se alguém quiser lê-lo, ele poderá encontrá-lo, sem que seu plano de gerenciamento do projeto se torne tão esmagadoramente longo que ninguém o veja.

Não se esqueça de vincular as linhas de base também. Para a linha de base do cronograma do projeto, salve uma versão do seu plano e faça um link para isso. Para a linha de base de custo, salve uma versão do planejamento de orçamento a partir de hoje e vincule-a a isso. Esses documentos são documentos ativos e serão alterados à medida que o projeto avança, mas você manterá esses arquivos originais para que possa fazer uma comparação e compará-los.

Por fim, adicione o controle de versão ao seu plano de gerenciamento do projeto para que, se você precisar atualizá-lo, possa ver facilmente se está trabalhando na cópia mais recente.