Como desenvolver uma agenda de reuniões eficaz

Uma agenda de reuniões é uma lista de itens que os participantes esperam realizar em uma reunião. A agenda deve ser distribuída antes de uma reunião, com um mínimo de 24 horas de antecedência, para que os participantes tenham a oportunidade de se preparar para a reunião. De preferência, se possível, a agenda deve estar disponível vários dias antes da reunião.

Desenvolvendo uma agenda de reuniões

Primeiro, identifique se outros funcionários são necessários para ajudá-lo a planejar a reunião. Em seguida, decida o que você espera realizar realizando a reunião e estabeleça metas viáveis ​​para sua reunião. As metas que você definir estabelecerão a estrutura para um plano de reunião eficaz. Certifique-se de que você não planejou mais do que é razoavelmente possível dentro do prazo de sua reunião.

Como Stephen Covey disse em "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes", "Comece com o fim em mente". O propósito da sua reunião determinará o foco da reunião, a agenda da reunião e os participantes da reunião.

Em seguida, considere quanto tempo você espera precisar para cada item da agenda. Se a reunião tiver a duração de uma hora e você tiver cinco itens da agenda, você terá uma ideia geral do período de tempo com o qual está trabalhando. Isso não significa que cada item da agenda deve ser precisamente 12 minutos, mas os cinco combinados obviamente não podem ter mais tempo do que isso.

Decisões a fazer

Depois de determinar seu objetivo geral, você ou sua equipe precisam tomar certas decisões. Além do objetivo ou meta da reunião, inclua também sua agenda:

• Uma data, hora e local da reunião
• Participantes necessários na reunião
• Itens para discussão
• A quantidade de tempo que você antecipa o grupo precisará discutir cada item
• Pré-trabalho para a reunião. Isso incluirá qualquer leitura, documentação, dados, atas de reuniões de uma reunião anterior ou qualquer outra preparação que torne sua reunião real bem-sucedida. Documentos relevantes devem ser anexados ao aviso e à agenda da reunião quando você os distribuir aos participantes convidados.

Identificando participantes

Depois de ter decidido que uma reunião é necessária para atingir seu objetivo, você precisa desenvolver uma lista de participantes. Nem todo funcionário pode ou deve participar de todas as reuniões, mas convidar os participantes certos aumentará sua probabilidade de sucesso. Determine seus participantes fazendo algumas perguntas a você mesmo:

• Quem deve possuir a solução que o grupo desenvolve?
• Quem é o dono do processo que o grupo está discutindo?
• Quem precisa saber as informações que você está distribuindo?
• Quem pode fornecer dados e fatos para orientar a tomada de decisões?
• Quem tem experiência ou conhecimento para compartilhar com o grupo?
• Quem deve apoiar a implementação de quaisquer soluções ou tarefas?
• Quem deve fornecer permissão ou recursos para realizar o resultado da reunião?
• Quem pode se opor à implementação de qualquer solução ou direção?

Reuniões Regularmente Agendadas

Nem todas as reuniões precisam de uma agenda personalizada. A maioria dos funcionários agendou regularmente reuniões para seus departamentos ou grupos de trabalho. Você também tem equipes e projetos dos quais você participa.

Um projeto em andamento pode não exigir uma agenda recém-desenvolvida para cada reunião, mas sua equipe estará bem atendida ao adotar uma abordagem padrão para sua reunião.

A reunião do funcionário regularmente agendada é dividida em três segmentos para os quais cada um possui itens de agenda padrão:

1. Itens Informativos: Escreva todos os itens da agenda que são informativos para cada reunião. Por exemplo, o gerente atualiza o grupo sobre os resultados da reunião de gerenciamento sênior.
2. Itens de ação: Coloque na agenda todos os itens que você espera que o grupo queira revisar em todas as reuniões agendadas regularmente. Por exemplo, desempenho para orçamento para o período de tempo e a identificação de redução de custos e melhorias contínuas que o grupo planeja alcançar.
3. Planejamento antecipado: Colocar na agenda todos os itens que o grupo deseja planejar ou preparar antecipadamente. Por exemplo, as metas de curto prazo para o próximo mês ou a necessidade de assistência de colegas de trabalho nas próximas tarefas.

Se você seguir essas diretrizes ao desenvolver a agenda de reuniões, aumentará a probabilidade de sua reunião ser mais produtiva.

O que incluir

Uma agenda para uma reunião programada regularmente pode ajudar a produzir os resultados que você procura, incluindo alguns itens básicos:

• Warm-up e saudações. Considere um breve quebra-gelo dependendo da frequência com que o grupo se encontra.
• Analise o objetivo, a agenda e os resultados e produtos esperados do encontro.
• Revise, corrija (se necessário) e aprove as atas da reunião anterior.
• Forneça as informações apropriadas do departamento e da empresa de que a equipe precisa.
• Analise o progresso em itens de ação, planos de ação e compromissos. Analise o progresso do grupo em metas.
• Discuta e tome decisões sobre os itens da agenda para esta reunião.
• Identifique os próximos passos.

• Identifique o objetivo, o resultado e a agenda da próxima reunião.
• No final da reunião, o anotador deve rever os compromissos assumidos pelas pessoas durante a reunião.
• Identifique qualquer assistência necessária de pessoas que não façam parte do grupo e atribua participantes para fazer contato.
• Determine quem, fora dos participantes da reunião, precisa saber o que e decidir como você realizará a comunicação.
• Distribua os minutos dentro de 24 horas da reunião ou imediatamente se o anotador os levou eletronicamente.