Como escrever e enviar mensagens de e-mail profissionais

Sempre que você envia mensagens de e-mail profissionais, é muito importante garantir que a mensagem seja perfeita. Você não quer desperdiçar uma oportunidade cometendo erros - seja em como você envia e-mails ou como você os acompanha. Continue lendo para aprender a escrever e enviar mensagens de e-mail profissionais de alto nível.

Por que você quer enviar um email profissional? Existem várias razões. Você pode enviar sua carta de apresentação para um possível empregador, uma carta de agradecimento a um colega que concordou em ser uma referência, uma carta de demissão para seu chefe atual ou um pedido de carta de recomendação.

Você pode ter outros motivos para enviar e-mails não pessoais e, na verdade, é uma boa ideia garantir que todos os seus e-mails sejam organizados e profissionais.

Veja o que incluir em suas mensagens, o que não incluir e como fechar, assinar e enviar suas mensagens de e-mail.

Diretrizes para mensagens de e-mail profissionais

Revise estas etapas para escrever um e-mail profissional de alta qualidade e você sempre causará uma boa impressão no destinatário:

• Linha de assunto: A linha de assunto deve concisamente transmitir o seu propósito para escrever. Sua linha de assunto pode ser tão simples quanto "Obrigado" ou "Solicitação de recomendação".
• Cumprimento: Mesmo se você estiver escrevendo um email muito curto, inclua uma saudação. Se você souber o nome da pessoa, inclua-a. A menos que você esteja no primeiro nome com a pessoa, chame-a pelo título.
• Comprimento: Mantenha seu e-mail o mais conciso possível. As pessoas tendem a folhear longos e-mails, então inclua apenas informações essenciais.
• Estilo de fonte: Evite fontes ornamentadas, divertidas ou coloridas; estes simplesmente distraem o destinatário da sua mensagem real. Evite o uso excessivo de negrito e itálico, o que faz com que um e-mail pareça confuso. Não escreva em letras maiúsculas também; isso aparece como irritado ou superexcitado em um email.

• Emoticons:Não inclua emoticons em um email profissional; guarde-os para correspondência pessoal.
• Pronúncia e gramática: Só porque você está escrevendo um e-mail não significa que você deve ser desleixado sobre ortografia e gramática. Edite seu e-mail com cuidado antes de enviá-lo. Uma mensagem sem erro informa ao destinatário que seu email deve ser levado a sério.
• Encerramento:Inscreva-se com um breve "Obrigado", "Melhor" ou outro simples envio e, em seguida, seu nome. A maioria das contas de e-mail permite que você incorpore uma assinatura com seu nome, título e informações de contato em cada e-mail. É uma ótima maneira de tornar cada correspondência mais profissional.

Dicas Adicionais

Depois de escrever seu e-mail, siga todas essas etapas antes de clicar no botão "enviar":

• Certifique-se de que sua mensagem esteja completa:Verifique se a linha Assunto do seu e-mail está preenchida, se você incluiu uma assinatura, se está enviando a mensagem para a pessoa de contato certa e se preencheu Cco campo para enviar uma cópia para si mesmo, para que você tenha um registro da mensagem de e-mail.
• Prova sua mensagem de email:Antes de clicar em enviar, verifique também se você corrigiu a ortografia e verifique sua gramática e uso de maiúsculas. Eles são tão importantes na correspondência de busca de emprego por e-mail quanto em uma carta em papel.

• Envie uma mensagem de e-mail de teste:Antes de enviar o seu email, envie primeiro a mensagem para verificar se a formatação está funcionando e que nada parece fora do lugar. Se tudo estiver correto, envie o e-mail para a empresa ou a pessoa com quem você está entrando em contato.
• Envie uma cópia da mensagem de email para você mesmo:Use o Cco para enviar uma cópia da mensagem de e-mail para você mesmo, para que você tenha um registro de quando você enviou a mensagem e para quem você a enviou. Você também pode encontrar essas informações na sua pasta enviada.

• Arquive suas cópias:Com muitos programas de e-mail, você pode configurar pastas para facilitar a localização de e-mails antigos importantes. Configure uma pasta para todos os seus e-mails de procura de emprego e arquive suas cópias da mensagem de e-mail enviada na pasta de procura de emprego.

Verifique seu e-mail regularmente

O tempo é essencial quando você procura emprego, por isso é importante verificar seus e-mails regularmente e com frequência, para não perder nenhuma oportunidade importante. No mínimo, verifique seu e-mail de manhã e durante o início da tarde, para ter tempo de responder prontamente às mensagens recebidas.

Hoje em dia, ter um smartphone pode facilitar a verificação de seus e-mails aonde quer que você vá e quando quiser, sem precisar passar o mouse sobre o computador. Na verdade, você pode receber notificações de novas mensagens de e-mail, para que possa lê-las assim que elas chegarem à sua caixa de entrada.