Como criar um programa de sugestão de empregado bem-sucedido

As armadilhas de um programa mal concebido de sugestão de funcionários são múltiplas, lendárias e mais frequentes - fáceis de evitar. Um programa de sugestão de funcionários cuidadosamente construído, que é lançado com comprometimento organizacional, clareza e comunicação contínua, pode impactar positivamente sua lucratividade e motivação e entusiasmo de seus funcionários.

Um programa de sugestão mal concebido, apressadamente lançado e indefinido, pode afastar as pessoas e gerar má vontade, cinismo e mal-entendidos. Este é o destino de muitos programas de sugestões de funcionários que são lançados sem pensar por meio de uma caixa de sugestões de funcionários.

Sua empresa precisa de um programa de sugestões de funcionários?

Antes de lançar um programa de sugestões de funcionários, considere sua cultura corporativa. Você está recebendo idéias novas e pensativas?

As sugestões dos empregados já estão fluindo para a superfície em reuniões de equipe e em conversas casuais? Nesse caso, talvez sejam necessários métodos mais informais para o cultivo de novas idéias, em vez de um programa de sugestão de funcionários completo ou uma caixa de sugestões para funcionários.

Talvez você possa agendar sessões de brainstorming departamentais ou gerar ideias sobre determinados tópicos durante partes de sua reunião semanal de equipe. Você pode definir um dia por mês para um almoço no qual cada funcionário é solicitado a enviar pelo menos uma ideia.

Você pode pedir a seus gerentes que tragam três ideias de funcionários para a reunião de cada gerente. A criatividade lhe serve bem na geração de ideias.

Se não, comece perguntando o que sobre sua cultura está sufocando idéias atualmente? Essas questões continuarão existindo quando você implementar um programa de sugestões de funcionários? Nesse caso, o programa de sugestão do funcionário bem-sucedido deve eliminar ou contornar esses obstáculos antes de você começar.

Os programas de sugestões de funcionários, incluindo a caixa de sugestões frequentemente implementada, devem ser cuidadosamente construídos e implementados, pois são difíceis de controlar, demorados, podem causar mais ressentimentos do que resultados positivos e devem ser gerenciados de maneira estrita e justa.

Elementos em um programa bem-sucedido de sugestão de funcionários

Alguns programas de sugestões de funcionários foram bem-sucedidos, mas os programas de sugestões de funcionários que obtiveram sucesso compartilharam elementos comuns de sucesso. Você pode fazer uma pausa no número de fatores considerados significativos para o sucesso de um programa de sugestões de funcionários, mas esses são fatores comuns a qualquer processo de trabalho bem-sucedido que leve em consideração o tempo do funcionário e ofereça a possibilidade de recompensas e reconhecimento significativos.

Se você seguir um programa de sugestão de empregado, o seguinte deve acontecer para o seu sucesso.

Indique uma equipe de revisão de sugestões multifuncionais

Uma equipe multifuncional deve revisar as sugestões que devem ser confirmadas dentro de 48 horas. Se essa equipe for composta por todos os gerentes ou todos os diretores, ela poderá ser percebida como fora de contato ou bloqueando a mudança. Ele terá, no entanto, o poder de implementar as sugestões que receber.

Se envolver outros funcionários, o processo pode consumir tempo e ser percebido como algo que serve a interesses próprios. O contrato e a participação da gerência sênior tornam-se uma segunda etapa no processo de aprovação. As pessoas da equipe devem estar dispostas a mudar e dispostas a perguntar “por que não” ao invés de “por que”?

Finanças, especialmente, e todos os outros departamentos devem ser representados na equipe de revisão de sugestões. Se os gerentes ou diretores revisarem sugestões, a revisão deve fazer parte de uma reunião regularmente programada, com sugestões distribuídas e consideradas antecipadamente.

Se a equipe se reúne com mais frequência do que mensalmente, isso se torna mais trabalho do que as pessoas geralmente estão dispostas a fazer. Gire os membros dessa equipe de 4 a 6 vezes por ano, mas nem todos os membros de uma só vez, se uma equipe de funcionários interfuncionais for seu veículo de revisão de sugestões selecionado. A escolha dos membros da equipe para a equipe de revisão de sugestões deve refletir como os negócios geralmente são realizados em sua cultura.

Aqui estão mais ideias para projetar e administrar um programa eficaz de sugestões de funcionários, além da caixa de sugestões.

Estabelecer diretrizes para seu programa de sugestões de funcionários

Comunique publicamente o processo de submissão e análise de sugestões

O processo decidido para a submissão e revisão de sugestões no programa de sugestões de funcionários deve ser comunicado publicamente. Compartilhe todas as diretrizes e, principalmente, as metas que você está tentando realizar, iniciando um programa de sugestões de funcionários.

Estabelecer diretrizes para o processo de sugestão de empregado

Você precisará definir diretrizes, como quais tópicos estão abertos a sugestões. Eles provavelmente incluirão ideias que afetam a economia de custos, a qualidade, a produtividade, as melhorias nos processos, a geração de receita e o aprimoramento da moral.

Caso contrário, como um pequeno gerente da empresa na Flórida descobriu quando ele prometeu US $ 25 por sugestão de empregado na caixa de sugestões do funcionário; ele recebeu uma série de sugestões de funcionários que incluíam estes. Coloque uma máquina de sorvete na sala de almoço, coloque uma máquina de pipoca de milho na sala de almoço e qualquer funcionário que atenda seus números de produção diária deve ser capaz de ir para casa, não importa a hora do dia.

A sugestão do funcionário deve fornecer detalhes sobre a melhoria

Uma sugestão do funcionário precisa ser mais do que uma sugestão. Deve fornecer alguns detalhes sobre como o proponente acha que a sugestão deve ser implementada. É fácil traçar uma ideia, então você precisa exigir que detalhes adicionais acompanhem a ideia, não um plano de ação completo - mas, pelo menos, mais detalhes do que uma ideia.

A sugestão do funcionário deve descrever o impacto potencial

Definitivamente, exigir o "porquê" e "como" a ideia terá impacto na empresa, incluindo uma análise de redução de custos. Ao mesmo tempo, dentro desses parâmetros, o processo de sugestão deve ser simples. Uma empresa que tentou solicitar sugestões de funcionários tinha um formulário de sugestão de três páginas para os funcionários e os gerentes ficaram imaginando por que não receberam sugestões de funcionários.

Lidar de forma diferente com sugestões sobre o próprio trabalho de um funcionário

As ideias que estão integralmente ligadas ao trabalho de uma pessoa não devem ser consideradas ou devem ser tratadas de forma diferente. Na Toyota, milhões de sugestões são geradas a cada ano. A razão pela qual eles têm tantas sugestões de funcionários é que seus funcionários estão muito focados em melhorar seus próprios empregos.

O funcionário pensa em uma ideia de melhoria, compartilha-a com seu supervisor e, em seguida, se justificado, a ideia é implementada imediatamente. Não há processo demorado ou grupo de gerentes que deve considerar a maioria das idéias. Nesse cenário, os gerentes devem ser capazes de recompensar as pessoas que apresentarem ideias que se ajustem aos parâmetros do programa.

Colocar um funcionário no comando do programa de sugestões de funcionários

Você precisa designar um administrador para o programa de sugestões de funcionários que garantirá que o processo se mova como prometido. Uma empresa de médio porte de Michigan se encontrou com uma lista de mais de cem sugestões que foram atoladas em um comitê de revisão que continuava adiando as reuniões. Que imbecil moral para as pessoas que tão esperançosamente viraram essas sugestões para consideração.

Comunicar o processo de sugestão e os objetivos

Comunique publicamente o processo decidido com todas as diretrizes e, principalmente, as metas que você está tentando realizar, iniciando um programa de sugestões de funcionários. Defina diretrizes como os tópicos abertos a sugestões: redução de custos, qualidade, produtividade, melhorias de processos, idéias geradoras de receita e melhor motivação dos funcionários e moral positivo.

Um gerente sênior precisa defender o programa de sugestões de funcionários e participar do comitê de avaliação. Isso dá credibilidade ao programa de sugestões do funcionário e faz com que os sugadores se sintam importantes.

Aqui estão mais ideias para projetar e administrar um programa eficaz de sugestões de funcionários, além da caixa de sugestões.

Recompensas e reconhecimento em seu programa de sugestões de funcionários

A recompensa por sugestões implementadas deve estar claramente definida no front end. Se a sugestão do funcionário é uma ideia de redução de custos, em muitos programas de sugestões de funcionários, o funcionário recebe uma porcentagem da economia de custos: geralmente, esse prêmio pode ser equivalente a cinco a vinte por cento das economias de custo comprovadas.

Ao pensar no programa de sugestões de seus funcionários, reconheça que é difícil comprovar a economia de custos se você não tiver bons números definindo o processo antes que a sugestão do funcionário seja implementada. Assim, muitas vezes, o primeiro passo em uma implementação de sugestão de economia de custos é "medir" o processo para garantir que você saiba como o processo está sendo executado no momento.

Outras idéias de processos menos mensuráveis ​​precisam de uma recompensa padrão designada.Muitas vezes, o reconhecimento é mais importante para o funcionário.

As recompensas podem incluir mercadorias com o logotipo da empresa, certificados de presente, almoço com um gerente da escolha do funcionário, um jantar de premiação trimestral e pontos para a compra de itens mais caros de catálogos.

De fato, dada a dificuldade de medir o resultado de muitas sugestões de funcionários, algumas empresas oferecem essas recompensas de reconhecimento mesmo quando as ideias aumentaram substancialmente. Isso não é tão motivador quanto o empregado que recebe uma parte das economias realizadas durante um período de tempo definido, como um ano, no entanto.

Feedback no seu programa de sugestões de funcionários

Deixe o feedback para as pessoas com sugestões particulares, especialmente se a ideia for rejeitada. Caso contrário, as pessoas relutarão em estourar o pescoço oferecendo sugestões fora do comum e, possivelmente, as mais frutíferas.

Por outro lado, quando uma sugestão de funcionário é implementada e resulta em uma recompensa, reconheça publicamente a contribuição em uma reunião de equipe, com a permissão do funcionário envolvido. Além disso, você pode postar a sugestão do funcionário, os nomes dos funcionários da equipe de implementação e a recompensa dada pela sugestão.

Manter os participantes do programa de sugestões do funcionário a par do progresso de suas sugestões no programa é mais importante do que fornecer ao solicitante respostas rápidas. Os funcionários só querem saber o que está acontecendo ao longo do caminho com suas ideias.

Em muitas organizações, as sugestões parecem desaparecer em um buraco escuro do qual podem não emergir por meses - falha garantida para o programa de sugestões de funcionários.

Uma abordagem popular para a implementação de sugestões é incluir o sugestão em qualquer equipe de implementação. Isso também mantém as sugestões em razoável. No mínimo, se uma sugestão for aceita, você precisa ter um cronograma de implementação que o sugestão esteja ciente e compreenda.

Mais dicas para o seu programa bem-sucedido de sugestões de funcionários

Os programas de sugestões de funcionários precisam enfatizar a qualidade das sugestões, e não o número de sugestões. Muitos programas encorajam o oposto, que é uma das razões pelas quais as pessoas se tornam tão facilmente desencorajadas com elas; eles não fornecem muito dinheiro pelo tempo investido.

Sugestões de funcionários anônimos não são incentivadas como parte de seu processo de sugestão ou caixa de sugestões de funcionários. As pessoas devem estar dispostas a apoiar publicamente suas idéias. Pelo menos, esse é o tipo de cultura da empresa que você precisa incentivar para criar uma organização de sucesso.

Na verdade, Peter Block, um dos mais importantes gurus de desenvolvimento de organizações que trabalham hoje, se opõe a qualquer feedback anônimo (de pesquisas de funcionários e assim por diante) por causa da cultura que o feedback anônimo estimula. Alguns funcionários não entregarão sugestões? Provavelmente, mas pergunte a si mesmo que tipo de empresa você quer criar? Você quer incentivar os funcionários a praticar a coragem organizacional.

Recompense não apenas os funcionários que enviam ideias vencedoras. Recompense e reconheça os gerentes e supervisores que fizeram o melhor trabalho de incentivar as sugestões dos funcionários e de sair do caminho do progresso.

Considere a inclusão de clientes e fornecedores como sugadores, especialmente quando o programa de sugestões de funcionários amadurece e é bem-sucedido.

Muitos programas de sugestões foram implementados no passado. A maioria falhou por causa do fracasso das organizações em prestar atenção a esses pontos.

As pessoas tendem a iniciar programas imprecisos e imprecisos que não conseguem definir recompensas, estratégias de implementação e sistemas de comunicação. As pessoas que não obtêm feedback oportuno deixam de enviar ideias.

Se toda idéia se tornar um “por que deveríamos” ao invés de um “por que não deveríamos”, as pessoas desanimam rapidamente. O processo se torna uma piada. Ou, o processo de sugestão ou caixa é simplesmente ignorado. Quantas caixas de sugestões vazias estão sentadas em empresas na América? Mais do que você gostaria de contar. Use essas sugestões para garantir que o processo ou programa de sugestões de seus funcionários se desenvolva.